【実地指導・監査】介護ソフトから紙で出力しなくてよい！？
介護ソフトの選び方
実地指導の際は介護ソフトから書類を印刷おいたほうがいいの？他の介護施設はどうやってるの？
このような疑問にお答えします。
介護・福祉事業所にとって避けられないのが「実地指導」です。
「実地指導」の際には、実地指導員が指定した利用者分の書類を提示しなければなりません。
筆者は数多くの介護施設に訪問してきましたが、高い確率で「実地指導のために紙で準備しておいたほうがいいの？」と質問を受けてきました。
ペーパーレスを目指している事業所ほど、そのような質問が多かったように感じます。
今回の記事では「他の介護施設ではどのように対処をしているのか」にも触れていきたいと思います。
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介護ソフトから監査用の書類は印刷しておくべきなのか
結論からいえば、印刷しておく必要はありません。
「介護サービス事業等の基準条例にかかるQ＆A」には次のような表記があります。
記録の保存関係
Ｑ 5年間保存すべき書類はどのようなものか
Ａ 厚生労働省令に定める運営基準では「事業者は次の各号に掲げる記録を整備し、そ の完結の日から2年間保存しなければならない」と規定されており、各サービスごとに保存すべき記録の内容が定められております。（中略）
なお、記録の保管については、必ずしも施設内でなくても良く、また、電子媒体による保管でも良いこととします。
つまり、記録の保管は「電子」でも良いとされているため、同時に実地指導員への提示も「電子」で問題ありません。
言い換えれば、「実地指導員のために、わざわざ紙印刷する必要はありません」
大切なのは「必要な時に必要な書類が提示できる」ということです。
その部分を詳しく解説します。
そもそも国はペーパーレスを推奨しているのに「紙で印刷しておいて」はおかしい
国はペーパーレス化を推奨しています。
しかし、実地指導員が「事前に紙で印刷しておいてください」と事業所側に伝えるケースは後を絶ちません。
当然、それはペーパーレス化に逆行しているといえます。
なぜ実地指導員は「紙で印刷しておいて」というのか
実地指導員が「紙で印刷しておいて」という大きな理由は「チェックがしやすいため」です。
しかし、すべての実地指導員がそうではありません。
中には、介護ソフトを操作して記録データを確認する実地指導員もいます。
確かに、実地指導員の多くは介護ソフトを使い慣れていないため、「紙で印刷しておいて」と言いたい気持ちもわかりますが、事業所側が紙コストを負担する以上、それはおかしいと言わざるを得ないでしょう。
施設長と実地指導員が戦った話
とある施設長が「実地指導員と戦った話」をしてくれました。
実地指導員は「紙で印刷しておいて」と施設長に話したそうですが、施設長はそれに猛反発し、実地指導員には介護ソフトで記録データを確認させたそうです。
施設長が猛反発した大きな理由は、完全ペーパーレスを目指していたためです。
平然と「紙で印刷しておいてください」と話す実地指導員に対して、「うちは完全ペーパーレスを目指しているので、紙では印刷しません！」と言い切ったそうです。
また、実地指導員に対して「どうしても印刷する必要がある場合、紙代を負担してください」とも言ったそうです。
結局、実地指導員はパソコンの前に座って、１つ１つデータを確認していったそうです。
この勝負（？）は施設長の勝ちに終わったようです。
「紙コスト」は馬鹿にならない
「実地指導に備えて、大量に紙印刷をする」という選択をした場合、紙コストは馬鹿になりません。
１枚５円（インク代込）とした場合、１００枚印刷した場合５００円、１０００枚で５０００円にもなります。
事業規模が大きくなればなるほど、コストはどんどん増えていきます。
実地指導員に「介護ソフトで記録を確認してください」と言いにくい場合
実地指導員に対して「介護ソフトで記録を確認してください」と言い辛いと感じる方もいます。
可能な限り、実地指導員には介護ソフトで記録を確認してもらったほうがいいのですが、場合によっては「必要な書類だけを印刷する」方法もあります。
むやみに印刷するのではなく、実地指導員が「この部分を印刷してほしい」と言った部分だけ印刷する方法です。
必要な部分だけ印刷することにより、印刷コストも最小限に抑えることができます。
おわりに
今後、実地指導のチェック項目が減る予定です。
サービス種別毎に異なりますが、特養ではチェック項目が１４０ありましたが、５０に減ります。
訪問介護と通所介護は９０項目から４０項目になります。
用意すべき書類も減っていきますので、「実地指導に備えて印刷をしている」事業所はこれを機にペーパーレス化に挑戦してみてはいかがでしょうか。
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この記事の筆者・監修者
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【著者】早坂祐哉
大学卒業後、大手介護ソフトベンダーに7年間勤務。年間約50法人に介護ソフトを新規販売し、最年少で営業成績1位を獲得。課題抽出から業務改善に関するコンサルティング経験も多数。後に、「介護のテクノロジーを最適化する」という理念のもと（株）GiverLinkを設立し、同メディア「介護のコミミ」を通じ、月間3万人の介護職員に情報発信をしている。
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