介護業向け勤怠管理システムは便利？シフト作成や訪問介護にも簡単対応

介護施設の勤怠管理が楽できるソフトがあるって本当？

勤怠管理システムは、従業員の出勤時間・退勤時間を管理するためのものです。

介護業界に勤怠管理システムを導入すると、正確かつ効率的な労務管理が可能となります。

しかし、勤怠管理システムの恩恵を得るためには、介護業界の勤務形態に対応したものを選ぶことが重要です。

そこで本記事では、介護業界に向いた勤怠管理システムを導入するメリットや、具体的な選び方について解説します。

介護業界の勤怠管理・労務管理でお悩みの場合は、ぜひ参考にしてみてください。

介護業界の勤怠管理システムに関する課題とは？

「勤怠管理システム」は、従業員の出勤・退勤の時間を管理するためのITシステムです。打刻のデジタル化により、労働時間が自動的に集計されるようになるため、勤怠管理を効率化できます。

しかし、介護業界に勤怠システムを導入する場合は、以下の3つのような特有の課題が生じます。

各ポイントについて詳しく見ていきましょう。

・多様な勤務形態で集計・シフト表作成に手間がかかる
・直行直帰の勤怠管理を把握しにくい
・残業時間や有給休暇の管理が難しい

多様な勤務形態で集計・シフト表作成に手間がかかる

介護業界は不規則な勤務形態が多いため、それに対応したシフト表の作成や集計に手間がかかります。

例えば、介護老人ホームは24時間の対応が必要なので、夜勤・宿直や2交代・3交代・変形労働時間制など、多様な勤務形態が存在します。

さらに、正社員・アルバイト・派遣社員などの雇用形態によって、適用されるルールも異なるでしょう。

これらすべてに対応してシフト表を作成して労務管理を行おうとすると、担当者に多大な負荷がかかるうえに、データの管理や転記などで人為的ミスが発生するリスクも高まります。

マクロや関数などで自動化しようとすると、今度は労務管理が属人化・ブラックボックス化しかねません。

直行直帰の勤怠管理を把握しにくい

介護業界では、「直行直帰」の勤怠管理が行いづらいことも課題です。

例えば、訪問介護のように事業所以外の場所で勤務する場合は、介護士やヘルパーの自己申告で勤怠管理を行っているケースがあります。

こうした自己申告による勤怠管理の問題点は、過少申告・過大申告が発生する可能性があり、正確な労働時間の把握が困難なことです。

過少申告の場合は介護職員のエンゲージメント低下や離職、過大申告の場合は人件費の増大の原因となります。

残業時間や有給休暇の管理が難しい

残業時間や有給休暇の管理が難しいことも、介護業界の勤怠管理の課題です。

介護業界では、介護職員やヘルパーの過重労働が問題視されており、実際に高い離職率の原因のひとつになっています。

オーバーワークは、介護サービスの品質低下や人為的ミスの発生リスクを高め、近年の「働き方改革」の観点からも好ましくありません。

また、残業時間や有給休暇の管理そのものにも手間がかかるため、労務管理の担当者が過重労働に陥ることも珍しくありません。

介護ソフトっていくらするの？

勤怠管理システムとExcelでシフトを管理することの違い

介護事業者の勤怠管理は、Excelで行われることもあります。

しかし、Excelの場合は打刻そのものはデジタル化できず、出勤簿かタイムカードで記録した情報を手作業でExcelに転記しないといけません。

一方で「勤怠管理システム」の場合は、打刻そのものをデジタル化できるため、正確で効率的な勤怠管理が可能となります。

以上の点を踏まえて、介護業界で勤怠管理システムを導入するメリットについて、以下の3つのポイントから見ていきましょう。

・勤務時間の集計やシフト作成を効率化できる
・労働時間を簡単に正確に把握できる
・人的ミスや不正を防止できる

勤務時間の集計やシフト作成を効率化できる

勤怠管理システムでは、シフト表の作成と集計を自動化・効率化できます。

前述したように、介護業界では不規則な勤務形態が多いため、シフト管理に相当の手間がかかります。

勤怠管理システムでは、シフト表の作成を自動化できるうえに、すべてがデジタルデータなので転記の作業も発生しません。

そのため、労務管理に関する業務負荷を大幅に軽減できます。

デジタルデータなので転記しなくていいのはスムーズだね。

労働時間を簡単に正確に把握できる

紙やExcelで勤怠管理を行う場合は、訪問介護など外勤の介護職員やヘルパーは、打刻のためにわざわざ事務所に出勤しないといけません。

しかし、クラウド型の勤怠システムであれば、従業員がスマホやタブレットなどで、遠隔地から打刻できるため直行直帰の勤務形態にも対応できます。

さらに、GPS打刻機能が搭載された勤怠管理システムなら、従業員の居場所も記録できます。

その結果、介護職員やヘルパーの労働時間を正確に把握しやすくなり、オーバーワークを防ぎやすくなるでしょう。

人的ミスや不正を防止できる

紙媒体やExcelによる勤怠管理は、虚偽申告や書き直しなどが容易にできてしまいます。

しかし、勤怠管理システムの場合は打刻情報がサーバーで管理され、システム的にも不正を防止する機能が備わっています。

前述したように、GPS打刻機能があるシステムでは打刻位置も記録されるため、自宅や通勤中の不正な打刻を検知可能です。

また、手作業による勤怠管理では、入力や転記などの際にどうしても人為的ミスが発生しがちです。

勤怠管理システムでは、すべてがデジタルデータとなり集計も自動的に行われるので、人為的ミスの発生リスクを最小限に抑えられます。

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参考：BOXIL

介護施設向けの勤怠管理システムはどう選ぶ？操作をスムーズにする選び方

介護施設における勤怠管理では、前述したような特別な事情があるため、介護施設向けの勤怠管理システムを選ぶことが重要です。

以下の6つのポイントを意識することで、適切な勤怠管理システムが選びやすくなります。

・直感的に走査できるか
・スマホやタブレットから打刻できるか
・複数の職種をまたぐ場合も対応できるか
・シフト作成の機能が使えるか
・サポート体制が充実しているか
・「働き方改革関連法」に対応しているか

操作が簡単か

勤怠管理システムは現場の職員が利用するため、直感的に使いこなせることが重要です。

どれだけ機能が充実していても、複雑で使いづらければ現場に浸透しません。

無料トライアルなどを従業員に使用してもらって、その使用感を事前に検証しておくといいでしょう。

Webやアプリで打刻できる

スマートフォンやタブレットから、Webやアプリを通じて打刻できることも大切です。

介護業界では直行直帰の勤務体制が多いため、外出先からでも打刻できなければ正確な勤怠管理ができません。

Web打刻・アプリ打刻に対応した勤怠管理システムであれば、外勤職員の労働時間も正確に把握できます。

なお、Web打刻・アプリ打刻の勤怠管理システムを導入する場合でも、既存のスマホやタブレットにアプリをインストールするだけで使えます。

そのため、新たにスマホやタブレットの端末を用意する必要はありません。

1日で複数の職種変更に対応できるか

介護職員には、複数の職種を1日でこなす人も珍しくありません。

この場合は、職種ごとに給与体系が異なるため、別々の勤怠集計が必要になります。

勤怠管理システムを導入すると、職種が変わるタイミングで打刻し直せば、職種をまたぐ場合でも正確な勤務時間を把握できます。

シフト作成はできるか

シフト表の作成機能がある勤怠管理システムを選ぶことも重要です。

シフト作成機能には、人員不足の自動判断機能やシフト共有機能など、シフト管理に便利なものが搭載されているシステムもあります。

さらに、ほかのシステムと連携できる製品を選べば、給与計算システムと連携して労務管理全体を効率化できます。

サポートが充実しているか

勤怠管理システムは常に使用するものなので、サポート体制の充実度も重要です。勤怠管理システムでよくあるトラブルが、設定を間違えてしまうことや、機能の使い方が分からないなどです。

電話やメールはもちろん、訪問サポートも受けられると万が一のときも安心できます。

勤怠管理システムの導入で法改正に対応しているか

2019年4月から始まった「働き方改革」により、時間外労働の上限規制の導入や、最低5日以上の年次有給休暇の取得などが義務付けられました。

勤怠管理システムを選ぶ場合は、こうした法改正に対応できるものであることが大切です。

労働時間の適正な把握も義務付けられているため、紙媒体やExcelなどではなく、勤怠管理システムで「客観的な労務管理」を徹底しましょう。

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毎日のことだから介護施設の勤怠管理はみんなで楽しよう

介護業界向けの勤怠管理システムを導入するメリットと、システム選定のポイントを解説しました。

労務管理が複雑で手間がかかる介護業界では、介護職員やヘルパーの労働時間を正確に把握するために、勤怠管理システムによるデジタル化が欠かせません。

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適切な勤怠管理システムを選ぶことで、シフト作成や集計を効率化し、人為的ミスも防げます。介護事業の労務管理でお悩みの場合は、ぜひ介護のコミミへの資料請求をご検討ください。