【介護ソフト】変更時の課題 データ移行やコスト感に関して
介護ソフトの選び方
いまの介護ソフトから新しい介護ソフトへのデータ移行はどこまでできる？１から入力し直す必要あるの？データの保管義務はどうなる？
介護ソフトの変更で大きな壁になるのはデータ移行です。
このデータ移行が原因で、介護ソフトの変更を断念する事業所は非常に多いです。
さて、本記事の筆者は某大手介護ソフトメーカー出身ですが、このデータ移行に関する質問は100回以上受けてきました。
そのような経験から、データ移行に関する全てをお話していきたいと思います。
本記事をお読みいただければ、どこまでデータ移行できるのか、データ移行の注意点は何なのかが分かります。
5分程度で読むことができる内容なので、ぜひ最後までお付き合いいただければと思います。
※本記事は5分程度で読むことができます。
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介護ソフト導入の手引きを読む
介護ソフトのデータ移行はどこまでできる？
結論から言えば、利用者名や介護保険情報などの「基本情報」のみを移行できるケースは多いです。
しかし、データ移行がどこまでできるかはデータ移行元のソフトAと、データ移行先のソフトBによるため、場合によっては全くデータ移行できないケースもあります。
これだけではイメージがつきにくいと思うので、具体例を交えながら詳しく解説していきます。
データ移行の範囲は移行元・移行先のメーカーによる
残念ながら全てのデータを移行することは不可能に近いです。
なぜなら、ソフトA（移行元）とソフトB（移行先）はそれぞれ全く違うソフトであるため、自動でデータ移行することは困難だからです。
しかし、次のように考える人もいると思います。
でも、計画書１表とかは他のソフトでもレイアウトが同じだから、データ移行できるんじゃないの？
残念ながら答えはNOです。
見た目はだいたい同じかもしれませんが、ソフトの内部構造が大きく異なるため自動でデータ移行はできません。
データ移行の方法は「CSV」か「データパンチ」の２種類
全てを自動でデータ移行はできませんが、「CSV」か「データパンチ」のどちらか、もしくはどちらも用いて移行するケースが多いです。
CSV移行とは
CSV移行とは、移行元の介護ソフトから「CSV出力」（外部出力）を行い、移行先の介護ソフトで「取込」し、データ移行する方法です。
下の図のようなイメージです。
CSV移行のメリットは、ほとんどのメーカーでCSV出力と取込が可能ということです。
先ほどお話したとおり、基本情報（利用者名や介護保険など）は移行可能なケースが多いです。
この方法であれば、無料または格安でデータ移行することが可能です。
しかし、「基本情報」以外のCSV移行は難しいため、あくまで「基本情報のみ」と考えておきましょう。
また、そもそもソフトAからデータ出力ができなかったり、ソフトBでデータ取込ができない場合は、基本情報すらCSVデータ移行ができません。
もしCSV出力を希望する場合は、いま使っている介護ソフトから「どんな内容のCSVが出力できるか」を確認しましょう。その上で、移行先の介護ソフトメーカーに問い合わせを行い、「どんな内容のCSVを取り込めるか」も確認しましょう。
データパンチ移行とは
一方で、「データパンチ移行」とは事業所またはメーカーが手動でデータパンチしていく方法です。
マウスやキーボードを使って人力でデータ移行するため、時間さえかければ多くの情報をデータ移行することが可能です。
ただ、多くの労力と時間がかかるのが最大のデメリットです。
メーカーや外注に頼んだ場合、かなりの費用を覚悟しなければなりません。
最近ではRPA技術（ロボティックプロセスオートメーション）を用いて、ソフトウェア上のロボットが指定した場所にデータパンチを行うといった方法もあります。しかし、現時点ではごく一部のメーカーに限られます。
そもそもデータ移行はどこまで必要なのか【5年間の文書保存義務はどうなる？】
そもそもデータ移行をする目的は、新たな介護ソフトでもスムーズに業務を行うためです。
そのため、できればデータ移行しておきたい箇所は以下の通りです。
① 利用者名・性別・生年月日・住所
② 介護保険情報
③ 親族関係者
④ 口座情報
⑤ 介護計画書（ケアプラン）
⑥ 法人・事業所情報
上の①〜⑥は、請求データを作成したり、計画書を複写で作成するためにできれば移行しておきたいデータです。
これらのデータを移行しておけば、とりあえず業務に大きな支障はないでしょう。
欲を言えば、過去の請求データや支援経過記録なども移行したいところですが、手間や費用を考えた上で判断したい部分です。
データ移行と5年間の保存義務は切り離して考えよう
次のような質問はよくいただきます。
文書の保存義務はどうするの？データ移行できないと義務を果たしていないのでは？
ここで重要なのは、データ移行と、5年間の文書保存義務は切り離して考えることです。（保存期間は文書の種類や条例によって異なります。）
先ほどもお話したとおり、データ移行の目的は、新たな介護ソフトでもスムーズに業務を行うためです。
文書の保存義務を満たすのであれば、紙やPDFで出力して保存しておけば問題ありません。
※筆者としては、強くPDF出力をおすすめしています。（紙の量が膨大になるのは避けたいですよね）
データ移行できない分は「PDF一括出力」でOK
中には「5年間分のデータを全て移行しなければいけない」と思う方もいますが、介護ソフトに５年間分のデータが入っている必要はありません。
保存義務だけを考えた場合、移行前の介護ソフトから「PDF」で必要な書類を出力し、5年分を保存しておけばいいのです。
PDFのデータだけしっかりとハードディスクなどに保存しておければ、紙で印刷する必要もありません。
（誰でも簡単に行うことができますが、Adobeのページから出力方法を確認することができます。）
データ移行でよくある質問集
データ移行に関して一問一答していきます。
よくある質問なので、ためになるかと思います。
データ移行の料金は？
メーカーと移行範囲によります。
殆どの場合は有償ですが、メーカーの中には無償対応しているところもあります。
有償の場合、1万円〜数十万と幅が広いので、必ずメーカー側に確認しましょう。
データ移行に必要な準備は？
CSV移行の場合、移行したいデータを選別し、CSV出力しておく必要があります。
また、すでにお話している通り、どこまで移行できるかはソフトにより異なるため、事前確認もあわせて必要です。
データパンチ移行の場合、移行したいデータをPDF出力または紙印刷をしておく必要があります。
CSV移行は自分でやるの？
メーカーにより異なります。
メーカーによっては、「ご自身で移行可能です」というところもあれば、「私達メーカーが行います」としているところもあります。
移行に必要な期間はどれくらい？
CSV移行であれば、早ければ即日、遅くとも１週間以内に完了するケースが多いです。
データパンチ移行の場合は、移行したい量にもよりますが、次の式で予測を立てることは可能です。
１人あたりのデータ移行に必要な時間 ✕ 対象の利用者人数
もし1人あたり1時間かかるとしたら、100人いたら100時間になります。
その場合、1ヶ月〜2ヶ月はかかると思っていいでしょう。
おわりに
データ移行には、多かれ少なかれ労力はかかります。
データ移行で失敗しないためにも、事前に「どこまで移行したいのか」を明確にし、ソフトを切り替えた時に「どんな手間が発生するのか」は必ず明確にしておきたいところです。
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介護ソフト導入の手引きを読むこの記事の筆者
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早坂祐哉【著者】
大学卒業後、大手介護ソフトベンダーに7年間勤務。年間約50法人に介護ソフトを新規販売し、最年少で営業成績1位を獲得。課題抽出から業務改善に関するコンサルティング経験も多数。後に、「介護のテクノロジーを最適化する」という理念のもと（株）GiverLinkを設立し、同メディア「介護のコミミ」を通じ、月間3万人の介護職員に情報発信をしている。
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