【介護ソフト】導入事例を調査！成功の裏には共通点が！

介護ソフトを導入すればどんな効果があるんだろう？成功している事業所はどんな工夫をして、どんなツールを導入したんだろう？

このような疑問にお答えします。­­­

介護ソフトを検討している際に、「本当に介護ソフトを使えば業務改善できるのか？」と疑問を抱く方は少なくありません。

実際、筆者は10年間で約500法人の介護事業所に携わってきましたが、介護職員から「他の事業所では介護ソフトを上手く運用できているの？」と質問をいただくことが多くありました。

そこで、本記事ではインターネット上に公開されている介護ソフトの導入事例をピックアップし、抱えていた課題を浮き彫りにした上で、導入効果を解説していきます。

また、「成功している事業所の共通点」についても解説していくので、ぜひ最後までお付き合いいただければと思います。

なぜ介護ソフトの導入事例を知るべきなのか

「本当にこの介護ソフトを導入すべきなのか？」と悩んだ際に、介護ソフトの成功事例を知ることで、ゴール（目的地）を想像することができます。

具体的には、導入事例からは次の3つを読み解くことができます。

他の事業所がどのように課題を解決したかがわかる

導入事例から、介護ソフトでどのような課題を解決できたかがわかります。

例えば、「高齢職員から介護ソフトの導入に反対されている」という悩みがあれば、その悩みに対して、他の事業所がどのように解決していったかがわかります。

必ずしもその情報が役立つとは限りませんが、一見の価値はあります。

潜在的な課題が見えてくる

導入事例を読んでいるうちに、まだ自分だけでは気が付いていない課題が見えるときがあります。

例えば、介護ソフトの選定基準を「記録のペーパーレスを目指せる介護ソフト」としていた場合でも、導入事例を読みながら「そういえば、未収金管理にも課題があったな・・・」と、気付くことがあります。

このように、導入事例は自分の視野を広げるきっかけにもなります。

導入効果がわかる

導入事例の中には、「月1000時間の削減に成功しました」などと具体的な数値を提示しているケースもあります。

数値は事業所の規模や職員数によって異なりますが、業務改善をイメージする上では非常に役立ちます。

導入事例を参考に、目標設定をする際の目安にすることもできます。

介護ソフトの導入事例3選！結局どれくらい改善するの？

インターネットで情報公開されている100以上の導入事例の中から「抱えていた悩み」「具体的な改善ポイント」が明確な導入事例をピックアップし、要点をまとめた上、筆者独自の視点から「なぜ成功したのか」を説明していきます。

それでは早速見ていきましょう。

【ケースその１】職員のスケジュール管理を一元化！

ヘルパーのスケジュール管理をエクセルで行っていたみたい！しかも、訪問介護と居宅介護（障がい）をそれぞれ別々にエクセル管理していたので、かなり運用が大変だったみたいだね

【ケースその2】テレワークを実施するために介護ソフトを導入！

新型コロナがきっかけでテレワークを実施したいと思ったみたい！でも、介護ソフトを導入する前は事務所で作業するしかなかったみたいだね。

スタッフが自宅でも仕事ができるようにクラウドタイプの介護ソフトを導入した事例です。

クラウドタイプの場合、インターネットさえあればどこでも使用できるため、テレワークの実現が可能になりました。

直行直帰が可能になったため、介護職員の負担軽減にもつながったようです。

本事例の成功ポイントは、テレワーク実現のためのツールとして介護ソフトを選択した点にあります。

テレワークの実現だけであれば、話題の「Zoom（ズーム）」や「チャットワーク」などの無料ツールも選択肢に入りますが、介護ソフトにおいては利用者管理機能だけではなく、記録業務や請求業務など、多岐にわたる作業が一元管理できるため、最もテレワーク実現に効果があると考えられます。

また、「介護＝在宅勤務が難しい」といった固定観念を抱かなかった点においても素晴らしいですね。

【ケース3】他社ソフトでは対応していなかった！

複数のサービスを運営しているものの、元々導入していた介護ソフトでは機能が足りなかったとのこと。やむを得ないから、介護ソフトとは別で給与計算などをしていたみたいだよ

訪問系サービスの給与計算を介護ソフトで一元管理することによって、業務負担を大幅に改善できた事例です。

他の介護ソフトでは、介護タクシーや保険外サービスなどの複雑な給与体系に対応していないため、介護ソフト以外を使わざるを得ない状況だったそうです。

そこで、新たな介護ソフトを導入し、給与計算の一元管理を実現し、職員の労力の軽減できたとのことです。

本事例の成功ポイントは、必要な機能を網羅的に対応している介護ソフトの選定をしっかり行ったことです。

国内には数多くの介護ソフトが存在しますが、複雑な給与体系に対応していない介護ソフトも多いのが現状です。

そのため、運営にぴったり合致したソフトを選定できたことが成功ポイントだと考えられます。

介護ソフトで成功している事業所には共通点がある！

介護ソフトの導入で成功している事業所には共通点があることがわかりました。

この共通点は、失敗しない介護ソフト選びのヒントにすることができます。

それでは一つずつ見ていきましょう。

【その1】とにかく課題が明確！

介護ソフトの導入で上手くいっている事業所は、とにかく課題が明確です。

課題がはっきりしているため、解決までのプロセスと、目指すべきゴールも明確です。

例えば、「スケジュール管理でエクセルと介護ソフトを併用しているため、管理が非常に大変」という課題が見えていれば、スケジュール管理に強い介護ソフトを選べばいい、ということになります。

このように、課題が明確であれば次にすべき行動が見えてくる上、その課題をクリアできたかを後追いすることもできます。

【その2】リスクを極端に恐れない！

介護ソフトの導入には労力がかかります。

操作を覚えることはもちろん、場合によってはデータ移行や設定作業で2か月以上も消費することになります。

しかし、ICT化に成功している事業所は、そのようなリスクは把握しつつも、「導入は大変だけど、なんとか介護ソフトを使いこなそう！」と前向きな姿勢で取り組んでいます。

そのように前向きな事業所は、介護ソフトをしっかり活用すれば莫大な時間が削減できることを知っています。

確かに一時的には大変かもしれませんが、長い目で見ればはるかに大きなリターンが得られることは間違いありません。

【その3】介護ソフトの選定をしっかり行っている！

成功している事業所は介護ソフトをしっかり吟味して選んでいます。

営業マンに言われるがままに介護ソフトを選ぶのではなく、抱えている課題を最も解決できる介護ソフトを自力で探し出しています。

また、介護ソフトは必ず複数を比較検討した上で、しっかりとデモンストレーションを受け、価格や口コミを総合した上で1社に絞り込んでいます。

※介護ソフト選定方法については下の記事をお読みいただければと思います。

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おわりに

今回ご紹介した導入事例のように「成功」するための第一ステップは、課題を明確にすることです。

その上で介護ソフトを選定し、最適な1社を選ぶことになります。

とはいえ、介護ソフトは国内に100種類以上存在するので、その中から最適なソフトを自力で探すのは至難の業です。

そこで、本サイト「介護のコミミ」では介護ソフトのクチコミが多数掲載されているので、介護ソフト選びの役に立つかと思います。

また、気になるソフトがあればそのまま一括資料請求もできるので、ぜひ試してみてください。

最後までお読みいただきありがとうございました。

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