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介護記録を電子化(ICT化)するメリット・デメリット【動向も解説】

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介護記録を電子化(ICT化)するメリット・デメリット【動向も解説】
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介護記録を電子化するメリット・デメリットってなに?他の事業所ではどうなってるの?電子化するためにはどうすればいいの?

このような疑問にお答えしていきます。

介護記録を電子化するメリットはたくさんありますが、同時にデメリットも存在します。

しかし、デメリットを知らないために、いざ介護記録を電子化をしようとしても「上手く運用に乗らない」と後悔するケースは後を立ちません。

さて、筆者は大手介護ソフトメーカー出身ですが、500以上の介護・福祉法人にICTツールの提案や導入をしてきました。

その経験から言えることは、「上手く運用に乗らない」と後悔する事業所は「電子化のデメリット」や「電子化までの手順」を理解していないケースが殆どだということです。

そこで、本記事では、国の動向から説明し、電子化するメリット・デメリットを整理した上で、電子化までの手順を解説していきたいと思います。

5分程度で読める内容ですので、ぜひ最後までお付き合いいただければと思います。

 

 

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1.日本が目指す「生産性向上」と「ICT化」

2025年には34万人の介護職員が足りないと予測されています。

そのような予測に対し、国は「外国人労働者の受け入れ」や「特定処遇改善」などを行ってきましたが、それでも圧倒的に人手が足りていない現状は変わりません。

具体的なデータとしては、外国人労働者の受け入れは2018年時点でたったの773人であり、特定処遇改善を実施した年の「介護福祉士の受験者数」は皮肉なことに前年より7,011人も減少しています。

人手不足が解消されるどころか、介護職員の「深刻な需給ギャップ」はますます広がりを見せています。

国はこのような現状に対し、限られた人員でしっかりと成果を出せるよう、「生産性向上のためにICTツールを積極的に活用してください」と介護事業所に呼びかけ、毎年多額の補助金・助成金を交付し、ICTツールの導入を促しています。

介護業界には深刻な受給ギャップがあります

外国人労働者の受入は進んでいない?

介護福祉士受験者の減少と実態

 

2.ICT化をしていない事業所は加算取得が厳しくなる

ICTツールを導入していない事業所は、これからますます「加算取得」が難しくなります。

厳密に言えば、アナログな方法でも加算取得はできますが、それでは「加算取得」のために労力がかかりすぎるため現実的ではありません。

例えば、デイサービスを対象にした「ADL維持等加算」を取得するためにはアウトカム評価を行う必要がありますが、ICTツールを導入していない状況では、報酬の割に労力がかかりすぎるといった問題が発生します。

(ちなみに、厚労省調査2020年3月26日時点の調査では、算定率はたったの2.6%でした)

また、昨今注目されている「CHASE」(国が用意したデータベースのこと)においても同様です。

事業所側は介護記録のデータを「CHASE」に送信することで、加算取得ができるようになると言われていますが、やはり現実的にはICTツール(この場合は介護ソフト)の導入は必須といっても過言ではありません。

 関連記事 CHASEは介護ソフトとの連携で楽になる?

 

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こみたろう

国は「ICT化」を推奨しているよ!「加算取得」のためにはICT化はますます重要になってくるね。ちなみに、本記事ではICTツールの代表として「介護ソフト」を取り上げるけど、他にもたくさんのICTツールがあるよ!下の表を参考にしてみてね。

介護現場で使用されているICT・IoT一覧(代表的なツール)
ツール名内容
介護ソフト国保連への請求データの作成や、計画書、記録等を作成します
介護ロボット機器は10種類以上に分類されますが、いずれも介護職員と利用者の双方をサポートするロボットです
勤怠管理ソフト人員配置基準に基づいて、勤務表の作成や勤怠管理などを行います
人事管理ソフト職員の評価や届出書類の作成を行います
給与計算ソフト職員の給与計算や明細書発行を行います
会計(財務)ソフト仕分処理や会計帳票の発行を行います
ホームページ自法人のPR、求人募集等を行います
テレビ電話事業所と在宅の高齢者間で安全確認や緊急通報を行います
セキュリティソフトマシン(PCやタブレット)に侵入しようとするマルウェア(ウイルス等)を検出・駆除します
グループウェア電子メールや掲示板、ファイル共有などで情報共有を行います

 

3.介護記録を電子化(ICT化)するメリット・デメリット

介護でサービス残業が最も多い理由とは

平成30年度介護労働実態調査によれば、サービス残業の主な業務内容は「記録の作成・確認」だということが分かりました。

やはり、介護記録の作成に頭を悩ませる介護職員が多いということがわかります。

そして、その悩みを解決するためのツールが介護ソフトです。

しかし、まだまだ介護記録の電子化が進んでいないという現状があります。

その裏付けとして、私達「介護のコミミ」チームが503法人に対してICTの導入実態について調査したところ、介護記録の電子化ができている事業所は50.1%という結果となりました。

つまり、過半数の介護事業所が電子化できていないということになります。

このように「電子化できている事業所」「電子化できていない事業所」の違いを知るためにも、これから説明するメリット・デメリットは役立つと思います。

結論から言えば、デメリットは確かにあるが、メリットの方が圧倒的に大きいです。

それではメリットから見ていきましょう。

3-1.介護記録を電子化(ICT化)するメリット

介護記録を電子化するメリットは次の10個です。

それぞれ詳しく見ていきたいと思います。

1.介護記録を素早く作成することができる

2.記録の質が高まる

3.情報共有ができる

4.過去の記録を活かせる

5.セキュリティが改善する

6.タブレット導入で「導線」が改善する

7.ペーパーレスを目指せる

8.離職率が低下する

9.CHASEに対応することができる

10.ベッドセンサー連携で事故を減らせる

11.施設外に「生産性」をPRすることができる

ちなみに、もっと詳細に「機能」と「効果」を知りたいという方は下の記事で詳しく解説しているので、あわせてお読みください。

介護ソフトを使ってどのような業務改善ができるかが分かります。

 

【メリット1】介護記録を素早く作成することができる

介護ソフトを使えば、介護記録の作成がとにかく楽になります。

特に、次の3つの機能を使えば介護記録の作成時間を大幅に減らすことが可能です。

・ 介護記録の一括入力機能(食事量やレク内容など)

・ 一度入力した情報が他帳票に反映(二度入力なし)

・ 音声入力機能でキーボード入力なし

例えば、利用者が「食事」を完食した場合、介護ソフトには「全量」などと入力することになりますが、もし完食した利用者が10人いた場合、一括入力機能を使えば、瞬時に全員に対して「全量」と記録を残すことができます。

もし、10人中9人が「全量」でその他1人が「欠食」だとしても、まずは一括入力機能で10人全員を「全量」として記録し、その後1人だけを「欠食」として記録を入力し直せばOKです。

このような一括入力機能を使うことで、何度も同じことを入力する必要がなくなり、大幅な時間短縮につなげることができます。

また、過去に入力した記録は、日誌や報告書などの帳票類に自動転記することもできますので、二度入力等も不要になります。

そして、音声入力機能をつかえば、パソコンやタブレットのキーボードを使わずに、音声だけで記録作成ができるので、これも大幅な時間短縮になります。

音声入力に関しては下の記事で詳細にまとめているので、ぜひご覧ください。

【メリット2】記録の質が高まる

「記録の電子化により、記録の質を高めることができます。」

これだけ聞くと、なぜ?と感じる方もいると思いますが、次のような機能が大きく影響しています。

・「選択肢」入力で文章の大半が完成

・記録の「装飾機能」で他職員に伝えたい記録を強調

・「情報共有機能」で常に見られている状態

まず、介護ソフトは基本的に「選択肢」で入力が可能です。

例えば、食事の記録をしようとした際に、キーボードなどで「利用者Aさん、主食は全量、副食は5/10・・・」と手入力する必要はありません。

あらかじめ介護ソフトで用意されている選択肢を、マウス操作または指でタップして選択するだけで記録の大半が完成します。

もし特記事項があれば、その時初めて文字入力すればOKです。

この「選択肢」入力のおかげで、必要なことだけを記録することができるようになるため、無駄を省くことができるとともに、明瞭簡潔な記録になるため、結果的に質を高めることができます。

また、作成した記録は文字色を変更したり、強調したりと「装飾機能」に対応した介護ソフトもあるため、ぱっと目に止まる介護記録を作成することもできます。

そして、副次的な効果とはなりますが、介護ソフトで作成した介護記録はいつでも誰でもすぐに閲覧することができるため、「ちゃんと介護記録を作成しよう」という意識をもたせる効果も期待できます。

【メリット3】情報共有ができる

介護ソフトで作成した介護記録は、同じ職場の介護職員に「申し送り」するだけではなく、外部の「ケアマネ」や「利用者の家族」に共有することが可能です。

わざわざ1から報告・共有用の資料を作成する必要がないため、情報共有の労力を大幅に減らすことができます。

【メリット4】過去の記録を活かせる

介護記録を「紙」で作成している場合、過去の記録を活かしきれていない事業所は多いです。

「紙」で記録を作成すればするほど、利用者毎のファイルが分厚くなってくると同時に、過去記録を探すことが困難になり、結局は「ただ記録を作成しているだけ」の状況に陥ることは珍しくありません。

そこで、介護記録を電子化することにより、瞬時に過去記録を「検索」することができる上、過去記録はボタン1つでグラフ化することができます。

例えば、体温の推移をまとめて2週間分調べたい場合、介護ソフト上でボタンをクリックすれば、きれいな折れ線グラフでバイタル推移が表示可能です。

【メリット5】セキュリティが改善する

実は、「紙運用」よりも介護ソフトの方が「情報漏えいリスク」は低いです。

詳しくは下の記事でも解説していますが、介護ソフトは職員毎に「ID・PASS」管理が可能なだけではなく、いつ誰がどんな操作をしたかが丸わかりの「ログ管理」そして、過去記録の書き換えができないように「改ざん防止機能」があります。

【メリット6】タブレット導入で「移動の導線」が改善する

介護職員は1日2万歩〜3万歩も歩いていると言われています。

距離にして10キロ〜15キロです。(施設の大きさやサービス種別によって歩数は大分変わります)

他の業界と比べても「歩きすぎ」と言っても過言ではないほど歩いています。

その理由は様々ですが、原因の1つとして「事務所でしかできない作業」のために、事務所と居室を往復しているケースがあります。

その事務所と居室の「往復」を改善するためのツールがタブレットです。

タブレットを使えば、利用者に関する基本情報や計画書の情報、過去記録が参照できる上、その場で介護記録の作成も可能になります。

いちいち事務所に「紙ファイル」を取りに行く必要がなくなるため、移動の導線が改善し、時間短縮と職員の負担軽減にもつながります。

【メリット7】ペーパーレスを目指せる

介護ソフトを使えば、介護記録のペーパーレス化が実現可能です。

介護ソフトにログインさえすれば、そこには必要な帳票は一通り揃っています。

ただ、市区町村独自の帳票などは対応していないケースもあるため、「完全ペーパーレス」とまでは難しいかもしれませんが、ほとんどの紙は介護ソフトによって減らすことができます。

よくある質問として、「実地指導のために紙印刷する必要があるの?」と質問を受けることがありますが、結論は「不要です」

詳しくは下の記事で解説しているので、気になる方はあわせてお読みください。

【メリット8】離職率が低下する

ICT化と離職率には相関関係があることが、私達「介護のコミミ」チームの調査で判明しました。

503法人にアンケートしたところ、ICTツールの導入率が高い法人ほど「離職率は低い」と感じていることがわかりました。

ここから考えられることは、ICT化により職場改善し、その結果、離職率が低くなったと捉えることができます。

詳しくは下の記事をご覧ください。

【メリット9】CHASEに対応することができる

そもそもCHASEとは、「介護記録のデータ」を全国の介護事業所から収集・集約するためのデータベースのことです。

集約した介護記録データは、利用者への最適なケアを実現するために活用される予定です。(科学的介護と呼ばれています)

このCHASEを本格稼働させるためには、「介護記録のデータ」を介護事業所はCHASE側に提供する必要があるため、その情報提供の労力を軽減するために「介護ソフトとCHASEの連携」が必要となります。

そのため、介護ソフトで介護記録を電子化していないと、そもそもCHASE連携ができないため、大変な労力が発生することになります。

【メリット10】ベッドセンサー連携で事故を減らせる

介護ソフトは介護ロボット(センサー等)と連携することが可能です。

例えば、介護ソフトとベッドセンサーを連携させることにより、利用者の24時間の行動が1つの画面で確認できるようになります。

そのため、分析が容易になり、利用者の変化にも気付きやすくなるため、結果的に事故リスクを減らすことができます。

詳しくは下の記事で解説しています。

【メリット11】施設外に「生産性」をPRすることができる

まだまだICT化が進んでいない介護事業所が多いため、しっかりICT化が実現している事業所は、その実績をPRとして活用することができます。

例えば、求人サイトなどで「私達の事業所は積極的にICT化に取り組んでおり、職員の負担軽減に努めています!」などとPRすることが可能になります。

実際、求人サイトを見ればそのようなPRをいくつか見つけることができます。

求職者の中には「ICT化」を重視する層がいることも、介護のコミミチームの調査で明らかになっているため、そのようなPRは有効だと考えています。

 

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こみすけ

介護ソフトを導入するメリットはたくさんあるね!

3-2.介護記録を電子化(ICT化)するデメリット

ここからは、介護記録を電子化する前に知っておきたいデメリットを説明していきます。

デメリットは次の4つです。

・コストがかかる

・運用に乗せるまでが大変

・とにかく反対派が多い

・介護ソフト選びのミスで被害大

それぞれ解説していきます。

 

【デメリット1】コストがかかる

介護ソフトの価格はピンきりです。

月額1万円以下のソフトもあれば、月額30万円以上のソフトもあります。

価格を決める大きな要因は、介護事業所の規模や使用端末の台数(パソコンやタブレット)、そして介護ソフトの機能などです。

詳しくは下の記事で解説していますが、決して安くはない買い物になるため、費用対効果に見合うかどうかを確認した上で介護ソフトを導入することをおすすめします。

【デメリット2】運用に乗せるまでが大変

介護ソフトは運用に乗せるまでが大変です。

介護記録の電子化を実現するためには、介護職員全員が使えるように努力していかなければなりません。

請求業務のように特定の担当者だけで完結する場合は2ヶ月もあれば大体の機能を使えるようになりますが、介護記録の場合は、介護職員全員を巻き込んで行う必要があるため、半年〜1年かかることも珍しくありません。

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こみたろう

え〜!そんなにかかるの???

はい。大体はそのくらいかかっています。

ただ、もし介護職員全員がパソコン・タブレット操作が得意なのであれば、3ヶ月以内に運用に乗せることも可能です。

しかし、現実的には「パソコン音痴」が施設に複数名いることが多いため、やはりどうしても半年〜1年かかることが多いです。

この運用に乗せるまでの期間は、介護職員同士が助け合いながら、「皆で業務改善して楽になろう!」と意思を持ち続けることが大切です。

こみすけ

やっぱり労力はどうしてもかかるよね。でも、この苦労を乗り越えれば、介護ソフトが運用に乗ってからは全員がぐっと楽になるね!

【デメリット3】とにかく反対派が多い

介護のコミミチームはICT化に反対している職員の割合をアンケートしましたが、介護ソフト導入の「反対派」が職場内に2割以上いると回答した法人は、69.1%(503法人中293法人)となりました。

つまり、仮に職員が100人だとしたら、20人以上は「反対派」ということになります。

そのため、この「反対派」といかに付き合っていくかが重要になります。

これは実際によくある話ですが、「反対派」を無視して介護記録を電子化してしまい、結果多くの介護職員が退職したというケースも珍しくありません。

ときには「反対派」を無視することも必要かもしれませんが、その「反対派」がなぜ反対しているのかを把握した上で、適切に対応していくことが重要です。

例えば、「反対派」の1人に「キーボード入力が全くできないから電子化に反対」という職員がいれば、音声入力を使えばキーボード入力が不要であることを分かりやすく伝えてあげることも大切です。

結果的にその職員が「反対派」のままだったとしても、結局介護ソフトを使うのは介護職員なので、できる限り納得してもらった上で介護記録の電子化に望みましょう。

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こみたろう

「反対派」が強くて電子化を断念する事業所は多いよ。「反対派」である理由を把握した上で、それ以上のメリットを提示してあげることが大切だね。

【デメリット4】介護ソフト選びのミスで被害大

 

当然ながら、介護記録の電子化において介護ソフト選びは超重要です。

すでに介護ソフトをお使いでしたら、その介護ソフトが「理想とする電子化」に対応しているソフトなのかを改めて考える必要があります。

まだ介護ソフトを導入していないのであれば、慎重にじっくりと介護ソフトを選ぶ必要があります。

とにかくこの介護ソフト選びで失敗してしまうと、業務改善どころか、「悪化」することもあります。

 関連記事 介護ソフトで失敗した事例10選

そして、導入した介護ソフトが失敗だった場合、簡単に介護ソフトを変更することはできません。

例えば、新しい介護ソフトの操作方法を習得しなおすための「労力」や、「データ移行」が満足にできないために介護ソフトの変更を断念するケースもあります。

詳しくは下の記事で解説しています。

 

4.介護ソフトを電子化するまでの道のりを解説

記録を電子化するための手順は次の通りです。

【手順1】いまの課題を明確にする

【手順2】いま導入している介護ソフトで「課題」を解決できるか調べる

【手順3】介護ソフトの使い方を学び、練習する

【手順4】運用し、改善していく

それぞれ説明していきます。

 

【手順1】いまの課題を明確にする

最も重要なステップといっても過言ではないほど「課題抽出」は重要です。

なぜなら、課題がわからなままでは、せっかく介護記録を電子化しても「何が改善したかよく分からない」で終わってしまうためです。

最悪の場合「電子化したらかえって手間が増えた」と失敗に終わったとしても、そもそもの課題が明確になっていなければ、失敗の原因すらわかりません。

ここで抑えておきたいのは、あくまで「介護記録の電子化」は課題解決のための「手段」であり「目的」ではないということです。

しかし、あまりにもこのステップを疎かにしている事業所は多いので、まずは課題を明確にし、その課題に対して【手順2】以降ではどのように行動していくかを定めていきます。

【手順2】いま導入している介護ソフトで「課題」を解決できるか調べる

手順1で課題が明確になったら、いま導入している介護ソフトでその課題を解決できるかどうか調べましょう。

もし介護ソフトが導入されていなければ、課題を解決できる介護ソフトを探しましょう。

ちなみに、下のボタンから介護ソフトの一括資料請求ができるので、まずは介護ソフト検討のために資料を取り寄せてみましょう。

 

【手順3】介護ソフトの使い方を学び、練習する

介護ソフトの使い方を学習しましょう。

必ず介護ソフト毎にマニュアルが用意されているので、「独学」するのもいいですが、メーカー側に「操作指導」を依頼する方法もあります。

もしくは、自法人に1人「介護ソフト担当」を設置し、その担当が定期的に勉強会を開催するといった方法もあります。

【手順4】運用し、改善していく

介護ソフトを運用していると、さらに「課題」が見えてきます。

そのため、介護ソフトを導入したあとも、【手順1】〜【手順3】を繰り返し行っていくことが大切です。

 

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こみたろう

とにかく課題の抽出が大切だね!あとはひたすら改善していくこと!そうすれば大幅な業務改善が実現できるようになるよ!

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