介護ソフトで失敗した事例10選【失敗しない方法も解説】
介護ソフトの選び方
介護ソフトを導入するリスクはないの?どんな失敗があるの?
このような疑問にお答えしていきます。
――――思っていたものと違った――――
介護ソフトを導入して数ヶ月経った頃にそんな言葉を漏らす事業所
「これで業務改善できる」と希望を持って介護ソフトを導入したものの、思ったような効果が出せず、想定以上の労力とコストがかかってしまい後悔する人は非常に多いのです。
さて、本記事では介護ソフトの「失敗事例」を１０個ご紹介していきますが、いずれもかなりリアルな失敗事例です。
一見ネガティブに思える「失敗事例」ですが、起こりうる失敗を知っておくことは今後の失敗を避けることにつながります。
「
また、本記事では失敗事例だけではなく、失敗しない方法についても説明していきます。
5分程度で読める内容なので、ぜひ最後までお付き合い下さい。
大手介護ソフトメーカー出身。携わった介護・福祉事業所は余裕で1000を超えました。介護ソフトの切替提案も数多くこなしてきましたが、ソフトの切替を決意した介護事業所のきっかけは「失敗」と「後悔」が殆どでした。そのような方々の話を元に執筆していますので、ぜひ参考にしていただければと思います。
介護ソフトを導入した方が良いと聞くけど、導入した場合のメリット・デメリットが知りたい！
そんな方のためにこの資料では、介護ソフトの選び方から導入まで効果的な方法を紹介しています！
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ソフト選びでもう失敗しない！
介護ソフト導入の手引きを読む
こんな介護事業所は失敗する!失敗理由10選
介護ソフトを導入して失敗した事例を１０個ご紹介します。
先にお話しておきますが、いずれも契約前に知っていれば失敗を避けることができた内容ばかりです。
それでは一つ一つ見ていきましょう。
①データ移行が全然できなかった
これは介護ソフトの変更で起こりうる失敗です。
詳しくは下の記事で解説していますが、基本的に介護ソフトから介護ソフトへのデータ移行は「基本情報のみ」です。
（ここでいう基本情報とは利用者名や住所、電話番号、親族関係者情報のことです）
メーカーによっては計画書データや記録データまで移行できることもありますが、基本的には無償ではなく多額の費用が発生するケースが多いです。
そのことを知らず、すべてのデータ移行ができると勘違いしている人も多くいますので、通常は「基本情報のみ」ということを覚えておきましょう。
②操作が複雑すぎて、職員が操作を覚えられない
介護ソフトを選ぶ際、多くの人がデモンストレーションやプレゼンを受けますが、その魅力的な内容に必要以上に希望を抱く人も大勢います。
営業マンはいとも簡単に介護ソフトを操作して見せ、介護職員も「すごく簡単そう」と希望を抱きますが、実際に使ってみると中々うまくはいきません。
せっかく希望をもって介護ソフトを導入したにも関わらず、介護ソフトを使いこなすことができず、宝の持ち腐れになってしまうケースが後を絶たないのです。
③完全ペーパーレスができると思っていたが、結局紙運用に
ペーパーレスを目指す事業所は多いものの、ほとんどの事業所は実現できていません。
大きな理由は次の通りです。
・結局、紙の方が便利だった
・必要な帳票が介護ソフトから出力できなかった
・運用上、どうしても紙運用しかなかった
完全ペーパーレスを実現できている事業所と、そうでない事業所の大きな差はペーパーレス化に対する知識と意識の差です。
実現できている事業所は、介護ソフトを選定するところからしっかり行い、そのうえで運用立ち上げまで労力をかけて行います。
一方で、実現できていない事業所は、介護ソフトさえ導入すればなんとかなると考えています。
④想定以上にコストがかかってしまった
営業マンから提示された見積書通りにいくとは限りません。
契約後、パソコン入替作業や法改正、再操作説明などコストが発生しうるタイミングが多々あります。
ただ、それを知らずに介護ソフトを契約し、どんどんコストが膨れ上がってしまうことがあります。
これも契約前にしっかり確認していればいいのですが、それを知らずに契約し、後悔するケースも非常に多いです。
⑤コールセンターが全然つながらない
請求時期である１日～１０日はコールセンターが混みあいます。
何度コールセンターに電話をかけても「ただいま混みあっております」などのアナウンスが流れ、数時間後に折り返しがあるいうケースも珍しくありません。
ただ、介護ソフトメーカーによって対応が異なりますので、契約前にはコールセンターの応答率や待ち時間に関しては確認しておきましょう。
⑥ソフトの動作や起動がとにかく遅い
介護ソフトによって動作スピードが異なります。
サクサクと動くソフトもあれば、画面切替に１秒～２秒かかるソフトもあります。
動きが遅いソフトはストレスが溜まったり、そもそも操作時間が長引いたりするので、動作スピードは非常に重要なチェックポイントです。
厳密にいえば、パソコンのスペックだったり、ネットワーク状況も関わりますが、デモや体験会などで動作スピードは確認しておきましょう。
動作スピードはソフトだけじゃなくて、パソコンスペックやネットワークにも依存するからトータルで考えてみよう！
⑦選んだ介護ソフトが時代の流れについていっていない
介護ソフトの役割は毎年変化しています。
10年以上前は「介護ソフトは請求するためのソフト」でしたが、ここ数年では「介護ソフトは請求はできて当たり前、記録まで行いたい」というニーズが高まっています。
また、最近では「ベッドセンサーや介護ロボットと連携させたい」という声も多く上がってきています。
このように年を重ねるごとにニーズは変化していますが、その流れに対応した介護ソフトもあれば、そうではないソフトもあります。
最近出始めているのは「特化型介護ソフト」だよ！一部のサービス種別にしか対応していないけど、かなり尖った内容になっているソフトだね。Aソフトでは請求業務を行い、Bソフトでは記録を行い・・などと使い分けるところも増えているよ！
⑧バグの発生やメンテナンスが多すぎる
介護ソフトによっては毎月バグやメンテナンスが発生し、「月平均６時間も介護ソフトが使えない」という声も聞こえています。
本サイト「介護のコミミ」には多数の口コミが寄せられていますが、バグやメンテナンスに頭を悩ませている事業所が多いように見受けられます。
事業所側にとってバグやメンテナンスはコントロールできない事象ではありますが、事前に口コミや評判などで確認しておきたいポイントです。
⑨市区町村で定められているレイアウトに対応していなかった
国内には様々なアセスメント様式や報告資料のレイアウトが存在しますが、ソフト側が対応していないというケースも多いです。
例えば、障害福祉サービスにおける「移動支援」や「日中一時」は市区町村ごとに帳票レイアウトが異なります。
ソフトによっては完璧に対応していますが、対応していないソフトを選んでしまうとWordやExcelでがんばって作成する必要があります。
⑩法改正の対応が遅い
介護・福祉業界と切っても切れないのが「法改正」です。
事業所側にとっても大イベントなわけですが、それは介護ソフトメーカーも同様です。
法改正により、サービスコードや算定条件が変更になればソフト側も大幅に改修しなければなりません。
そのため、開発力によって法改正の対応スピードが異なるといっても過言ではありません。
とあるケアマネは「法改正対応が遅すぎてサービス提供事業所に迷惑をかけることになった」と嘆いていたように、意外と重要なポイントだということを認識しておきましょう。
先輩の失敗から学ぶ「失敗しない方法」
失敗理由に共通することがあります。
それは介護ソフトを契約する前に、知っておくべきことを知らなかったということです。
とはいえ、「実際に使ってみないとわからない」
そこで、ここからはリスクを下げる方法を3つ説明します。
・展示会や体験版などで実際に触れてみる
・最低でも3〜5社は比較検討する
・契約前に全ての疑問を解消する
それぞれ解説していきます。
展示会や体験版などで実際に触れてみる
国内では様々な場所で展示会が開催されています。
「HCR（国際福祉機器展）」や「ケアテックス」が有名ですが、数多くの介護ソフトが出展されています。
開催される展示会の規模にもよりますが、５社～１０社程度は出展していることが多いです。
展示会の良いところは、実際にソフトを触らせてもらえるということです。
また、一気に複数のソフトを比較検討することができます。
もし可能であれば、介護ソフト選びのリスクを下げるために参加してみるといいでしょう。
最低でも３～５社は比較検討する
介護ソフト選びで失敗するパターンの多くは、ソフトをきちんと比較検討していないということです。
ソフトの強み・弱みは比較検討することで浮き彫りになるため、「失敗」や「後悔」を避けるためには比較検討は必ず行ったほうが良いです。
ただ、国内には80以上の介護ソフトが存在するので、すべてを検討するのは時間的にも労力的にも難しいと思います。
そのため、介護のコミミでは介護ソフト検索機能を実装していますので、よろしければぜひ使ってみてください。（当然無料です）
必要であればそのまま資料請求もできます。下のボタンからどうぞ。
契約前に全ての疑問を解消する
今回ご紹介した「10個の失敗」を避けるためには、介護ソフトメーカーの営業に的確な質問をする必要があります。
質の高い質問は失敗リスクを下げるだけではなく、良い介護ソフトに出会うことにもつながります。
もし「なんの質問をしていいか分からない」という場合は、無料eBookに「営業トークに騙されない質問」が詳細に記載してありますので、よろしければそちらも併せてごらんください。
【まとめ記事】介護ソフトで後悔しないために読んでほしい記事9選
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この記事の筆者・監修者
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【著者】早坂祐哉
大学卒業後、大手介護ソフトベンダーに7年間勤務。年間約50法人に介護ソフトを新規販売し、最年少で営業成績1位を獲得。課題抽出から業務改善に関するコンサルティング経験も多数。後に、「介護のテクノロジーを最適化する」という理念のもと（株）GiverLinkを設立し、同メディア「介護のコミミ」を通じ、月間3万人の介護職員に情報発信をしている。
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