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【介護ソフト変更の壁】データ移行の方法やコストを徹底解説

介護ソフトの選び方

【介護ソフト変更の壁】データ移行の方法やコストを徹底解説
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いまの介護ソフトから新しい介護ソフトへのデータ移行はどこまでできる?1から入力し直す必要あるの?データの保管義務はどうなる?

介護ソフトの変更で大きな壁になるのはデータ移行です。

このデータ移行が原因で、介護ソフトの変更を断念する事業所は非常に多いです。

さて、本記事の筆者は某大手介護ソフトメーカー出身ですが、このデータ移行に関する質問は100回以上受けてきました。

そのような経験から、データ移行に関する全てをお話していきたいと思います。

本記事をお読みいただければ、どこまでデータ移行できるのか、データ移行の注意点は何なのかが分かります。

5分程度で読むことができる内容なので、ぜひ最後までお付き合いいただければと思います。

 

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※本記事は5分程度で読むことができます。

 

介護ソフトのデータ移行はどこまでできる?

結論から言えば、利用者名や介護保険情報などの「基本情報」のみを移行できるケースは多いです。

しかし、データ移行がどこまでできるかはデータ移行元のソフトAと、データ移行先のソフトBによるため、場合によっては全くデータ移行できないケースもあります。

これだけではイメージがつきにくいと思うので、具体例を交えながら詳しく解説していきます。

データ移行の範囲は移行元・移行先のメーカーによる

残念ながら全てのデータを移行することは不可能に近いです。

なぜなら、ソフトA(移行元)とソフトB(移行先)はそれぞれ全く違うソフトであるため、自動でデータ移行することは困難だからです。

しかし、次のように考える人もいると思います。

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職員A

でも、計画書1表とかは他のソフトでもレイアウトが同じだから、データ移行できるんじゃないの?

残念ながら答えはNOです。

見た目はだいたい同じかもしれませんが、ソフトの内部構造が大きく異なるため自動でデータ移行はできません。

データ移行の方法は「CSV」か「データパンチ」の2種類

全てを自動でデータ移行はできませんが、「CSV」「データパンチ」のどちらか、もしくはどちらも用いて移行するケースが多いです。

CSV移行とは

CSV移行とは、移行元の介護ソフトから「CSV出力」(外部出力)を行い、移行先の介護ソフトで「取込」し、データ移行する方法です。

下の図のようなイメージです。

データ移行は出力と取込の量できまる

CSV移行のメリットは、ほとんどのメーカーでCSV出力と取込が可能ということです。

先ほどお話したとおり、基本情報(利用者名や介護保険など)は移行可能なケースが多いです。

この方法であれば、無料または格安でデータ移行することが可能です。

しかし、「基本情報」以外のCSV移行は難しいため、あくまで「基本情報のみ」と考えておきましょう。

また、そもそもソフトAからデータ出力ができなかったり、ソフトBでデータ取込ができない場合は、基本情報すらCSVデータ移行ができません。

CSV移行したい場合

もしCSV出力を希望する場合は、いま使っている介護ソフトから「どんな内容のCSVが出力できるか」を確認しましょう。その上で、移行先の介護ソフトメーカーに問い合わせを行い、「どんな内容のCSVを取り込めるか」も確認しましょう。

データパンチ移行とは

一方で、「データパンチ移行」とは事業所またはメーカーが手動でデータパンチしていく方法です。

マウスやキーボードを使って人力でデータ移行するため、時間さえかければ多くの情報をデータ移行することが可能です。

ただ、多くの労力と時間がかかるのが最大のデメリットです。

メーカーや外注に頼んだ場合、かなりの費用を覚悟しなければなりません。

こんな方法もある

最近ではRPA技術(ロボティックプロセスオートメーション)を用いて、ソフトウェア上のロボットが指定した場所にデータパンチを行うといった方法もあります。しかし、現時点ではごく一部のメーカーに限られます。

そもそもデータ移行はどこまで必要なのか【5年間の文書保存義務はどうなる?】

そもそもデータ移行をする目的は、新たな介護ソフトでもスムーズに業務を行うためです。

そのため、できればデータ移行しておきたい箇所は以下の通りです。

① 利用者名・性別・生年月日・住所
② 介護保険情報
③ 親族関係者
④ 口座情報
⑤ 介護計画書(ケアプラン)
⑥ 法人・事業所情報

上の①〜⑥は、請求データを作成したり、計画書を複写で作成するためにできれば移行しておきたいデータです。

これらのデータを移行しておけば、とりあえず業務に大きな支障はないでしょう。

欲を言えば、過去の請求データや支援経過記録なども移行したいところですが、手間や費用を考えた上で判断したい部分です。

データ移行と5年間の保存義務は切り離して考えよう

次のような質問はよくいただきます。

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職員

文書の保存義務はどうするの?データ移行できないと義務を果たしていないのでは?

ここで重要なのは、データ移行と、5年間の文書保存義務は切り離して考えることです。(保存期間は文書の種類や条例によって異なります。)

先ほどもお話したとおり、データ移行の目的は、新たな介護ソフトでもスムーズに業務を行うためです。

文書の保存義務を満たすのであれば、紙やPDFで出力して保存しておけば問題ありません。

※筆者としては、強くPDF出力をおすすめしています。(紙の量が膨大になるのは避けたいですよね)

データ移行できない分は「PDF一括出力」でOK

中には「5年間分のデータを全て移行しなければいけない」と思う方もいますが、介護ソフトに5年間分のデータが入っている必要はありません。

保存義務だけを考えた場合、移行前の介護ソフトから「PDF」で必要な書類を出力し、5年分を保存しておけばいいのです。

PDFのデータだけしっかりとハードディスクなどに保存しておければ、紙で印刷する必要もありません。

(誰でも簡単に行うことができますが、Adobeのページから出力方法を確認することができます。)

データ移行でよくある質問集

データ移行に関して一問一答していきます。

よくある質問なので、ためになるかと思います。

データ移行の料金は?

メーカーと移行範囲によります。

殆どの場合は有償ですが、メーカーの中には無償対応しているところもあります。

有償の場合、1万円〜数十万と幅が広いので、必ずメーカー側に確認しましょう。

データ移行に必要な準備は?

CSV移行の場合、移行したいデータを選別し、CSV出力しておく必要があります。

また、すでにお話している通り、どこまで移行できるかはソフトにより異なるため、事前確認もあわせて必要です。

データパンチ移行の場合、移行したいデータをPDF出力または紙印刷をしておく必要があります。

CSV移行は自分でやるの?

メーカーにより異なります。

メーカーによっては、「ご自身で移行可能です」というところもあれば、「私達メーカーが行います」としているところもあります。

移行に必要な期間はどれくらい?

CSV移行であれば、早ければ即日、遅くとも1週間以内に完了するケースが多いです。

データパンチ移行の場合は、移行したい量にもよりますが、次の式で予測を立てることは可能です。

1人あたりのデータ移行に必要な時間 ✕ 対象の利用者人数 

もし1人あたり1時間かかるとしたら、100人いたら100時間になります。

その場合、1ヶ月〜2ヶ月はかかると思っていいでしょう。

おわりに

データ移行には、多かれ少なかれ労力はかかります。

データ移行で失敗しないためにも、事前に「どこまで移行したいのか」を明確にし、ソフトを切り替えた時に「どんな手間が発生するのか」は必ず明確にしておきたいところです。

介護のコミミでは介護ソフトの口コミが掲載されていますが、先輩ユーザーの声もぜひ参考にしてみてください。

 

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