【介護ソフト】95種類！基礎知識から選び方まで徹底解説！

このような疑問にお答えしていきます。

国内には約100種類の介護ソフトが存在します。

あまりにも介護ソフトの種類が多いため、「選び方がわからない」と悩んだ上、結局は「選んだソフトで失敗した」と後悔する人はたくさんいます。

このような課題を解決するためには、介護ソフトに関する最低限の知識を身に着けるしかありません。

さて、本記事の筆者は大手介護ソフトメーカー出身です。　

10年間で500以上の介護法人に介護ソフトの導入支援をしてきましたが、その経験を元に会社を設立し、毎月数万人にアクセスされる「介護×ICT」の専門メディア（介護のコミミ）を運営しています。

そのため、本記事では第三者機関の立場から介護ソフトの基礎知識から始まり、選び方や注意点などをすべて解説していきます。

最後までお読みいただければ、最適な介護ソフトに出会うことができ、結果的には大幅な業務改善につなげることができますので、ぜひ最後までお付き合いください。

1. 介護ソフト（介護システム）とは

介護ソフト（介護システム）とは、介護・福祉事業所が日々の業務効率を向上・改善するために用いるソフトウェアのことです。

介護ソフトを使えば、介護記録のペーパーレス化を実現できたり、請求データの自動作成や高度なエラーチェックで返戻や過誤を減らすこともできます。

また、結果的には職員の残業時間を減らせたり、職員満足度が向上することで離職率の低下に貢献することもできます。

このように、介護ソフトには様々な可能性がありますが、本章では基礎知識として導入目的や改善内容、用意すべき環境などを一つずつ分かりやすく解説していきます。

1-1. 介護ソフトを使用する目的と改善ポイント

介護ソフトを導入する主な目的は業務効率を大幅に向上させることにあります。

人力で行っていた作業を介護ソフトでICT化することにより、業務効率を大幅に向上させ、業務時間を削減し、捻出できた時間を利用者のケアなどに充てることができます。

例えば、介護業界においてサービス残業は「当たり前」という風潮がある中で、その大きな原因は書類作成だと言われています。

まさにその書類作成こそ、介護ソフトが得意とする分野です。

出典：『全労連介護労働実態調査』（全国労働組合総連合）

また、介護ソフトをしっかり活用できている事業所は、残業がないどころか、利用者へのケアの質も高く、職員の離職率も低い傾向にあります。

例えば、岩手県にある株式会社航和は「2019年全国中小企業クラウド実践大賞」を受賞していますが、介護ソフトを導入することで月1,200時間も削減し、離職率も28％から8％まで減少させています。（参考記事：https://www.kouwa.iwate.jp/files/info_20200512_02.pdf）

他にも多々導入事例がありますが、どのような事業所でも月20万円以上の導入効果があると筆者は考えています。

下の記事では、具体的な実例を元に、月20万円以上の業務改善をするための具体的な方法を記しています。

1-2. 介護ソフトの導入方法は2種類

介護ソフトは主にパソコンかタブレット（iPad）で使用することができます。

中にはスマホでも操作できる介護ソフトもありますが、大体はパソコンかタブレットとなります。

また、導入方法はオンプレミス（インストール型）とクラウド（ASP型）の2種類だけです。

どちらがいい、というわけではなく、それぞれ一長一短あります。

介護ソフトによっては、オンプレミスとクラウドのどちらにも対応していますが、ほとんどの介護ソフトはどちらか一方にしか対応していません。

そのため、もし検討している介護ソフトがあったら「オンプレミス」なのか、「クラウド」なのかはしっかり調べておく必要があります。

また、よくある勘違いとして「クラウドだから安いんでしょ？」と思う方も多くいますが、実際はオンプレミスの方が安い場合もあります。

例えば、法人内にサーバーを設置するよりも、クラウドの方が高いということは珍しくありません。

言ってしまえば、動作環境のメリット・デメリットはメーカーによって全然違うということになります。

とはいえ、各メーカーで共通するメリット・デメリットは確かにあるので、詳しくは下の記事を参考にしてみてください。

1-3. 使用端末は主にパソコンかタブレット

介護ソフトは主にパソコンかタブレットで動作します。

パソコンであれば、ほとんどの介護ソフトはWindows（ウインドウズ）で動作しますが、クラウド型の介護ソフトの中には、Macでも動作可能なソフトも存在します。

また、タブレットはiOSを搭載した「iPad」に対応している介護ソフトもあれば、Android（アンドロイド）OSに対応している介護ソフトもあります。

介護ソフトによって対応機種は異なるので、介護ソフトを導入する前には必ず確認しておきましょう。

タブレット運用が非常に注目を集めている

最近では業務効率を向上させるために、タブレットを導入する事業所が増えてきました。

いちいちパソコンがある事務所まで戻らず、その場で思い立った時に記録入力できるタブレットは非常に重宝されています。

例えば、利用者とふれあいながらタブレットで記録を入力したり、写真を撮ったり、レクリエーションに活用することもできます。

このように様々な活用方法がありますが、弊社が独自アンケートを実施した結果、タブレットを活用している事業所は非常に職員の満足度が高いことがわかりました。

これは「介護のコミミ」チームが200法人に対し独自にアンケートした結果ですが、約7割の介護・福祉事業所がタブレット活用に満足していることがわかりました。

一方、約4割はパソコンのみの運用に対して「満足していない」と答えています。

詳しくは下の記事をご覧いただければと思います。

しかし、タブレット運用にはメリットが多い一方で、デメリット（注意点）も存在します。

念のために下の記事も参考にしてみてください。

1-4.介護ソフトのセキュリティは強固

介護ソフトには様々なセキュリティが施されています。

例えば、情報の改ざん、盗聴、なりすましなどを防ぐデータ通信暗号化（SSL/TLS）が適用されています。

また、介護ソフトメーカーが管轄している「データセンター」は24時間の監視体制がある上、自動バックアップ等の対策が施されています。

そのため、「介護記録を紙運用するよりも、介護ソフトで運用した方がセキュリティ的に安全」と考える人は少なくありません。

実際、紙運用には3つのリスク（紛失のリスク・消失のリスク・改ざんのリスク）があるため、リスクを減らす上で介護ソフトをメインにした運用は適していると考えられます。

セキュリティに関する詳細情報は下の記事を参考にしてみてください。

2. 介護ソフトのシェア率

介護ソフトには約30年の歴史がありますが、老舗メーカーと呼ばれるところもあれば、生まれて5年未満の新進気鋭の介護ソフトメーカーも存在します。

また、介護ソフトをリリースして経過した年数とシェア率は切っても切れない関係性があります。

例えば、老舗メーカーとして有名なワイズマンとNDソフトにおいては、他社よりもシェア率は非常に高いことが分かります。

上の円グラフは、「介護のコミミ」チームが独自調査した結果ですが、シェアの上位3社だけで全体の30％を占めていることが分かりました。

2019年5月に行った調査結果では、次のようなシェア率でした。

メーカー側が公式ホームページで公開している内容を一つ一つチェックし、ランキング形式にしました。

順位	シェア率（導入事業所数）	ソフト名（会社名）
1位	11.1％(42,000件)	ワイズマン（ワイズマン）
2位	10.8％（40900件）	ほのぼのシリーズ（NDソフトウェア）
3位	6.1％（23,000件）	カイポケ（エス・エム・エス）

1点注意したいことがあります。

それは、導入実績はあくまでメーカーの自己申告であるため、導入実績のカウント方法もメーカーによって異なるという点です。

例えば、Aメーカーでは「事業所番号で実績をカウント」しているケースもあれば、Bメーカーでは「建物毎にカウント」しているケースもあります。

当然ながら、その場合Aメーカーの方が実績は多く見えることになります。

そのため、シェアに関してはあくまで参考程度にすることが重要です。

ただ、それでもシェアが高いことによるメリット・デメリットがあることも事実ですので、詳細に知りたい方は下の記事も併せて読んでみてください。

シェアランキングも10位まで取り上げています。

3. 介護ソフトの価格（料金）

介護ソフトの料金はピンキリです。

安いソフトでは月額数千円程度で使用できるソフトもあれば、高額なソフトでは月額数十万のソフトも存在します。

また、ソフトによっては、「一律月額〇〇円」としているところもあれば、「パソコン〇台で〇〇円」と価格計算しているソフトもあります。

そのため、初めて介護ソフトを選ぶ人にとっては「結局選んだ介護ソフトが高いのか安いのか、適正価格なのかわからない」と悩む人も少なくありません。

そこで、ここからはそんな介護ソフトの「価格相場」や、「料金体系」、「購入方法」、「無料体験版の有無」あたりについて解説していきます。

3-1.介護ソフトの相場価格

介護ソフトの相場は規模に応じて変化します。

例えば、パソコン１台あれば十分な規模の事業所と、パソコン１００台が必要な事業所では、価格に雲泥の差があります。

そのため、次の図では小規模、中規模、大規模と3つに分類した上で、それぞれの相場観を上の図のように算出してみました。

これはあくまでザックリとした相場観ですが、「介護のコミミ」に掲載されている介護ソフトの平均値をそれぞれ反映した数値になっています。

この相場を決定する要因は大きく分けて次の3つです。

当然ながら、介護ソフトによって大きく金額は異なりますので、必要に応じてメーカー側に問い合わせてみましょう。

介護のコミミでは、介護ソフトの相場が知れる介護ソフト料金シュミレーターを公開中です。

料金相場を知りたい人は是非ご活用いただくことをおすすめします。

下の記事には、相場に関することだけではなく、比較的安い介護ソフトも紹介しているので、気になる方はぜひ合わせてお読みください。

3-2.料金体系は主に3種類

介護ソフトの料金体系は主に「月額制」「使用権」「買取版」の3種類です。

それぞれメリット・デメリットがあり、介護ソフトによって採用している料金体系は異なります。

上の表からわかるように、それぞれメリット・デメリットがあるため、どれが1番いいとは言い切れません。

しかし、最近では「買取版」を採用している介護ソフトメーカーは徐々に減りつつある印象です。

最近増えてきたのは「月額制」ですが、大手メーカーの多くは「使用権」を採用していたりします。

3-3.　購入方法は直販か販売店経由

介護ソフトを購入するためのルートは主に2つです。

1つは介護ソフトメーカーから「直接購入（直販）」です。

もう1つはメーカー側が提携している販売店から購入する「販売店経由の購入」となります。

メーカーによっては、「直販」しか行っていない場合や、どちらも採用している場合もありますが、やはりそれぞれメリット・デメリットは存在します。

ここで大切なのは、ただ単純に「余計な手数料がかからないから直販がいい！」と判断するのではなく、自法人にとってどちらが最適なのかを考えることです。

例えば、介護ソフト以外の課題（例えば、パソコンの調達やネットワーク設定等）がない場合は、直販で問題ありませんが、トータル提案が必要な場合は販売店を挟んだほうが良いこともあります。

とはいえ、先述の通りメーカーによって「直販」か「販売店経由」かは異なりますので、事前に確認が必要になります。

3-4.　無料体験できるソフトもある

国内約100種類ある介護ソフトのうち、無料体験に対応している介護ソフトは20社程度です。

無料体験を使う最大のメリットは、本契約前に介護ソフトを試すことができる点にあります。

実際に介護ソフトを操作し、良ければ本契約し、悪ければ契約しないという判断ができます。

しかし、ここで注意すべきなのは必ずしも「無料体験できるソフト＝最高のソフト」ではないと認識しておくことです。

なぜなら、無料体験に対応しているのは介護ソフト全体の20％程度ですので、残りの80％の介護ソフトの中に、運営にぴったり合致する最高の介護ソフトが潜んでいるかもしれないからです。

無料体験ができるソフトは下にまとめているので、そちらも合わせてお読みいただければと思います。

3-5.　介護ソフトによっては補助金・助成金も使える

介護ソフトによっては、補助金や助成金を使用することができます。

最もメジャーなIT導入補助金であれば、審査を通過すれば購入金額の1/2の支給となります。

上限金額などは毎年異なりますが、気になっている介護ソフトがあれば検討してみてもいいでしょう。

しかし、補助金が使用できる介護ソフトの数が少なかったり、リースが組めなかったり、報告義務があったりなどとデメリットもあるため、総合的に判断する必要はあります。

詳しくは下の記事で説明しているので、気になる方は併せてお読みください。

4. 介護ソフトの機能

介護ソフトを選ぶ上で最も重要なのが「機能」です。

介護ソフトによって機能が全然違うので、どこまで何を求めるかが重要になります。

とはいえ、機能を選定する知識がなければ、「何がいいのか結局分からない・・・」という状態に陥るので、分かりやすく説明していきたいと思います。

具体的には、まずは介護ソフトの機能を3つに分類してそれぞれ説明した上で、話題の「ICT・IoT連携」に触れつつ、音声入力などもご説明していきたいと思います。

さらに詳しく機能を知りたい方は、下の記事でも解説していますので併せてお読みください。

4-1. 介護ソフトの機能は主に3つ｜請求・計画・記録

介護ソフトには様々な機能がありますが、ここでは大きく分けて「請求」「計画」「記録」の3つに分類してそれぞれ説明していきます。

先述した通り、これらの機能を使う理由は、大幅な業務改善や効率アップを目指すためなので、できれば今抱えている「課題（もしくはこれから想定される課題）」と照らし合わせながら、ここから読んでみてください。

【請求】重要なのは正確かつ素早く行えること（人力を減らす）

介護ソフトの請求機能を使えば、次のようなことが実現できます。

請求データを作成する上で重要なのは、正確かつ素早く行えることです。

また、できる限り人力ではなく、介護ソフトに任せられるかどうかも重要です。

例えば、介護ソフトを使えば、利用者の口座から利用料を引き落とす際に、いちいち手入力で「34,000円・・・」などと集金代行のWebページで金額を手入力する必要はありません。

介護ソフトから出力される金額データを、そのまま集金代行のWebページにアップロードするだけで「自動引き落とし」が完了する上、引き落とされた後に発行される「通知データ」を介護ソフトに取り込むことで「入金チェック」まで完了します。

このように、できる限り人力を減らすことで、時間削減になるだけではなく、ヒューマンエラーの防止や、請求担当者のストレス軽減にも効果があります。

【計画】重要なのはPDCAサイクルを素早く回せること

介護ソフトにはアセスメントから始まり、計画作成、モニタリング、支援経過記録など様々な機能に対応しています。

進捗管理もできるため、何をいつまでに作成しなければならないのかが瞬時にわかります。

また、素早く質の高いプランを作成できるように、様々なアシスト機能も搭載されています。

例えば、アセスメントからケアプランへの「連動機能」や、「例文マスタ機能」など様々です。

中には「AI」が最適なプランを提案してくれる「AIケアプラン」に対応しているソフトもあります。

このような機能は介護ソフトによって大きく異なりますが、いずれにしてもPDCAサイクルを素早く正確に回していくために役立ちます。

【記録】重要なのは質の高い記録をいかに素早く作成できるか

介護ソフトによって大きく機能差があるのは、この記録機能です。

バイタル、食事、入浴、排せつ・・・など様々な記録をいかに正確に素早く行うことが重要ですが、介護ソフトには次のような機能があります。

他にも多々機能はあります。

例えば、利用者が3日以上排せつしていない場合、自動的に「排せつ異常の可能性」としてアラート表示がされることで、リスク軽減を実現することもできます。

詳しくは下の記事で解説しているので、気になる方は合わせて読んでみてください。

4-2.介護ソフトは介護ロボットや他ソフトと連携できる！

介護ソフトは様々なソフトや機器と連携が可能です。

連携することにより、労力削減と整合性を取ることにつながります。

例えば、体温計で利用者の体温を測ったと同時に、介護ソフト側に「36.5°」などと記録を自動反映させることも可能です。

この場合、いちいち介護ソフト側に「36.5」などと入力する必要がないため、職員の労力削減につなげることができます。

もう一つ例を出してみましょう。

もし介護ソフトとナースコールを連携させている場合、ナースコールが発報したと同時に介護ソフトには居室情報や利用者情報、発報時間が自動反映させることが可能です。

発報から記録までが自動化されるため、この部分に関しては整合性を確保することにつながります。

このように、介護ソフトは様々な機器やツールと連携が可能ですが、介護ソフトによって対応有無が大きく異なるので、連携を重視したい人は必ず介護ソフトの仕様を確認しておきましょう。

4-3.音声入力が注目されている

ケア記録の音声入力を実施している事業所は増え続けています。

パソコンのキーボード入力をほとんど使用せずに、音声だけでケア記録や計画書の作成ができるため、パソコン操作が苦手な年配職員はもちろん、若い職員にも浸透しつつあります。

と、確かに音声入力は便利ですが、こちらもやはりデメリットも存在します。

例えば、「恥ずかしい」といった理由や「個人情報を口に出すのはちょっと・・・」と気にする方も少なくありません。

下の記事では音声入力を徹底的に検証しているので、ぜひ参考までに読んでみてください。

4-4.国保連への伝送はオプションになっていることも

介護ソフトで請求データを作成した後は、国保連へインターネット伝送する必要がありますが、伝送機能が実装されているかどうかは介護ソフトによって異なるので注意が必要です。

もしお使いの介護ソフトが伝送機能を持っていない場合、別に伝送できる環境を用意する必要があります。

大きく分けて次のような2種類の伝送環境があります。

この2つの伝送環境ですが、運営方法や事業所数によって「得」か「損」かが分かれます。

価格だけで言えば、1～2事業所の運営であれば、国保連の「伝送通信ソフト」が安くなり、3事業所以上であれば「民間の伝送サービス」が安くなることがほとんどです。

とはいえ、利便性を考えると「民間の伝送サービス」に軍配があがることが多いので、伝送環境に迷っている方は「民間の伝送サービス」をおすすめします。

「民間の伝送サービス」の候補は3社程度ですので、それぞれのメリット・デメリットを知りたい方は下の記事を合わせてお読みください。

5.介護ソフトの比較と選び方

完璧な介護ソフトは存在しません。

全ての介護ソフトには一長一短がありますが、「最適な介護ソフト」に出会うためには、とにかくしっかり比較することが大切です。

比較することで初めて介護ソフトの強み・弱みが浮き彫りになります。

また、商品を売りたいメーカー側は基本的に「強み」しか言わないので、いかに「弱み」を自分で見つけ出し、「強み」も「弱み」も総合した上でソフトを選ぶことが非常に重要です。

もし「弱み」を知らずに介護ソフトを導入してしまえば、次のようなことが起こります。

このような「失敗」をしている事業所は本当に多いです。

そこで、ここからは最適な介護ソフトを失敗なく探す方法を説明していきます。

また、誰でも失敗なく介護ソフト選定ができるように、デモ比較チェックシートも用意しているので、ぜひこの章も最後までお読みいただければと思います。

5-1.【手順1】まずは介護ソフト一覧から半分以下に絞り込む

国内には100種類以上の介護ソフトが存在しますが、例えば「デイサービスに対応している介護ソフト」に限れば候補は半分以下になります。

また、デイサービスだけではなく、特養や訪問介護など複数事業所においては、さらに候補は絞られます。

そのため、まず第一に「運営しているサービスに対応している介護ソフトを絞り込むこと」が必要になります。

ただ、闇雲にインターネットで介護ソフトを探すのは非効率なので、手前味噌ではありますが、本サイトの「介護ソフト検索機能」を使うことを推奨しています。

サービスでの絞込みだけではなく、本記事で説明した「シェア」や「タブレット入力」「クラウド対応」など様々な項目で絞込みが可能です。

また、ついでに介護ソフトの資料を一括請求することもできます。

詳しくは下の記事でも紹介しています。

5-2.【手順2】資料や口コミなどでどんどん絞り込む

次は資料や口コミなどで、さらに介護ソフトの候補を絞っていきます。

インターネットと資料さえあれば、次のようなことが調べられます。

特に、「料金体系」、「口コミ」、「メーカーがPRしている機能」あたりはしっかり比較し、自分の運営に合いそうな介護ソフトを3～5社程度まで絞り込んでいきましょう。

5-3.【手順3】デモを受けて採点し、見積依頼をする

次はいよいよメーカーからデモを受けましょう。

できれば複数名でデモを受けることをおすすめします。

また、デモは長くても1回あたり1時間以内としておきましょう。（1時間で理解できない介護ソフトは導入後に苦労します）

さて、デモで最低限抑えておきたいことは下の通りです。

これはあくまで「最低限」の確認事項ですが、下からダウンロードできるデモチェックシートがあれば、抜け漏れなくデモを確認できる上、項目に従って採点することができます。

一通りデモを見終わった後は、各社に見積依頼を行いましょう。

5-4.【手順4】デモ結果と見積り比較で1社を決定する

手元にある「見積書」と「デモ評価」を元に、複数名で「介護ソフト選定会議」を行います。

ここで議論した内容はソフトを導入後にも影響するため、現場職員も管理者も、経営者も納得できるように話し合うことが重要です。

もし意見が食い違っている場合は、改めて「抱えている課題」を全員で共有し、候補の中から最適なソフトを選びましょう。

例えば、現場職員が「Aソフトがいい！」と意見を挙げたことに対し、経営者が「価格が高いから・・・」後ろ向きだったとしても、価格を上回る価値を現場職員がPRできれば意見はまとまりやすくなります。

これはよくある話ですが、現場職員が「使い勝手」を重視していることに対し、経営者側は「価格」を重視しているため、ぶつかることがあります。

ただ、経営者としても「費用対効果」さえしっかり見えれば、前向きに検討してくれることも多いので、周囲の同意を得るために費用対効果を「見える化」することは有効です。

例えば、今より100万円高いソフトだったとしても、抱えている課題を解決し、時給1000円だと想定した場合、月82時間以上を効率化できれば1年以内に「費用対効果」は良くなると経営者に訴えることができます。

もし、一度で意見がまとまらなければ、「意見がまとまらない理由」を整理した上で、足りない情報を収集し直し、もう一度介護ソフト選定会議を実施しましょう。

会議終了後には、「最適な1つの介護ソフト」に出会えていることでしょう。

6.介護ソフトの失敗あるある

介護ソフト選びや運用で失敗しないためには、失敗事例を知っておくことも大切です。

失敗事例を知れば「自分はこうならないように気を付けよう」と考えることができるためです。

そこで、ここからは「よくある失敗事例」をいくつか取り上げた上で、失敗しないための方法も解説していきます。

6-1.データ移行で失敗する

介護ソフトを変更する際、壁となるのがデータ移行です。

ほとんどの場合、データ移行可能な範囲は「基本情報」くらいです。

例えば、利用者名や介護保険情報、親族や口座情報などです。

しかし、過去の請求データ、計画書や記録などの情報はデータ移行が難しいのが現状です。

確かに、別途費用を支払えば「データパンチ入力を外部に委託」するなどが可能ですが、仮に利用者100名分にもなれば数百万以上の費用は覚悟しなければなりません。

ただ、介護ソフトによってはデータ移行範囲や方法が異なりますので、介護ソフト変更の際は必ずデータ移行範囲を確認しておきましょう。

詳しくは下の記事を参考にしてみてください。

6-2.職員が使いこなせなくて運用に乗らない

介護ソフトを導入しても「職員が介護ソフトを使えていない」と悩む方は非常に多いです。

実際、「介護のコミミ」チームがアンケートを実施したところ、介護ソフトを導入していない法人の32％が「職員が使いこなせないから」といった理由で介護ソフトの導入を断念していることがわかりました。

このように、職員のスキルが原因で介護ソフト導入を断念するケースは珍しくありません。

しかし、介護のICT化においては職員全員がしっかりと使いこなすことがとても大切ですので、職員が前向きにICT化に取り組めるような仕組みや環境づくりが重要になります。

そこで、次のような方法が効果的です。

6-3.サポート体制に不満がありすぎる

意外と多いのが「サポート体制への不満」です。

例えば、コールセンターに問い合わせたにも関わらず、折り返しが数時間後だったり、内容が非常に分かりにくかったりと、様々な不満を抱えている人は大勢います。

このような不満を抱えないようにするためには、事前にサポート体制をメーカー側に質問したり、「介護のコミミ」で介護職員の口コミをチェックすることをおすすめします。

もし、いまサポート体制に不満を抱えているのであれば、下の記事を参考にしてみてください。

コールセンターからの問い合わせが少し改善するかもしれません。

7.おわりに

介護・福祉業界にとって「介護×ICT」は必須といっても過言ではありません。

実際、厚労省もICT化によるインセンティブをスタートさせたり、補助金を打ち出したりと積極的にICT化を推奨しています。

そのICT化を支えるツールである「介護ソフト」は非常に多くの可能性を秘めています。

人力で行っていた作業を自動化することにより、労力を減らし、ケアの充実化や職員満足度の向上につなげることができます。

どうしても介護ソフトの導入や運用には手間がかかりますが、長い目でみれば大きな効果があるので、しっかりと取り組んでいきましょう。