デイサービス(通所介護)の人員配置は難しい？便利なシフト管理システム紹介

デイサービスの人手不足…困ったな

デイサービス(通所介護)を運営するにあたり、避けて通れないのが人員配置の問題です。

人手不足が嘆かれる介護業界で、人員配置基準を満たすのが難しいと思っている事業者もいるのではないでしょうか？

また、運営やスタッフの負担に大きく関わるシフトづくりにも苦労している方も多いものです。

そこで、この記事では、デイサービス(通所介護)で人員配置をうまくするための解決策やデイサービスで活用できるシフト管理システム例などを紹介していきます。

デイサービスの人員配置基準について

まずは、デイサービスの人員配置はどのようになっているのか振り返ってみましょう。

以下では、デイサービスに必要なスタッフの職種と人員配置基準などを解説していきます。

デイサービスに必要なスタッフの職種

デイサービスに必要なスタッフの職種は以下になります。

機能訓練指導員は、理学療法士や作業療法士などの資格を持ったスタッフを指します。

さまざまな職種のスタッフが連携することで、デイサービスの運営を安定させていけることが理想です。

職種ごとのデイサービスの人員配置基準

デイサービスの人員配置基準はスタッフの職種ごとに以下のように定められています。

引用：厚生労働省「通所介護・地密通所介護・認知症通所介護」

デイサービスの人員配置基準が入居型施設などと違う点は、単位ごとに定められていることです。

そのため条件により、必要なスタッフ数が異なります。

デイサービスの人員配置基準は厳しい？

デイサービスの人員配置基準を厳しいと思う事業者もいるかもしれません。

人員配置基準が定められている理由は、デイサービスを安全に運営できる環境にするためです。

デイサービスの業務中に利用者の体調が急変するなど不測の状況に陥った場合にも、適切に対応できるように最低限必要なスタッフ数が定められています。

しかし、その人員配置基準を満たすことが難しく悩むデイサービス事業者がいるのも事実です。

デイサービスで人員配置が難しい理由

デイサービスで人員配置が難しいといわれる理由は、さまざまです。

そこで、ここからはデイサービスで人員配置が難しい理由を解説していきます。

スタッフが定着しない

デイサービスに関わらず、介護業界全体スタッフが定着しづらい現状があります。

理由は、スタッフ一人にかかる業務負担が重すぎることや待遇面への不満などさまざまです。

求人を出しても新しいスタッフがみつからず、やっと入ってもらえたと思えばすぐに退職されてしまう…。

スタッフが定着しないことにより、人員配置も不安定になり頭を悩ませるデイサービス事業者は多いものです。

コストがかかる  

人員配置基準を満たすためにスタッフを雇うことでコストもかかります。

デイサービス運営をするための必要資格を持つスタッフが長く勤めてくれれば、コストも比較的抑えられますが、入れ替わりが激しいとそれだけ余計なコストがかかってしまいます。

人員配置を満たすためのコストに悩んでいるなら、定着率を上げることが大切です。                       

シフト管理がうまくできないことがある

デイサービスは、営業時間内だけでなく送迎や迎え入れ準備、片付けや記録などの時間を含めた人員配置が必要です。

そのため、例えば9時～17時までなど長い時間営業しているようなデイサービスであれば、迎えや準備をするスタッフとして早番、送りや片付けをするスタッフとして遅番などと日勤帯だけでなく、少し時間をずらしながらシフトを作成します。

時間に抜けがないようスタッフを当てはめていかなければならないため、それを大変に思うことも多いようです。

それだけでなく、急にスタッフに欠勤されたり、休み希望が重なったりするとシフトが作りにくく頭を抱えてしまうことも。

シフト管理の大変さがデイサービス人員配置の難しさでもあります。

デイサービスで人員配置をうまくするための解決策

デイサービスで人員配置が難しい理由は上記で紹介した通りですが、その解決策はないのでしょうか？

実は工夫次第では、人員配置についての悩みをスムーズに解決することができる可能性があります。

そこで、ここからは、デイサービスで人員配置をうまくするための解決策を紹介していきます。

スタッフの定着率を上げるために待遇改善を図る

デイサービスの人員配置を安定させるために大切なのは、スタッフの離職率を下げることです。

スタッフの定着率を上げるためにも、スタッフの気持ちに寄り添った対応が大切になります。

待遇改善として給料を上げるなどの対策も思い浮かびそうですが、デイサービス経営においてスタッフの給料を上げることはそう簡単ではなく、現実的な対策ではないかもしれません。

給料ＵＰなどの対策が難しければ、交代で連休をとれるようにするなど可能な範囲で働きやすい環境づくりに取り組んでみましょう。

急な予定変更にも対応できる体制を整えておく

デイサービスでは、利用者の急なキャンセルやスタッフの欠勤など、予定通りにいかないことも起こります。

急な予定変更に上手く対応できないと、その日の業務が上手くまわらなくなったり、特定のスタッフばかりに負担がいってしまったりします。

なにがあっても適切な対応ができるよう、予定変更があった場合の対応マニュアルをつくり統一化しておくのも良いでしょう。

急な予定変更にも慌てることなく対応できると人員配置にもさほど影響を出すことなく乗り越えることができます。

シフト管理システムを導入する

シフト管理を特定のスタッフだけで行うのには限界があります。

手動で作成している場合ならなおさらです。

最近では便利なシフト管理システムが多く世に出ています。

効率的にシフト管理したい場合には、シフト管理システムを活用することがおすすめです。

デイサービスに対応しているおすすめシフト管理システムは？

デイサービスの人員配置に困っているなら、シフト管理システムの導入がおすすめです。

デイサービスで使いやすいシフト管理システムといえば、例えば以下のようなものがあります。

ここからは、２つのシフト管理システムについて紹介していきます。

Shiftmation

Shiftmation 評価がありません Shiftmationの詳細を見る

Shiftmationは、シフト作成や管理に特化したサービスであり、多くの事業者に愛用されています。

導入すれば、人工知能でシフト作成を自動で行ってくれるため、パズルを当てはめるような勤務表作成作業に頭を抱えることもなくなります。

また、スマホで希望を記入できるため、スタッフからの希望休表をシフト表に転記する必要がないのも嬉しいポイントです。

シフトはスタッフのスマホに転送されるため、わざわざ印刷して配る手間も省けます。

CWS for Care

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CWS for Careは、介護事業所のシフトづくりに特化したサービスです。

介護業界に特化しているため、人員配置基準や加算などに基づいたシフト作成を提案してくれます。

介護のルールを考えながらシフト作成する必要がない点が、大きなメリットです。

シフト管理システムを導入してスムーズなデイサービスの人員配置を目指そう！

人手不足が嘆かれる介護業界で、人員配置やシフト管理は重要な課題です。

デイサービスも例外ではなく、その大変さに嘆く管理者は多いものです。

デイサービスのシフト管理に悩む方は、ぜひ記事を参考に人員配置についての工夫をしてみてください。

より効率的にシフト管理をしたい場合には、シフト管理システムの導入も検討してみましょう。