ケアプランの軽微な変更とは？対応方法と記入例を解説

ケアプランの「軽微な変更」って具体的にどの程度の範囲が「軽微」になるのだろう？
「軽微な変更」に含まれる場合、記入の仕方はどうなるのだろう？

このようにお悩みではありませんか？

ケアプランに変更を加える場合、アセスメントを行って利用者や家族の意向確認など、再び一連の流れを経てケアプランを作成しなければいけません。

しかし、変更点が厚生労働省の定める「軽微な変更」にあたる場合、手続きの流れを省略して変更することが認められています。

なかには判断に迷うケースや該当する範囲が分からないために悩むこともあるでしょう。

この記事では、ケアプランの軽微な変更の項目や対応の仕方、記入例などを解説します。

軽微な変更に該当しない事例や間違えた事例も併せて紹介するので、ケアプラン変更の参考にしてください。

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ケアプランの「軽微な変更」とは？

利用者の状況やニーズに応じてケアプランを変更する場合には、再度ケアプランを再交付するまでにいくつかの手続きを踏まなければなりません。

しかし、厚生労働省が認める「軽微な変更」の項目に該当する場合には、ケアプランを再度作成する手続きの流れを省くことが可能です。

ケアプランの「軽微な変更」に該当すれば、多忙なケアマネージャーが利用者のニーズにきめ細かく対応しながらも業務の軽減を図れるでしょう。

ケアプランの「軽微な変更」に該当する内容

厚生労働省が定めるケアプランの「軽微な変更」は、以下の内容に限ります。

・サービス提供の曜日の変更

利用者や家族の都合で一時的に曜日、日付、時間帯に変更がある場合

・サービス提供の回数の変更

同一事業所において週１回程度のサービス利用回数の増減がある場合

・利用者の住所変更

利用者の住所に変更がある場合

・事業所の名称変更

単なる事業所の名称変更である場合

・目標期間の延長

目標設定（課題や期間）を変更することなく、期間を延長する場合

・福祉用具の変更

機能の変化の伴わない福祉用具の変更がある場合

・事業所の変更

目標やサービスに変更なく（利用者の状況以外の原因による）事業所が変更となる場合

・目標を達成するためのサービス内容の変更

第一表や第二表が変わらない範囲で目標を達成するためのサービス内容のみが変わる場合

・担当介護支援専門員の変更

担当介護支援専門員が利用者や各サービス担当者と面識のある新しい担当者に変わる場合

ただし、上記に該当する場合でもケアプラン再作成の必要性が高い変更である場合には、「軽微な変更」が適用されません。

ケアプランの「軽微な変更」に対応する方法

ケアプランの「軽微な変更」に該当する箇所があった場合は、もとの記載内容が分かる「見え消し」の手法を使い、取り消し線を引いて修正します。

このとき、変更する日時や明確な理由の記載が必要です。

・見え消し

支援経過記録にも「軽微な変更」の内容や変更理由などを記載し、利用者や家族に手続きの流れを省略する旨を説明して同意を得ます。

「軽微な変更」があった場合は、事業所内や関係する担当者で情報を共有することも忘れてはいけません。

「軽微な変更」では、サービス担当者会議を開かなくても良いとされていますが、会議を開かないことについても利用者への説明が必要です。

ただし、ケアマネージャーが必要と判断すれば会議を行うことは可能です。

「軽微な変更」に該当する事例

「軽微な変更」への対応方法が分かりやすいように、具体的な事例を紹介します。

記入するときには変更した経緯や該当と判断した理由、見え消しで修正した年月日など、必要事項を漏れなく記載するのがポイントです。

【サービス提供の曜日変更】

利用者の家族の都合で〇年〇月のサービス提供曜日を「〇曜日から〇曜日」へ変更。

サービス提供曜日の変更について、利用者と家族、各サービス事業所に現状を確認し、身体状況や課題、目標に対する変更はないと判断した。

単なるサービス提供曜日の変更のため「ケアプランの軽微な変更」にあたるとし、〇年〇月〇日に利用者と家族の同意を得てから見え消しで変更した。

あわせて、軽微な変更をしたことを利用者及び家族、サービス事業所に周知した。

【目標期間の延長】

短期目標修了月の〇月に実施したモニタリングにおいて、サービス提供の効果は一定の評価ができるものの、短期目標を達成するにはさらに〇ヶ月延長して同じ内容のサービスを提供していくことが妥当と判断した。

利用者へのヒアリングでも同じサービスを受けたいとの希望が出された。

これにより「ケアプランの軽微な変更」とし、〇年〇月〇日利用者と家族へ説明して同意を得てから「居宅サービス計画書」の該当部分を見え消しで変更した。

併せて軽微な変更をしたことを利用者及び家族、サービス事業所に周知した。

【目標を達成するためのサービス内容の変更】

利用者のリハビリで使用している器具や運動メニューが変更になった。

身体状況や課題などへの変更はなく目標内容にも変更がないため「ケアプランの軽微な変更」と判断した。

利用者や家族に説明し同意を得てから居宅サービス計画書の変更部分を見え消しで修正を行った。

併せて軽微な変更をしたことを利用者及び家族、サービス事業所に周知した。

このように、見え消しで修正した変更内容は、利用者や家族に説明して同意を得たことも追記しましょう。

「軽微な変更」に対応する際の注意点

「軽微な変更」の項目を理解したと考えていても、なかには勘違いや間違えやすいケースもあるので注意が必要です。

通常の変更を「軽微な変更」にしてしまうと、罰則が科せられる可能性もあります。

ここでは「軽微な変更」に該当しない間違えやすい事例を紹介します。

事業所の経営にも影響する罰則規定を回避するために十分注意しましょう。

「軽微な変更」に該当しない事例 

「軽微な変更」に該当するのか解釈に迷う場合もあるため、該当しない事例のなかでも起こりやすいものについて紹介します。

・同一のケアプランで異なる事業所のケアマネージャーに変更になった

同一のケアプランでも、異なる事業所のケアマネージャーに変更になった場合は「軽微な変更」には該当しません。

軽微な変更に該当するのは、同一事業所内でケアマネージャーが変更になった場合のみです。

事業所が異なるケースでは、通常のケアプラン変更手続きが必要になります。

・対応曜日に変更があった

ケアプランのサービスを提供する曜日に変更があった場合、変更された曜日でのサービス提供ががその後も続くようなら「軽微な変更」とは判断されません。

一時的なものは軽微な変更に該当しますが継続的な変更は該当しないため、通常のケアプラン変更を行ってください。

例えば、ホームヘルパーの訪問サービスの曜日を、通院のために一時的に別の曜日に変更するなどが「軽微な変更」です。

・同一ケアプランで目標期間を何度も延長している

同じケアプランの目標期間を何度も延長している場合は「軽微な変更」には該当しないと判断される場合があります。

同じ短期目標で何度も期間を延長していると、目標の設定に問題があるのではないかと指摘される可能性が高いです。

目標期間の延長は目標を達成することが前提の設定になっているため、延長を繰り返すよりも一定の結果が出ているかの見直しが必要でしょう。

罰則のリスクを回避するためには、このような該当しない事例を知っておくことも大切です。

厚生労働省の「介護保険最新情報Vol.155」にある「軽微な変更」の内容を正確に把握し、何が該当するのかを変更事例ごとに的確に判断するのがポイントです。

間違った事例を「軽微な変更」として扱った場合

通常の変更処理をしなければいけない事例を誤って「軽微な変更」として扱ってしまった場合、故意でなくても運営基準違反の罰則が科せられる可能性もあります。

罰則は「介護報酬の返還」「介護報酬の減額」「運営基準の減算」「特定事業所加算の全額返還」などです。

介護報酬の返還や減額の通知を受け取った場合は、返還計画書などの書類を作成して提出するなど、いくつかの手続き後に請求された額を返還、または減額しなければなりません。

運営基準の減算の場合は、罰則に該当する状態が開始されたときから解消までの期間が減額の対象です。

2ヶ月目以降は単位数が算定されないため、介護報酬の全額返還になってしまいます。

特定事業所加算には4つの種類がありますが、運営基準減算になればすべての加算ができず全額返還しなければなりません。

1ヶ月単位で介護報酬を失う事態になれば、介護事業所の運営にも悪影響が出てしまう可能性もあります。

このような罰則を回避するために「軽微な変更」を通常の変更と間違えないよう注意しましょう。

「軽微な変更」の対応も介護ソフトを活用できる！

通常の変更と勘違いするリスクを回避するためには「軽微な変更」の対応にも活用できる介護ソフトが有効です。

例えば、タブレット対応の介護ソフトを使えば、その場で記録修正ができます。

事業所に戻って事務整理する必要がなくなるため、直行直帰も可能です。

介護ソフトの活用は厚生労働省も推奨する働き方として、多忙なケアマネージャーにおすすめされています。

テレワークなども可能になるため、コロナ禍での働き方改革にもつながるでしょう。

「介護のコミミ」では、事業所ごとの異なるニーズに合った介護ソフトを一括資料請求し比較検討できるのでおすすめです。

ケアマネージャーの業務改善のためにも介護ソフトをぜひご活用ください。

まとめ

厚生労働省が定めているケアプランの「軽微な変更」に該当すれば、通常の手変更続きを省略できます。

該当する変更内容には見え消しで修正するなどの対応が必要です。

ただし、誤って通常の変更処理を「軽微な変更」として扱った場合には罰則規定もあるので注意しなければなりません。

勘違いや間違いをなくすためには、該当する内容や項目を把握しておき変更ごとによく確認することが大切です。

介護ソフトを導入すれば業務の効率化が図れるため、ケアマネージャーの負担を軽減することにもつながるでしょう。

「軽微な変更」にも対応している介護ソフトをお求めの方は、ぜひ「介護のコミミ」を活用して、製品比較の参考にしてください。

参考：厚生労働省「居宅介護支援等に係る書類・事務手続や業務負担等の取扱いについて」　
　　：神戸市保健福祉局高齢福祉部介護保険課「「介護保険制度に係る書類・事務手続きの見直し」に関する本市の基本的・具体的な考え方」

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