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介護ソフトの選び方完全ガイド【営業泣かせの全手法】

介護ソフトの選び方

介護ソフトの選び方完全ガイド【営業泣かせの全手法】
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結局は何の介護ソフトを選べばいいの?数が多すぎてよく分からない。でも、失敗や後悔はしたくないから選び方は知っておきたい。

このような疑問にお答えしていきます。

「介護ソフトなんてどこも一緒でしょ?」そう考える介護職員は非常に多いです。

しかし、介護ソフトは機能・価格・使い勝手、そして得られる結果まで全てが異なります。

また、選んだ介護ソフトによっては、業務改善どころか、「悪化」してしまうケースも珍しくありません。

だからこそ、「じゃあ、結局どんなソフトを選べばいいの?」と疑問を抱く方も多いので、本記事では「失敗しない介護ソフト選び」を徹底解説していきたいと思います。

さて、本記事の筆者は大手介護ソフトメーカー出身です。(現在は第三者機関として、国内最大級の介護×ICTメディアを運営しています)

約200法人に対して介護ソフトの導入をしてきましたが、そのうち80%以上が「介護ソフトの変更」の案件でした。

介護ソフトを変更する理由は様々ですが、大体が介護ソフト選びで失敗したと悩む方が多いことを肌身を持って感じていました。

そうした経験から、メーカー営業が中々教えてくれない「介護ソフトの選び方」について根拠をもって中立的に説明することができます。

本記事を最後までお読みいただければ、誰でも最適な1つの介護ソフトに出会うことができるかと思いますので、ぜひ最後までお付き合いいただければと思います。

※下の記事は介護ソフトで実現できる業務改善内容をまとめたものです。よろしければあわせてお読みください。

 

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1.なぜ大半が介護ソフト選びで失敗するのか

介護ソフト選びで失敗する人の大半は、正しく介護ソフトを比較できていません。

そして、「正しい比較ができない」理由は、4つの「失敗パターン」に当てはまることが多いです。

今から説明する「失敗パターン」を抑えておくことは、失敗しない介護ソフト選びの第一歩です。

それでは一つずつ解説していきます。

【失敗パターン①】「営業マンの対応が良かった」

よくある失敗パターンの1つ目が「営業マン」で介護ソフトを選ぶことです。

営業マン次第で介護ソフトを決定するのは失敗の元です。

なぜなら、そもそも介護ソフトの導入目的は「課題解決」や「望む結果を得るため」であって、営業マンの対応云々は全く関係ないためです。

もし「最高の介護ソフト」が目の前にあるのに、「営業マンの対応が気に食わないから」という理由で候補から外してしまえば、大きな機会損失を被ることになります。(その場合、速やかに営業マンを変更してもらうことをお勧めします)

しかし、多くの事業所が営業トークに乗せられ、勢いで介護ソフトを契約し、数ヶ月後には後悔しています。

確かに、営業マンが将来的にも面倒を見てくれる、というのであれば「サポート体制」の1つとして評価すべきかもしれませんが、ただそれだけの存在に過ぎません。

1人の営業マンの対応よりも、介護職員の負担を軽減し業務改善することの方が大切です。

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こみたろう

営業としてはなんとか売りたいっていう気持ちが強いだろうね。ちなみに、この記事の筆者は介護ソフトの「元営業マン」だよ!

こみすけ

介護職員には優しい人が多いよね。でも、営業マンを信じすぎる人も多いんだよね。

【失敗パターン②】広告戦略にハマる

経営体力があるメーカーほど、広告戦略に多額の費用を投じています。

例えば、介護ソフトメーカーはGoogleやYahoo、TwitterやFacebookなどに広告を出稿しているため、私達はいつでも介護ソフトの広告を目にする機会があります。

しかし、広告出稿しているのは、比較的大手であることが多いため、小・中規模メーカーの介護ソフトを知ることなく介護ソフトを決定してしまうケースも少なくありません。

確かに、大手介護ソフトが「最適な介護ソフト」になる可能性もありますが、広告戦略をしていない中小メーカーの方が圧倒的に数が多いため、「最適な介護ソフト」に出会える可能性は少なくなります。

大切なのは、メーカーの広告戦略に惑わされることなく、自身の考えで納得して最適な1社を選ぶことです。

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こみたろう

最近では、小・中規模メーカーを中心に「特化型介護ソフト」も増えているよ!例えば、「デイサービス特化」とか「訪問看護特化」とか。

こみすけ

ターゲットを絞り込んでいるってことだね。だからこそ尖った素晴らしい介護ソフトになるんだね。

③「価格の安さ」を第一優先にする

「安さ」が第一優先となっている事業所は高確率で失敗します。

一応誤解が無いようにお伝えしておきますが、筆者としては課題を解決できるのであれば「価格は安いほどいい」と考えています。

しかし、安さを最重要視するあまり、何も業務改善ができず、「ただ介護ソフトを導入しただけ」の事業所はあまりに多いです。

確かに「無い袖は振れない」という意見も分かりますが、介護ソフトは短期的に使うものではなく、5年、10年、もしくはそれ以上の年数使い続けることになるため、長期的な目線で「業務改善」を主として介護ソフト選びをすることが大切です。

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こみたろう

介護ソフトの良し悪しを決めるのは「いかに課題を解決できるか」「望む結果を与えてくれるか」だったよね

こみすけ

一度導入した介護ソフトはなかなか変更しにくいよね。例えばデータ移行とか、操作を覚え直すとか、とにかく手間がかかるからね。

 

もし介護ソフト選びで失敗したらどうなる?

ここからは介護ソフト選びで失敗した場合の影響を説明します。

大きく分けて4つありますが、いずれもよくある話です。

そして、本サイト「介護のコミミ」に投稿されている本音の口コミにも同様の内容が散見されます。

こちらも失敗を防ぐために知っておきたい内容となりますので、ぜひ参考にしてみてください。

【失敗の代償①】課題が解決できない

介護ソフト選びに失敗すると、抱えている課題の解決ができません。

例えば、「介護ソフトA」は課題を10個も解決できる一方で、「介護ソフトB」は2個しか課題解決できないにも関わらず、「介護ソフトB」を選ぶ方はあまりに多いです。

それは、Bの方が価格の安さ、営業トーク、広告戦略の面でA社より長けているからです。

言うまでもなく、選ぶべきは「介護ソフトA」です。

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こみすけ

例えば、「請求時期に事務員二人がかりで請求書に不備がないかダブルチェックしているが、結局不備があった」という課題があったとする

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こみたろう

うんうん

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こみすけ

その課題を解決できるソフトは「エラーチェックがものすごく充実している介護ソフト」だね

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こみたろう

事務員二人がかりで行っていた作業を1人で完結させることができるね!

【失敗の代償②】職員が操作を覚えられない

「多機能な介護ソフト=良いソフト」ではありません。

多機能なほど操作が複雑になり、操作を覚えるのに一苦労します。

とはいえ、課題がたくさんあり解決が難しい場合は「多機能な介護ソフト」が最適なこともあります。

そのため、まずは課題解決を最優先にし、その上で「職員が問題なく操作できそうか」を考えた上で介護ソフトを選ぶことが大切です。

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こみたろう

機能が多いほど価格も高くなる傾向があるよ!

こみすけ

たしかにそうだね。メーカー側からしたら「開発コスト」も多くなるから、結果的に価格も高くなるよね。

【失敗の代償③】想定以上にトータルコストが高かった

介護ソフトによっては、契約後に追加費用が発生します。

例えば、パソコンが故障したことで介護ソフトの「再インストール費用」だったり、法改正に伴う「バージョンアップ費用」などです。

また、メーカーに再操作説明を依頼すると想定以上の費用が請求されることもあります。

そして、月額制の介護ソフトにおいては「値上げ」もありえるため(実際に何社かありました)、介護ソフトを契約する前にトータルコストを予想しておくことも大切です。

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こみたろう

え!?こんなにかかるの?

こみすけ

ってならないように、事前にできるだけ把握しておこうね

【失敗の代償④】サポート体制に不満がある

「コールセンターから6時間も折り返しがなかった」このような声は少なくありません。

介護ソフトメーカーによっては「折返しなしの即答」としているメーカーもあれば、「折返し前提」のメーカーもあります。

また、「電話のみの受付」としているメーカーもあれば、「チャット」で質問できるメーカーもあります。

このように、サポート体制はメーカー毎に全然違うため、介護ソフトを決定する前にしっかり確認することも大切です。

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こみたろう

とはいえ、契約したあとでしか分からないことも多いよね。サポート体制って。

こみすけ

たしかにそうだね。そういうときは、口コミとかを見ると参考になるよ。

2.最適な介護ソフトの選び方を徹底解説【手順は4つのみ】

介護ソフトの選び方には4つの手順があります。

【手順1】課題を発掘

【手順2】候補の介護ソフトを洗い出す

【手順3】介護ソフトを比較

【手順4】総合的に判断

手順1〜4を経て、最終的には1社まで絞り込みます。

ここから説明するのは、最短で失敗なく1社まで絞り込む具体的な方法です。

それでは手順毎に説明していきたいと思います。

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こみたろう

【手順1】〜【手順4】はできれば複数人で行うと効果的だよ!ベストは職種も年齢もバラバラ、感じ方も違うとよりいいね!その理由は手順毎に説明していきます!

【手順1】課題と望む結果を書き出す

まずは課題(もしくは今後想定される課題)望む結果のそれぞれ書き出していきます。

書き出す理由は、介護ソフト選びの「基準(軸)」を明確にするためです。

ここで「課題」と「望む結果」を明確にしておくことにより、「課題解決ができる介護ソフトかどうか」という視点で候補を絞り込むことができるようになります。

課題を書き出すポイントは、普段の仕事内容を思い浮かべながら、「大変だと思ったこと」「改善の余地があると思ったこと」「違和感があったこと」などをどんどん書き出していくことです。

とはいえ、おそらく多くの方が「何が課題なのかわからない」「介護ソフトでどこまで改善できるか分からない」と状況だと思いますので、下の記事を参考にすると課題が見えやすくなります。

記事内では下のように「課題」と「改善後」を29パターンでまとめています。

課題(ビフォー)改善後(アフター)
急遽、会議時に使用する統計資料を作成するように言われたため、過去の情報を引っ張り出してエクセルで1から作成していた。介護ソフトに予め登録されている基本情報や介護記録などを元に、ボタン1つで統計出力が可能になり、大幅な時間短縮ができた。

さて、課題を書き出す上で妨げになるのは「当たり前と思い込んでしまうこと」です。

決して普段の仕事内容を「当たり前」だとは思わず、とにかく手を動かして課題を抽出していきましょう。

その上で、課題を解決した後どうなりたいのか(望む結果)もあわせて書き出していきましょう。

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こみたろう

課題を明確にするのはとても大事!もし思うように課題が出てこなければ、「KJ法」を実践すると良いよ!

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こみすけ

「KJ法」とは、課題を付箋紙などに書き出した上で、課題グループ毎に分類して、それぞれ解決案を考える方法だよ!参考URLを貼っておくね。https://swingroot.com/kj-method/

【手順2】候補の介護ソフトを洗い出す

国内には介護ソフトメーカーが約100社も存在していますが、あなたの事業所に対応している介護ソフトは30社以下です。(小規模メーカーほどサービス種別を限定しているケースが多いためです)

さらに、「クラウド型対応」や「タブレット対応」など、いろいろな条件をつけていけば、さらに候補は少なくなります。

さて、介護ソフトの候補を洗い出す方法として最適なのが「介護のコミミ」という介護ソフト専門のポータルサイトを使う方法です。

国内ほとんどの介護ソフトが掲載されていますが、介護職員が投稿した「本音の口コミ」は介護ソフト選びの参考にすることができます。

また、介護ソフトを様々な条件で絞り込み検索できる上、介護ソフトの比較検討に役立つ「資料」を無料で一括請求することができます。(資料には料金体系なども載っています。)

下のボタンからアクセスしてみましょう。

 

【無料】介護ソフトの絞込み検索をする

 

 

それでは、簡単に使い方を説明します。

ステップ① 条件で絞り込む

「サービス種別」と「目的別」のどちらか、もしくは両方で絞り込み検索することができます。※上の画像は「目的別」の絞り込みです。

「ソフトを探す」というボタンをクリックすれば、ステップ②のように検索結果が表示されます。

表示された介護ソフトこそが、あなたの事業所に対応している介護ソフトの候補となります。

ステップ② 口コミをチェックし、候補外ならチェックを外す

介護職員が投稿した本音の口コミをチェックすることができます。

口コミは「匿名」で投稿されているため、中には辛辣な意見もありますが、それも含めて介護ソフト選びの参考にすることができます。

また、もし気になる介護ソフトがあれば、そのまま無料で一括請求できるので、チェックをつけたままにしておきましょう。

明らかに候補にならない介護ソフトはチェックを外しておきましょう。

ステップ③ 必要事項を記入し、一括資料請求する

あとは入力フォームに必要事項を記入し、送信して終わりです。

数日以内にはメールか郵送で介護ソフトの資料が届きます。

【手順3】介護ソフトを比較検討する

次は介護ソフトを比較検討していきます。

比較の仕方はいくつかあるので、それぞれ説明していきます。

【その1】資料比較する

資料で介護ソフトを比較することで各社の「強み」としている部分が徐々に見えてきます。

例えば、A社は「請求に強い」、B社は「記録に強い」、C社は「操作性が良い」などが見えてきます。

仮に、この時点であなたの課題が「請求」に多いのであれば、「請求に強い」A社は真っ先に候補となります。

このように、「課題解決ができそう」と感じさせる介護ソフトを3〜5社まで絞り込んでいきましょう。

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こみたろう

資料には各社の「強み」だけではなく、料金体系や契約方法、導入までの流れも記載されているよ

こみすけ

資料だけでは分からないこともあるから、それは次の「デモ比較」で明らかにしていくよ

【その2】デモ比較をする

デモを見てみたい介護ソフトが決まったら、各メーカーの問い合わせフォーム(または電話)からデモ依頼をしましょう。

デモを受ける際、最低でも抑えておきたいのは「課題解決ができるかどうか」ですが、できれば次のようなこともチェックしておきましょう。

① 導入実績・導入事例

② 契約後に発生する可能性がある費用

③ 導入までの期間

④ データの移行範囲(介護ソフトを変更する場合のみ)

⑤ サポート体制

⑥ 口コミについて(口コミが正しいかどうか)

もし、上のような質問をする自信が無い方は、下のリンクから「デモ採点チェックシート」がダウンロードできますので、そちらを元にデモを受けましょう。

 

【無料eBook】付録:デモ採点チェックシート

デモが終わったら、各ソフトメーカーに対して見積依頼を忘れずに行っておきましょう。

【手順4】介護ソフト選定会議を行う

介護ソフトの選定会議を行おう

この時点で手元には「資料」と「見積書」があり、「課題解決できるソフトかどうか」という認識も備わっているはずです。

すでに介護ソフトを1社まで絞り込む材料は揃ったので、次は介護ソフト選定会議を行います。

介護ソフト選定会議では最低でも次のようなことを話し合います。

・ 抱えている課題はどれくらい解決できそうか

・ 「課題解決」以外にも、魅力的な機能や提案があったか

・ 介護職員の多くが問題なく操作できそうか

そして、「見積書」を確認しながら、費用対効果(コストパフォーマンス)についても改めて話し合い、できるだけ全員が納得できた状態で「最適な介護ソフト」を決定します。

もし、1回の介護ソフト選定会議だけでは決定できなかった場合、何度開催しても問題ありません。

また、スタッフ同士の意見が食い違い、話が前に進まない場合、【手順3】に戻って介護ソフトの比較検討から行ってもいいでしょう。

ここで最も重要なのは、曖昧な考えで介護ソフトを導入するのではなく、自身や仲間ができるだけ納得した上で最適な介護ソフトを決定することです。

なぜなら、介護ソフトを導入した後(運用立ち上げ)に大きく影響を及ぼすためです。

スタッフが介護ソフト導入に前向きになればなるほど、導入後の運用もうまくいくケースは多いため、できる限り納得してもらえるように進めていきましょう。

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こみたろう

最適な介護ソフトに出会えれば、とっても大きな業務改善を実現することができるよ!介護ソフト選びはラクではないけど、時間をじっくりかける価値あることだとおもって頑張ろう!

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こみすけ

介護ソフトはたくさんあるけど、今回の内容を元に最適な介護ソフトを見つけましょう!

 

【2020年】介護ソフトおすすめ人気ランキング10選【口コミで自動集計】

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