ICT・IoT活用で月20万以上のコスト削減【改善ロードマップ】

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ICT・IoT活用で月20万以上のコスト削減【改善ロードマップ】
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介護現場でICT・IoTを活用するとどんなメリット・デメリットがあるの?具体的には何がどれくらい業務改善できるの?

このような疑問にお答えしていきます。

介護現場においてICT・IoT活用は必須の時代に突入しました。

しかし、ただ闇雲にツールを導入すればいいわけではありません。

なぜなら、導入するツールや手順を誤ってしまうと、業務改善どころか「悪化」するケースがあるからです。

多額の費用をかけてITツールを導入したにも関わらず、現場職員からは不満の声があがり「私ついていけません」と退職することも珍しくありません。

とはいえ、「いったい何がどれくらい業務改善できるのか」を明確にできなければ、ITツールの導入に踏み切るにはリスクが大きいと感じることでしょう。

そのため、本記事ではICT・IoT活用で業務改善できることを明確にし、その上で実現可能なコスト削減の範囲についてお伝えしていきたいと思います。

5分程度で読める内容ですので、ぜひ最後までお付き合いください。

筆者の紹介

筆者は某大手介護ソフトメーカー出身ですが、500以上の介護・福祉事業所にITツールを提案・導入の活動を行って参りました。導入したお客様の多くは、市区町村から経営が認められた証である「認証」を獲得し、ホームページにも「導入事例」として数々アップされています。「ICT・IoTで本当の業務改善」を実現するために介護のコミミを立ち上げました。

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介護現場におけるICT・IoTとは(介護ソフト・介護ロボット等)

介護業界において、ICT・IoTに該当するツールは介護ソフトや介護ロボットが代表的です。

他にもグループウェアやインカム、勤怠や給与ソフト、ホームページなど様々存在します。

介護現場で使用されているICT・IoT一覧(代表的なツール)
ツール名 内容
介護ソフト 国保連への請求データの作成や、計画書、記録等を作成します
介護ロボット 機器は10種類以上に分類されますが、いずれも介護職員と利用者の双方をサポートするロボットです
勤怠管理ソフト 人員配置基準に基づいて、勤務表の作成や勤怠管理などを行います
人事管理ソフト 職員の評価や届出書類の作成を行います
給与計算ソフト 職員の給与計算や明細書発行を行います
会計(財務)ソフト 仕分処理や会計帳票の発行を行います
ホームページ 自法人のPR、求人募集等を行います
テレビ電話 事業所と在宅の高齢者間で安全確認や緊急通報を行います
セキュリティソフト マシン(PCやタブレット)に侵入しようとするマルウェア(ウイルス等)を検出・駆除します
グループウェア 電子メールや掲示板、ファイル共有などで情報共有を行います

その中から、本記事ではICT・IoTで代表的な介護ソフトと介護ロボットで実現できる業務改善の内容と具体的な削減時間について説明してきます。

まずは介護ソフトと介護ロボットを活用することで、それぞれどのような業務改善が実現できるかを説明していきます。

※そもそもICT・IoTとは?という方のために簡単に下にまとめていますが、必要ない方は読み飛ばしてOKです。

ICTとは、PCやスマホなどを活用した情報処理や技術の総称です。

「IT」とほぼ同じ意味ですが、「IT」にコミュニケーションのCを付け加えたのがICTです。

ITは技術そのものを示す言葉ですが、ICTは技術そのものではなく、情報伝達などの活用面の意味を含んでいます。

一方で、IoTとはPCやスマホなどを除いた「モノ」がインターネットに接続され、「モノ」の使用によってデータが収集・蓄積され、その結果を私たちにもたらしてくれる仕組みや技術のことを言います。(スマートウォッチやスマートスピーカーが有名ですね)

介護ソフトで実現できること(WordやExcelでできないこと)

介護ソフトで業務改善できる項目をまとめました。

いずれも「質・スピードの向上」や「ミスの削減」に当てはまりますが、下の表をご覧いただき、いま何ができていて、何ができていないかをチェックしてみてください。(気になる人だけでOKです)

※あくまで「業務改善の実現」に関連する機能に絞っています。(WordやExcelでも難なくできることは省いています)

介護ソフトで実現できること一覧
カテゴリー 機能 結果(例)
請求  記録連動 記録のデータが請求に反映するようになった
エラーチェック 返戻や過誤に関わるエラーを抽出してくれた
未入金管理 請求書データと未入金管理が連動できるようになった
銀行振替データ 振替金額の手入力がなくなった
立替金の管理 利用料と立替金を相殺してくれた
宛名印刷 宛名シールを自動作成してくれた
請求統計 ボタン1つで売上状況のグラフを出力できた
伝送代行サービス 出先でも国保連に請求伝送できるようになった
審査決定の取込 国保連からの返戻情報を介護ソフトに取り込めた
計画

利用者情報の連動 利用者名や既往歴などが反映した
履歴検索 過去の支援経過記録をすぐに検索できた
進捗管理 計画書やモニタリングの作成進捗がアラート表示された
アセスメント連動 アセスメントから計画書に入力内容が連動した
例文(定型文) よく使う文章を定型文として登録できた
AIケアプラン AIがアセスメント情報をもとに計画書を提案してくれた
提供票の自動FAX 提供票を相手FAXに直接送信できるようになった
他サービスとの連携 他事業所に提供票をデータで送れるようになった
送迎管理 通所予定データを元に送迎表を作成できるようになった
空き部屋管理 空き部屋を瞬時に把握できるようになった
入居判定 待機者の優先順位の割り振りが自動化できた
栄養ケア計画の記録連動 現場で入力した食事情報をもとに「喫食率」が自動反映した
記録 記録間の連動 一度入力した記録は各帳票に連動するようになった
選択(リスト)入力 文章作成に悩む時間が減った
記録一括入力 利用者複数人の記録を一括作成できた
申し送り 申し送りの確認有無を後追いできるようになった
帳票カスタマイズ Wordで作成していた日誌を介護ソフトに組み込むことができた
状態異常の警告 未排便、未入浴、集団感染等の予測ができるようになった
電子印鑑 日誌やケース記録に電子印を押すことができるようになった
記録統計 事故や排泄等の分析結果をボタン1つでグラフ化できた
環境 クラウド(ASP) 出先でも介護ソフトが使用できるようになった
タブレット(iPad) その場で記録作成できるようになった
音声入力 キーボード入力がほとんど不要になった
自動バックアップ 手動でバックアップする必要がなくなった
ID・PASS管理 操作ログの収集もでき、セキュリティレベルが向上した

その他

連携・連動

ベッドセンサーと連携 夜間時、無駄な訪室が減った
スマートスピーカーとの連携 服薬予定の抜け漏れが減った
バイタル機器連携 体温計・血圧計で計った値が介護記録が連動した
勤怠システムへの連動 稼働実績が勤怠に連動できるようになった
給与・人事システムへの連動 稼働実績が給与・人事システムに連動できるようになった
ホームページへの反映 部屋の予約状況がホームページに反映した

国内には介護ソフトメーカーが80社以上存在しますが、いずれのソフトも一長一短です。

大切なのは、いま抱えている課題を浮き彫りにし、その課題を解決できるソフトであることです。

上の表を参考にしながら、何を改善すべきかを洗い出してみましょう。(関連記事を下に記載します)

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介護ロボットで実現できること(人力だけでは難しいこと)

介護ロボットで実現できる業務改善項目をまとめました。

こちらも介護ソフト同様、「質・スピードの向上」「ミスの削減」が目的ですが、いまの課題と照らし合わせながらチェックしてみてください。(気になる人だけでOKです)

介護ロボットでできること一覧
カテゴリー 機能 結果(例)
移乗介助 腰・足に装着 腰の負担軽減につながった
離床アシスト 介護者1人でも車いすからベッドに移乗できた
移動介助 腰・足に装着 高齢者1人でも歩行が難なくできた
電動カート 荷物を安全に運ぶことができた
排泄介助 トイレ誘導 排尿のタイミングを予測できた
排泄物の処理 ベッドサイド横に水洗トイレを移動できた
動作支援 衣類の着脱を行ってくれた
見守り 施設系見守り ベッドからの起き上がり・離床・はみだしを検知することができた
在宅系見守り 高齢者が自宅で転倒したときに通知を受けることができた
コミュニケーション 高齢者のADLを維持向上できた
入浴支援 入浴支援 入浴介助の負担を軽減することができた
介護業務支援 データ集約・分析 センサー機器の稼働状況を一元管理することができた

介護ソフト同様に、介護ロボットも「いまどのような課題を抱えているか」を把握することが重要です。

上の表を参考に、課題に対して介護ロボット導入で改善できるかどうかを考えてみましょう。

※介護ロボットに関しては次の記事も参考になります。

 

ICT・IoTで削減できるコストとは

ここまでお読みいただいた方は、介護ソフトや介護ロボットを導入することにより、「具体的にどのようなことが改善できるか」をざっくりと把握できたかと思います。

ここからは、介護事業所で発生するコストの内訳と、ICT・IoTで削減できるコストについて説明していきます。

次のような流れで話を展開していきたいと思います。

① 介護事業所ではどのようなコストが発生しているか
② 人件費に含まれていないコストとは(サービス残業の実態)
③ 人件費を単純に削減することはできない(人員配置基準)

それでは、それぞれ見ていきましょう。

介護事業所で最も高いコストは「人件費」

介護事業所で発生しているコストは大きく分けて次の通りです。

①人件費
②広告費(事務費)
③施設維持管理費
④食事・その他サービス
⑤借入利息
⑥固定資産税

上の①~⑥のうち、「①人件費」は圧倒的に高いコスト割合になっています。

「平成30年度 介護労働実態調査」によると平均67.7%が人件費という結果でした。(訪問系は72.4%、通所系は64.6%、施設系は64.9%)

また「人手不足問題」が影響し、5年前と比較すると3.2%も人件費が高くなっています。

同時に、求人募集が困難になっていることから「②広告費」も高くなっていることが予想できます。

そんな「①人件費」と「②広告費・事務費」ですが、介護ソフト・介護ロボットの活用で改善することができます。(後ほど導入事例の際に詳しく解説します)

ここまでのまとめ

コスト割合が最も高いのは「人件費」、その次に「広告費」ですが、ICT・IoTが得意とする分野もまさしくその2つです。

 

「人件費」に含まれていないコストとは

介護業界は「サービス残業」が多いことで知られています。

介護業界の残業時間は月平均5.3時間といわれていますが、実際は「サービス残業」が蔓延っているため、実質はもっと多く残業していると言われています。

残業時間は5.3時間、残業代は14,803円であることが厚労省の調査で分かっています。(参考:毎月勤労統計調査 令和元年6月分結果速報|厚生労働省

そこで、本記事では、「サービス残業」も人件費として捉え、その部分もICT・IoTで改善できると考えています。

全労連介護・ヘルパーネットが介護施設で働く6,369人を対象に行った調査では、「1ヵ月間のサービス残業はどのくらいあったか」との質問に対して、約6割の介護職員がサービス残業を行っていたことがわかりました。

つまり、「人件費」を正しく算出できていない事業所が6割も存在するということです。

また、サービス残業の時間のうち、「5時間未満」と答えた人は「23.7%」でしたが、「5時間以上」は「37.4%」という結果になりました。(中には45時間以上と答えた人もいました)

サービス残業の大きな原因は「記録業務」だった

同調査では記録業務が原因で70.8%もの人がサービス残業をしていることが分かりました。

出展:介護施設で働く労働者のアンケート調査全労連介護・ヘルパーネット

それに次いで、「準備・片付け」(37.9%)「会議・研修」(31.0%)と続きました。

詳細は次の通りです。

① 記録の作成・確認 (70.8%)
② ケアの準備・片づけ (37.9%)
③ 会議・委員会・研修等 (31.0%)
④ 利用者へのケア (30.6%)
⑤ レク・施設行事の準備 (22.4%)
⑥ 職場ミーティング (17.5%) 
⑦ レク・施設行事 (9.2%)
出展:【介護施設で働く労働者のアンケート調査】(全労連介護・ヘルパーネット)

この調査結果からわかることは、ICT・IOT活用で改善できることばかりということです。

例えば、最も多い割合を占める「記録作成」においては、介護ソフトを使用することで改善できます。

また、「レクの準備」や「利用者へのケア」等も介護ロボットで改善することができます。

ここまでのまとめ

介護職員の4割は月平均14,803円の「残業代」を受け取っていますが、6割は「サービス残業」として報酬を受け取っていません。残業理由は様々ですが、いずれもICT・IOTで改善できることが多いことが分かりました。

ただ単純に「人件費」を削ることはできない(人員配置基準)

介護業界特有の考え方である「人員配置基準」を無視して人件費を語ることはできません。

例えば、介護付きホームの場合は3対1(利用者3名に対して職員1名以上の配置)をルールとしていますが、そのルールを無視して職員数を減らすことはできません。

また、基準以上に職員を配置している場合でも、現行のサービスの質や量を確保しつつ、配置職員数を見直していかなければなりません。

そのため、ICT・IOTを活用することで、ただ人をカットするのではなく、サービスの質や量を担保しつつ、配置職員数を見直していくことができます。

導入事例から考えるコスト削減方法

今回は千葉県にある特別養護老人ホーム「オレンジガーデン」をモデルにしたいと思います。

本記事で「業務改善」をお伝えするために、数々の導入事例を探しましたが、同法人は今回の内容に最も適していると感じたためモデルとさせていただきました。

また、介護業界ではまだまだ珍しい「ユースエール認定」(厚労省管轄)を取得しており、ICT・IoT活用で積極的に職場改善していることが伺い知れます。

ここからは、そんなオレンジガーデンをモデルに、業務改善を数値で見ていきたいと思います。

同法人では介護ソフトだけではなく、介護ロボット(見守りセンサー)や勤怠、給与、人事など様々なICT・IoTの機器を導入していますが、特に介護ソフトに関するリアルなデータが確認できたため、ご紹介していきたいと思います。

プロフィール

オレンジガーデンは特養(定員:50名)・ショート(定員:20名)・デイ(定員:32名)・ケアハウス(定員:62名)・居宅を運営しています。従業員は95名です。(オレンジガーデン公式HPより)

介護ソフトだけで180時間も削減した事例

同法人は介護ソフトを導入し、約180時間もの削減に成功しました。

詳細は、本記事内で説明した「介護ソフトでできること一覧」と照し合せながらチェックしていきます。

介護ソフトで実現できること一覧(モデル編)
カテゴリー 機能 モデルの結果
請求  記録連動 利用料入力を手入力から記録と連動へ(150分→20分)
エラーチェック ダブルチェックを1回のチェックへ(180分→90分)
未入金管理 Excel管理が不要に(35分→5分)
銀行振替データ 手入力が0へ(160分→90分)
宛名印刷 宛名ラベルの自動作成(60分→10分)
請求統計 経理提出資料の自動作成(85分→15分)
計画

履歴検索 支援経過の確認が容易に(210→0分)
提供票の自動FAX デスクよりそのままFAX送信(540分→120分)
他サービスとの連携 他サービス連携が実現(150分→60分)
送迎管理 紙管理を廃止(160分→120分)
記録 記録間の連動

デイ連絡帳のシステム化(3250分→2500分)
デイケース記録を日誌へ連動(750分→250分)
食事量等の数字データを連動(1500分→450分)
実績データと日誌の連動(1500分→300分)
食箋業務の数値データ連動(140分→20分)

電子印鑑 ケース毎に印を押していた作業を0へ(6900分→3300分)
記録統計 管理運営会議資料の作成が容易に(30分→15分)

(NDソフトウェアHP「導入事例ページ」より引用)

オレンジガーデンは約180時間の業務削減に成功しましたが、介護士の平均時給(1,169円)で算出する場合、約21万円の削減効果があるということになります。(参考:介護求人ナビ)

介護職員の初任給平均は19万円と言われているため、月21万円は非常に大きな削減効果があると実感できるかと思います。(参考:求人ボックス

ポイント

これは非常にリアルな数字です。同法人は介護ソフト以外に様々なICT・IoTを活用していますが、介護ソフトだけですでに新卒1人分の業務改善を行っています。また、記録部分の業務改善が目立つ結果になっています。ただ、今回のデータを参考にする場合、規模や現状の課題内容により結果は大きく異なるため、まずは「介護ソフトでできること一覧」をもとに課題整理をしてみましょう。※下の記事が参考になります。

ICT・IoT活用の効果

同法人は介護ソフトだけではなく、介護ロボット(見守りセンサー)や勤怠、給与、財務、インカムなど様々なICT・IoTツールを導入しています。

以前は「職員定着率が低く、残業が多い」等といった課題を抱えていましたが、ICT・IoTを活用することで「ユースエール認定」をするまでに改善しました。

ユースエール認定とは・・・「有給取得率が平均70%以上」や「直近3事業年度の正社員離職率が20%以下」「平均所定外労働時間が20時間以内かつ、月平均の法定時間外労働60時間以上の正社員が1人もいないこと」など全ての条件をクリアすることで初めて取得できます。取得難易度が高いことで知られています。

また、ICT・IoTツールの活用で次のような導入効果が得られたとのことです。

① スタッフの負担が大幅改善
② 利用者の安眠を促進
③ 設置ベッドでの事故件数が減少
④ 離職率が業界平均を大幅に下回る9%まで低下
⑤ 利用者2名につき1名の職員を配置できるようになった
  (参考:応研株式会社HP)(参考:介護ロボットオンライン

これは介護ソフトだけでは実現できなかった成果です。

つまり、様々なツールを上手く活用することが大切だと導入事例は教えてくれています。

まとめ

 

深刻な人手不足に悩まされる事業所が多い中、限られた人員で良質なサービスを提供するためにはICT・IoTツールの活用は重要です。

導入規模や抱えている課題にもよりますが、大半の法人ではICT・IoT機器をフル活用できれば月20万円以上の導入効果があると考えています。

しかし、ICT・IoTツールの選定から始まり、導入、運用、評価・・・と、業務改善の道は決して楽ではありませんが、成功した暁には、職場は大幅に業務改善し、離職率が下がり、利用者の満足度も高めることができます。

そのような結果につなげられるよう、介護のコミミは業務改善に特化したポータルサイトとして、介護ソフト・介護ロボットの情報や資料一括請求などのサービスを無料で提供していますのでぜひご活用ください。

最後までお読みいただきありがとうございました。

 【まとめ記事】介護ソフトで後悔しないために読んでほしい記事9選

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この記事の筆者

  • 早坂祐哉

    大学卒業後、大手介護ソフトベンダーに7年間勤務。年間約50法人に介護ソフトを新規販売し、最年少で営業成績1位を獲得。課題抽出から業務改善に関するコンサルティング経験も多数。後に、「介護のテクノロジーを最適化する」という理念のもと(株)GiverLinkを設立し、同メディア「介護のコミミ」を通じ、月間3万人の介護職員に情報発信をしている。

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