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介護ソフトの選び方完全ガイド【営業が教えてくれない全手法】

介護ソフトの選び方

介護ソフトの選び方完全ガイド【営業が教えてくれない全手法】
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介護ソフト選びで失敗しないために、どうやって介護ソフトを選べばいいんだろう?数も多くて何が良いのかよく分からないし、メーカー営業もいいことしか言わないし・・・

このような疑問にお答えしていきます。

 

介護ソフト選びで失敗する人は後を絶ちません。

運営にピッタリあったソフトを導入できず、かえって業務悪化を招く結果となっています。

例えば、残業時間の増加、記録の質の低下、職員の離職・・・など様々な問題が発生します。

そのため、「失敗しない介護ソフト選び」が非常に重要になります。

とはいえ、介護ソフトの選び方が分からない方は非常に多いと思うので、本記事では100種類以上ある介護ソフトから最適な1社を選ぶための方法を説明していきます。

本記事の筆者は大手介護ソフトメーカー出身の元営業マンですが、いまは第三者機関として介護ソフト口コミメディア「介護のコミミ」の運営者として活動しているため、本音で介護ソフトの選び方を説明することができます。

また、介護ソフトの選び方を【手順1】~【手順5】に分けて1つずつ説明していきますが、だれでも確実に「失敗しない介護ソフト選び」を実現できる内容になっています。

5分程度で読むことができる内容ですので、ぜひ最後までお付き合いいただければと思います。

筆者プロフィール

大手介護ソフトメーカー出身。介護・福祉の500法人以上に対し、ICTツールを導入支援を行う。介護業界にICTを普及すべく、第三者機関として「介護のコミミ」を立ち上げる。オープン3か月後には月間1万人以上の介護職員にアクセスされるメディアに成長。

 

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今回の内容
  1. 介護ソフトを選ぶ手順【全5ステップ】
  2. 介護ソフト選びの失敗が招く「悲劇」
  3. 介護ソフト選びで最も大切なこと

介護ソフトを選ぶ手順【全5ステップ】

ここから、最適な1社まで介護ソフトを絞り込む方法を説明するため、1つずつ手順を説明していきますが、その前に「なぜあなたは介護ソフトを必要としているのか」を明確にしておく必要があります。

課題がある程度明確になっていれば、これから説明する手順1~5がより効果的になります。

そのため、課題を抽出することからスタートしましょう。

課題の抽出方法に関しては下の記事で解説していますが、ざっくりでも課題が分かっていれば読む必要はありません。

それでは手順をそれぞれ見ていきましょう。

【手順1】対応しているソフトを絞り込む(目安:100社→20社以下)

まずは100種類もある介護ソフトの中から、運営しているサービスに対応している介護ソフトを抽出しましょう。

例えば、デイサービス単体を運営している場合、下のリンクから「通所介護」と「記録に対応している」で絞り込みをすると18社まで絞り込むことができました。

そのまま資料一括請求もできますが、とりあえず候補を絞り込むだけでもOKです。

介護ソフトの絞り込みページはコチラ

【手順1】介護ソフトの候補を絞り込む

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こみたろう

まずは「森」を見るところからスタートだね!どんどん候補を絞り込んでいこう!【手順2】からはさらに絞り込んでいくよ!

 

【手順2】口コミで候補で絞り込んで一括資料請求する【目安:20社→10社】

次は口コミや評判で候補をさらに絞り込んでいきます。

下の画像のように、先ほどのページから口コミをチェックすることができます。

投稿されているのは「先輩ユーザーからの本音口コミ」なので非常に参考になります。

中には口コミが投稿されていない介護ソフトもありますが、口コミが投稿されていないのは、比較的リリースされて新しい介護ソフトという理由もあります。

迷った場合は、無理に候補を絞り込む必要はありませんが、目安としては大体10社から15社程度までは絞りこんでおきたいところです。

絞り込んだあとはそのまま一括資料請求しましょう。

次の手順は資料比較とデモ依頼に移っていきます。

【手順2】介護ソフトを口コミで絞り込む

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こみたろう

とりあえずここまではネットで候補を絞り込むことができたね!次からはネットではなくリアルで比較していくから、情報収集のためついでに一括資料請求をしておこう

 

【手順3】資料比較をした上でデモ依頼をする【目安:10社→5社以下】

ここからはネットではなく、リアル(現場)で選定をしていきます。

すでに候補を10社~15社程度まで絞り込めたと思いますが、ここからは資料比較を行い、各社の強み(メリット)を把握していきます。

資料からは次のようなことがわかります。

・料金体系(または契約方法)

・導入までの流れ

・画面イメージ

・メーカーがPRしている「機能」

・サポート体制

資料にはメーカーがここぞとばかりにPRポイントを盛り込んでいるため、資料比較をすることで各社の強み(メリット)が明確になってきます。

例えば、メーカーによっては「安さ」をPRしているところもあれば、「記録の電子化にとにかく強い」とPRしているところもあります。

それぞれのPRを把握した上で、あなたのニーズに照らし合わせ、大体5社程度まで候補を絞り込みましょう。

その後、デモ依頼をそれぞれ電話または問い合わせフォームから行っていきます。

こみすけ

資料だけをみても「弱み」は中々わからないから、必要に応じてもう一度口コミをチェックしたり、メーカーに問い合わせしてみよう!

 

【手順4】デモを受けて見積依頼をする【目安:5社→3社】

デモ比較をしよう

いよいよデモを受けることになりますが、1社あたりの目安は1時間程度で十分です。

言い換えれば、1時間以下でしっかり理解できる内容の介護ソフトであることが重要です。

(すぐに理解できない介護ソフトは、導入後にいろいろと苦労します。)

また、次の手順では「介護ソフト選定会議」を行いますので、できればデモは1人で受けるのではなく、複数名で受けることをおすすめします。

デモを受けたら、それぞれのメーカーに見積依頼をしましょう。

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こみたろう

デモを採点する際に、下の無料eBookに付録されている「デモ採点チェックシート」を使ってみよう!

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【手順5】介護ソフト選定会議を行う【目安:3社→1社】

介護ソフトの選定会議を行おう

介護ソフトの選定会議を行います。

デモと見積内容をもとに、最適だと思われる1社を選びます。

打ち合わせの際には次のような資料やデータを用いるといいでしょう。

・各社の見積書

・カタログや提案書

・事業所が困っていること

・デモ採点チェックシート(無料eBookに付録)

・「介護のコミミ」に投稿されている口コミ

大切なのは総合的に判断するということです。

「価格が安いから一番いい」という単純な判断ではなく、機能やサポート面も評価した上で、最もコストパフォーマンスが高い介護ソフトを選定しましょう。

もし選ぼうとしている介護ソフトが高価であっても、課題を大幅に解決できるソフトであれば「買い」になります。

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こみたろう

ここまでくれば最適な1社に出会えたはず!良い介護ソフトに出会えれば、下の記事のように月々20万円もコストカットすることもできるよ!

 

 

介護ソフト選びの失敗が招く「悲劇」

良い介護ソフトに出会うことができれば、大幅な業務改善が実現可能です。

その反面、介護ソフト選びに失敗してしまえば「悲劇」が待ち構えています。

失敗してしまう大半の原因は、介護ソフト自体が悪いというよりも、事業所とソフトのミスマッチによるものです。

そのため、本記事で説明したような介護ソフトの選び方が重要になりますが、もし「失敗」した場合どのようなことが起こるかを説明していきます。

これから説明する内容は反面教師としていただき、成功につなげるための糧(かて)にしていただければと思います。

介護職員が辞める

導入した介護ソフトが原因で退職する職員は存在します。

例えば、次のような理由があります。

・ソフト導入してからの方が業務が大変になった

・操作が覚えられず、ついていけなくなった

ただ、どんなに対策しても辞めてしまう可能性はあります

新しい仕組みや環境についていけず、職員が退職してしまうことは珍しくありません。

しかし、退職されるリスクを極力減らすためには、やはり最適なソフトを選ぶことが重要です。

どんなに覚えるのが大変なソフトだとしても、使いこなせば大幅な業務改善(自身が楽になる)と分かれば、職員は「いまは大変だけど何とか操作を覚えよう」と前向きになります。

介護ソフトの変更がとにかく大変

介護ソフトの変更には相当の労力がかかります。

例えば次のような労力が必要です。

・データ移行作業

・新しいソフトの操作を覚える

特にデータ移行は大変です。

例えば、今までケアマネがせっせと入力してきた「計画書」が新しいソフトに移行できないために、一から手入力するというケースは珍しくありません。

仮に利用者30名分の最新の計画書や利用・提供表をデータパンチする場合、1人30分程度だとしても900分もかかることになります。

実地指導から強い指摘を受けることも

介護ソフトが変われば運用も変わります。

また、今まで出力していた帳票類のレイアウトも変わります。

帳票のレイアウトに関しては、ただ「見た目」が変わるだけなら「慣れ」でなんとかなるかもしれませんが、介護ソフトによってはそもそも必要な項目がないということもあります。

そのため、場合によってはわざわざエクセルやワードで作り直す必要があります。

項目の抜け漏れを実地指導等で指摘されないためにも、介護ソフトをしっかり見定めなければなりません。

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こみたろう

介護ソフト選びは重要!だからこそ、面倒だと思わずしっかり納得できるソフトを導入しよう!

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