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介護ソフトの機能で業務改善できること29選【解説画像あり】

介護ソフトの選び方

介護ソフトの機能で業務改善できること29選【解説画像あり】
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介護ソフトを使えばどんなことが改善できるの?介護ソフトによって機能差はどれくらいあるの?安いソフトじゃダメなの?

このような疑問にお答えしていきます。

介護ソフトには非常に多くの機能がありますが、事業所が実際に使っている機能は1/3程度です。

残りの2/3は、事業所にとって「必要のない機能」か、「機能の存在を知らない」のどちらかに当てはまることがほとんどです。

ここまでハッキリ言いきれるのは、筆者が約10年間大手介護ソフトメーカーに勤務した後に、「介護×ICT」の国内最大級のメディア(介護のコミミ)の運営者として、メーカー側と介護職員側のギャップを間近に感じていたためです。

そのギャップとは「メーカー側が自信満々に提供している機能を、そもそも知らない介護職員が多い」ということです。

そこで、本記事ではそのギャップを少しでも埋めるために、最新の「介護ソフトで実現できる29の改善ポイント」を説明していきたいと思います。

介護ソフトによっては対応していない機能もありますが、対応有無も含めて介護ソフト選びの参考にできるかと思います。

まずは幅広く機能を理解することができるように、画像付きで分かりやすく解説していきますので、ぜひ最後までお付き合いいただければと思います。

 

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今回の内容

■ 介護ソフトの機能で業務改善できること29選

  1. エラーチェックで返戻・過誤を防ぐ
  2. 介護保険証有効期間のアラートで見逃しを防ぐ
  3. 介護記録と請求データを連携させる
  4. 銀行と口座振替データを連携させる
  5. 未入金を抽出して収金漏れをゼロへ
  6. 宛名シールを出力することができる
  7. 国保連へ伝送をすることができる
  8. とにかく統計分析が得意
  9. 強固なセキュリティで守られている
  10. 基本情報はあらゆる帳票に反映する
  11. アセスメントと計画書連携で作業効率を高める
  12. 作成進捗を教えてくれるアラート機能が便利
  13. 迷ったときは文例集を活用する
  14. AIがケアプランを提案してくれる
  15. FAX送信の手間を大幅に削減できる
  16. 配車管理と送迎ルートの自動作成ができる
  17. 急な問い合わせでも瞬時に空き室検索
  18. 職員スケジュールの自動作成を行ってくれる
  19. 入居判定機能で客観的に優先順位をつける
  20. 栄養ケア計画書に必要なデータは介護記録から
  21. 一度入力した介護記録は様々な帳票に反映!
  22. 記録作成はキーボード入力以外も可能!
  23. 申し送りの宛先指定と後追いができる
  24. 帳票カスタマイズで最適な運用を目指す
  25. 過去記録から異常を検知し、リスクを軽減する
  26. バイタル機器と介護ソフトは連携できる
  27. 介護ロボットとの連携で更なる業務改善へ
  28. 介護ソフトとCHASEを連携させて情報提供をラクにする
  29. 基幹系システムとの連携で事務作業軽減へ

 

介護ソフトの機能で業務改善できること29選

業務改善の第一歩は、介護ソフトで実現できることを知ることです。

そのため、ここからは「介護ソフトで実現できる29の業務改善ポイント」を説明していきますが、本記事の活用方法としては「自分の事業所が抱えている課題」と照らし合わせながら読むことをお勧めします。

もし今お使いの介護ソフトで解決できそうな課題があれば介護ソフトの運用方法を変更し、今の介護ソフトで解決できない場合は、介護ソフトの変更を検討してみましょう。

それでは、まずは「請求業務編」からスタートです。

① エラーチェックで返戻・過誤を防ぐ

介護ソフトを使えば返戻や過誤を減らすことができます。

介護ソフトにはエラーチェック機能が搭載されているため、請求データの明らかな間違いを抽出し、国保連へ請求データを伝送する前にエラー表示してくれます。

例えば、「介護保険の有効期限切れ」や「要介護度とサービスコードが一致していない」場合などが該当します。

このような明らかなエラーは抽出してくれますが、一方で介護ソフト側で判断できない内容(例えば、保険負担割合を超過した分のサービス利用)などはエラーとして検知されないため、その点は注意が必要です。

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こみたろう

国保の簡易ソフトもエラーチェックはしてくれるけど、あくまで国保連請求だけだよ。民間の介護ソフトは利用料請求もエラーチェックしてくれるよ!

 

② 介護保険証有効期間のアラートで見逃しを防ぐ

介護ソフトを使えば、介護保険証の期間を一括管理することができます。

そのため、有効期限を迎える利用者の抽出もできるため、介護保険証の更新漏れを防ぐことが可能になります。

また、必要に応じて「印刷」や「CSV出力」ができるため、自身が管理しやすい方法を選択できるという点でも便利です。

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こみたろう

介護ソフトによってはトップページで有効期限切れを教えてくれるソフトもあるよ!

 

③ 介護記録と請求データを連動させる

介護ソフトで入力した介護記録は、請求データに連動させることが可能です。

そのため、記録と請求の整合性を保つことができる上、素早く請求データを作成することができます。

例えば、食事を「欠食」として記録していた場合、「食費」に請求金額を反映させることができます。

また、オムツの枚数や、入院・外泊の日数、事業所ごとに異なる「独自サービス」も請求データに反映させることが可能です。

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こみたろう

確かに介護記録と請求の連動は魅力的だけど、あえて連動をさせない、という選択もあるよ!介護職員側のスキルも考慮しながらどうするか決めてみよう

 

④ 銀行と口座振替データの連携ができる!

介護ソフトを使えば、「口座振替」のために利用者ごとの利用料を銀行(または集金代行)が指定したWebサイトやソフトに手入力する必要がなくなります。

このファームバンキング機能の仕組みは非常にシンプルです。

介護ソフトから「利用者ごとの利用請求金額」をデータ出力し、銀行(または集金代行)にデータ送信するだけです。

銀行側は事業所から受け取ったデータを元に利用者口座から「引き落とし」を行い、事業所側に振込入金と引き落とし結果の通知を行います。

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こみたろう

お使いの銀行(または集金代行)が全銀協や郵政フォーマットに対応していれば殆どの介護ソフトで対応可能だよ!

 

⑤ 未入金を抽出して収金漏れをゼロへ

介護ソフトをつかえば、未入金・未収金の金額も一元管理することができます。

請求書を発行するだけではなく、その後利用料が入金されたかどうかまで把握することが可能です。

また、もし口座振替の自動化を介護ソフトで行っていた場合、銀行(または集金代行)から口座振替の結果データを介護ソフト側に取り込むことで、入金確認まで行うことができます。

 

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こみたろう

介護ソフト側で発行した請求書と、入金結果を照らし合わせることができるから、非常に管理はラクになるね!

 

⑥ 介護ソフトから宛名シールを出力することができる

介護ソフトに登録している利用者基本情報を元に、宛名シールを印刷することができます。

別途ワードなどで作成する必要がないため、事業所によっては時間短縮につなげることができます。

ただ、最近では「窓枠の封筒」を用意している事業所も多いため、使用有無は事業所によって大きく異なる機能とも言えます。

 

⑦ 介護ソフトから国保連へ伝送をすることができる

介護ソフトの中には国保連への「伝送機能」が初期搭載されているソフトがあります。

介護ソフトで作成した請求データをたった数回程度のクリックで国保連に伝送することができるため、別途伝送ソフトを用意する必要がありません。

また、インターネットさえつながっていれば自宅からでも伝送できるため、利便性も非常に良いです。

しかし、介護ソフトの中には伝送機能が含まれていないソフトもあるため、その場合は別途「伝送サービス」を契約する必要があります。

詳しくは下の記事で解説しているので、気になる方はチェックしてみてください。

 

⑧ 介護ソフトは統計分析が得意

介護ソフトを使えば、瞬時に必要な統計データを出力することが可能です。

例えば、「要介護度別平均年齢」といった基本統計だけでなく、「通所稼働率」や「ベッド回転率」、「事故分析」、「売上予測グラフ」など多岐にわたるデータを簡単に出力できます。

出力した統計データは、シーンにあわせて様々な活用シーンがあります。例えば管理職であれば事業所の会議の時に使用したり、ケアマネへの報告資料に使うことも出来ます。

介護職であれば、排泄チェックや食事の喫食率の統計、バイタルグラフの出力も必要ですし、経営者であれば経営に必要な収入のチェックや分析を行うなど活用の幅は広いです。

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こみたろう

統計帳票については豊富に出力できると便利だね!それに自分好みのレイアウトや欲しい情報も異なるから導入前に確認しよう!

 

⑨ 介護ソフトは強固なセキュリティで守られている

介護ソフトには大量の個人情報が含まれていますが、数々のセキュリティが施されているため、ほとんどの場合心配する必要はありません。

介護ソフトにログインする際に必要な「ID・PASS」管理はもちろん、データの改ざんを防ぐ「SSL認証」や「電子証明書」といった仕組みを設けている介護ソフトも多いです。

また、介護ソフト内でも「操作ログ」を取っているため、「紙運用」よりも安心できるといった声も多数あります。

 

⑩ 基本情報はあらゆる帳票に反映する

例えばサービス計画書を作成する際、あらかじめ介護ソフト内に登録していた利用者の「基本情報」を連携させることができます。

一から利用者名や住所などを入力しなおす必要がないため、二度入力や入力ミスを防ぐ効果があります。

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こみたろう

この「連携」は計画書作成に限った話ではないよ!記録や請求データ作成においても「連携」は重要だね。

⑪ アセスメントと計画書連携で作業効率を高める

アセスメント~利用・提供票において、介護ソフトの連携により作業効率は大幅にアップします。

例えば、アセスメントを作成すれば、計画書1表の「総合的な援助の方針」と計画書2表の「長期目標」に連携させることができます。

また、計画書2表の「援助内容」を記載すれば、週間計画や日課計画に連携し、さらに利用・提供票まで連携させることも可能です。

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こみたろう

このような連携が実現できるかどうかは、アセスメントの種類や運用方法によっても異なるけど、必ず確認しておきたいポイントの1つだね!

⑫ 作成進捗を教えてくれるアラート機能が便利

介護ソフトを使えば、「作成日」や「次回作成予定日」を一元管理できるだけではなく、作成日を基準とした「アラート機能」を使うことができます。

例えば、計画書の「次回作成予定日」が残り10日となった場合、アラート表示されるため、作成の抜け漏れを防ぐ効果があります。

また、介護ソフトによっては、アラートの条件を細かく指定することができるため、自身の好みに合わせたカスタマイズも可能になっています。

 

⑬ 迷ったときは文例集を活用する

ケアプランや介護記録を作成する際に、文章に迷った際は文例集が役立ちます。

介護ソフトには最初から複数パターンの文例が用意されているので、コピーアンドペースト(またはドラッグアンドドロップ)で文例を本文に付け加えることができます。

ただ、当然ながら利用者毎にケアプランの内容は異なるため、最終的には人力で追記や修正を行う必要はあります。

そのため、あくまで文章の土台として文例集を活用するケースが多いです。

また、介護ソフトの中には文例を自身で追記できるソフトもあるため、自身が使いやすいようにカスタマイズするのも一つの手です。

 

⑭ AIがケアプランを提案してくれる

「AIケアプラン」は、利用者毎に作成したアセスメントや記録を元に、AIが最適なケアプランを作成・提案してくれる仕組みです。

AIがケアプランを作成してくれるため、作成時間が大幅に短縮できる上、根拠(ビッグデータ)に基づいた質の高いケアプランを作成することができます。

しかし、まだまだ導入率は低く、AIケアプランと連携している介護ソフトはごくわずかです。

もしAIケアプランを重視していく場合は、介護ソフト選びも重要になります。

詳しくは下の記事で説明しているので、気になる方は併せて読むことをおすすめします。

 

⑮ FAX送信の手間を大幅に削減できる

もしあなたが今、介護ソフトから「提供票」や「計画書」などを紙印刷し、事業所毎にFAX送信をしているのであれば、その作業は全て無くすことができます。

介護ソフトと「FAX機能」を紐付けることにより、介護ソフトから「送信ボタン」をクリックするだけで相手事業所へFAX送信が完了します。

そのため、わざわざ自事業所で印刷しておく必要がない上に、一つずつ手作業でFAX送信する必要がないため、印刷と時間コストの大幅な削減ができます。

 

⑯ 配車管理と送迎ルートの自動作成ができる

介護ソフトの中には、配車管理と送迎ルートの自動作成を行ってくれるソフトがあります。

利用者の住所、ドライバーとの相性、希望送迎時間など複合的な条件を元に、自動で最適な方法を提案してくれます。

特に、ルート作成は数秒〜数分程度で完了するため、今までルート作成にかけていた時間を大幅に削減できる上、作成されたルートは「無駄がない効率的なルート」であるため、非常に質も高いといった特徴があります。

下の記事で詳しくは解説しているので、気になる方は併せて読んでみてください。

 

⑰ 急な問い合わせでも瞬時に空室検索

介護ソフトで居室管理をすることにより、急な電話問い合わせの際でも瞬時に空室を検索することが可能になります。

また、「2F」や「個室」といった部屋における条件検索も行うことができるため、部屋管理においてはホワイトボードやエクセルよりも優れています。

その上、介護ソフトで管理している入居スケジュールを「実績」として請求データに反映させることも可能なため、請求とスケジュールの間に整合性を保つこともできるようになります。

 

⑱ 職員スケジュールの自動作成を行ってくれる

介護ソフトには、介護職員(主に訪問系)のスケジュール作成を補助してくれる機能があります。

例えば、あらかじめ「利用者のサービス予定」と「職員のシフト状況」を介護ソフトに入力しておくことにより、自動的に利用者と職員のマッチングを行ってくれます。

最終的にはスケジュールの管理者によるチェックや手修正が必要になるものの、スケジュールの土台を介護ソフトが作ってくれるため、スケジュール作成にかけていた時間の大幅削減が期待できます。

 

⑲ 入居判定機能で客観的に優先順位をつける

介護ソフトを使えば「待機者の管理」や「入居判定」を簡単に行うことができます。

「待機者の管理」においては、高齢者やその親族の基本情報を登録できるだけではなく、過去の相談受付記録などを管理・抽出することができる機能です。

「入居判定」においては、あらかじめ事業所側で設定した「採点方式」に従って、利用者毎に優先順位を点数化し、優先順位を算出してくれる機能です。

また、市区町村への報告資料の作成も行うことができるため、作業時間の削減につなげることができます。

 

⑳ 栄養ケア計画書に必要なデータは介護記録から

栄養ケア計画書を作成する際に、必要な「喫食率」や「BMI」は介護ソフトで自動計算することが可能です。

介護記録の食事提供数と摂取割合を元に「喫食率」を算定し、身長・体重の過去記録を元に「BMI」を算定することができます。

そのため、栄養士は現場の記録を探す手間の削減につなげることができます。

 

㉑ 一度入力した介護記録は様々な帳票に反映!

介護ソフトは基本的に二度入力は不要です。

一度入力した介護記録は各帳票に反映させることができるため、記録作成にかける時間の削減につなげることができます。

例えば、利用者の体温を測定し、熱発があったとします。

その場合、職員間での「申し送り記録」の作成や、日誌・報告書や連絡帳、体温推移グラフなど様々な帳票を作成することになりますが、介護ソフトは「連携」ボタンを押すだけで、各帳票に体温の記録が反映していきます。

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こみたろう

今回は体温記録を例に挙げたけど、他の記録も同様だよ!介護ソフトを使えば二度入力を防げて作業時間も削減ができる!

 

㉒ 記録作成はキーボード入力以外も可能!

介護ソフトには様々な入力方法があります。

介護ソフトの操作に不慣れな職員も多いため、キーボード入力だけではなく、「選択肢入力」や「タップ入力」「音声入力」「手書き入力」など様々な方法が用意されています。

その中でも、タブレットの画面をタッチして介護記録を作成する「タップ入力」と、音声で介護記録を作成する「音声入力」はパソコンが苦手な高齢職員からも人気がある入力方法です。

詳しくは下の記事で解説しているので、気になる方はお読みいただければと思います。

 

関連記事:iPad(タブレット)で介護記録を作成するメリット・デメリット

関連記事:介護施設で音声入力ソフトは使えるのか(実際に使ってみました)

 

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こみたろう

どれか1つの入力方法に決める必要はないよ!まずは色々試してみて、使えそうだと思った入力方法を積極的に使っていこう!

 

 

㉓ 申し送りの宛先指定と後追いができる

介護ソフトを使えば、申し送りの宛先を指定できます。

例えば、A職員はB職員を宛先にして、申し送りを発信することができます。

また、「申し送りの確認有無」を介護ソフト内で相互にやりとりすることも可能なため、申し送りをスピーディーに行えるだけではなく、抜け漏れを防ぐ効果もあります。

 

㉔ 帳票カスタマイズで最適な運用を目指す

介護ソフトには「帳票カスタマイズ」機能が存在します。

オリジナルの帳票を自ら作成できたり、メーカー側に作成依頼することが可能です。

また、レイアウト枠を作成するだけではなく、項目ごとに連動設定まで行うことが可能です。

そのため、日誌や報告書、計画書等のレイアウトにこだわりがある職員はこの帳票カスタマイズを好む傾向にあります。

また、紙運用から電子化に移行する際、紙のレイアウトをそのまま電子化したいというニーズは少なからずあるため、その際にも帳票カスタマイズは役立ちます。

 

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こみたろう

介護ソフトによっては「あえて」帳票カスタマイズを不可としているところもあるよ!気になる人はメーカーに確認してみよう

 

 

㉕ 過去記録から異常を検知し、リスクを軽減する

介護ソフトには、過去記録を元にアラート表示する機能が備わっています。

例えば、利用者Aが3日連続で排泄を行っていない場合、3日連続で介護ソフトに排泄記録が入力されていなければ、「警告」としてアラート表示してくれます。

このアラート機能は排泄に限った話ではなく、「未入浴」や「バイタル以上」、水分の「IN-OUT」など様々な機能が備わっています。

また、利用者毎に「体温の上限値・下限値」や、排泄や入浴のタイミング等の基礎情報を入力しておくことにより、より正確なアラート表示が実現可能です。

 

㉖ バイタル機器と介護ソフトは連携できる

介護ソフトとバイタル機器は連携させることが可能です。

例えば、体温計で「36.5」と測定された場合、無線(Bluetooth)で介護ソフト側(PCまたはタブレット)に測定値が転送されます。

ほとんど自動的に測定値が介護ソフト側に転送されるため、介護ソフト側で体温の測定値を手入力する手間を省くことができます。

連携している機器は、体温計だけではなく、血圧計、SPO2など様々です。

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こみたろう

介護ソフトによって連携の有無や対応機種が異なるよ!下に関連記事を貼っておくから気になる人は確認してみてね。

 

㉗ 介護ロボットとの連携で更なる業務改善へ

介護ソフトは介護ロボットとも連携します。

関連記事:介護ロボットの種類をわかりやすく解説します!

例えば、「ベッドセンサー」で利用者の体温や睡眠時間を感知し、その情報を介護ソフト側に転送することが可能です。

イメージとしては、利用者が起きている時間帯は介護職員が「介護ソフト」で記録を作成し、利用者が寝ている時間帯は「ベッドセンサー」が介護記録を作成していることになります。

つまり、利用者の介護記録を24時間で残すことができるため、利用者の体調の異常や変化にも気付きやすくなり、様々なリスクを下げる効果があります。

関連記事:介護ソフトと眠りスキャンの連携リスクを減らそう

今回はベッドセンサーを例に挙げましたが、他にも「コミュニケーションロボット×介護ソフト」や、「スマートスピーカー×介護ソフト」など様々な連携が可能であり、それぞれにメリットが存在しています。

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厚労省や経産省も多額の補助金で介護ロボットの導入を支援しているね。これからは介護ソフトだけではなく、介護ロボットも併用していく時代になるよ。

 

㉘ 介護ソフトとCHASEを連携させて情報提供をラクにする

国が用意した「CHASE」というデータベースに対し、事業所側が介護記録データを提供する流れが本格的に始まろうとしています。

国としては「科学的介護の実現」のため、より多くの介護記録データを必要としていますが、そのデータの提供側である事業所は相当な負担が予想されています。

例えば、もし介護ソフトとCHASEを連携させていない場合、CHASE側で1から介護記録を入力し直さなければなりません。

一方で、介護ソフトとCHASEの連携ができている場合、CSV出力・取込の作業だけで完結するため、大幅な労力削減になります。

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介護ソフトメーカーによって対応有無も異なるから、気になる人は要チェックだね!

 

㉙ 基幹系システムとの連携で事務作業軽減へ

介護ソフトによっては、基幹系システムとも連携しています。

例えば、給与ソフト、会計ソフト、勤怠管理ソフト、人事管理ソフトなどが該当します。

介護ソフトに登録されている「職員基本情報」などをこれら基幹系システムと連携させることにより、メンテナンスや管理を簡素化させるメリットがあります。

例えば、ヘルパーの活動実績は「介護ソフト」で入力しますが、その活動実績を「給与ソフト」に反映させることで、「サービス単価×提供時間」といった面倒な計算を「給与ソフト」側で改めて行う必要がなくなります。

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連携のメリットは事業種別毎に大きく異なる!まずは連携するメリットが有るかどうかを見定めよう

 

 

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