【介護ソフト】使い方が分からない!【4つの解決案】

介護ソフトの選び方

【介護ソフト】使い方が分からない!【4つの解決案】
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介護ソフトの使い方がわからない・・・前任から引き継ぎもないし、自分で覚えるにしても複雑すぎて・・・どうすればいい?

このような疑問にお答えします。

 

いまや「介護ソフトが使えること」は職員に求められるスキルの1つです。

しかし、介護ソフトによっては操作が複雑だったり、覚えるまで時間がかかったりするため、「使い方がわからない」と悩んでいる職員は非常に多いです。

筆者は大手介護ソフトメーカー出身ですが、ユーザーから「操作が分からないから、もう一回説明にきてほしい」などと依頼を多く受けてきました。

このような依頼は日常茶飯事でしたが、大体が「前任が急に辞めてしまい、誰も操作がわからない」といった理由や、「最低限の機能しか使えていない」といった相談がほとんどでした。

このような相談に対し、筆者自身の経験を元に「介護ソフトの使い方がわからない」職員が取るべき行動を4つご紹介します。

また、今後のために「使い方が分からない」をゼロにする方法もご案内していきたいと思います。

5分程度で読める内容ですので、ぜひ最後までお付き合いください。

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介護ソフトの使い方がわからないときの解決方法とは

介護ソフトの使い方は介護ソフトによって異なります。

そのため、本記事では介護ソフトの細かい操作方法をお伝えすることはできませんが、介護ソフトの操作を習得する方法を4つご紹介します。

すべてを実行する必要はありませんが、ご自身の緊急度に合わせてどれを実行するか選んでみてください。

それでは見ていきましょう。

【方法その1】マニュアルで習得する

介護ソフトにはメーカー側が用意した操作マニュアルが存在します。

マニュアルには操作方法が記載されているので、まずは内容を確認してみましょう。

最大のメリットは基本的に費用をかけることなく、自身のペースで習得できるということです。

マニュアルは介護ソフト購入時に郵送されているケースもあれば、ホームページからダウンロードできるケースもあるので、わからなければメーカー側に問い合わせてみましょう。

ただ、人によっては「マニュアルなんて読んでもよく分からない」という方もいると思いますので、その場合はこれからご紹介する別の行動をとってもOKです。

【方法その2】他の職員に聞いてみる

もし事業所内に介護ソフトの操作方法が分かる職員がいれば、操作を聞いてみてもいいでしょう。

最大のメリットは費用をかけずに対面で操作方法を教えてもらえることです。

ただ、相手の時間を奪うことになるので、できるかぎり「分からないことを明確にした上で質問する」ことをおすすめします。

【方法その3】コールセンターに問い合わせる

メーカーが用意しているコールセンターに操作方法を質問することもできます。

一問一答程度であれば、電話やリモート(遠隔)操作などで分かりやすく教えてくれるでしょう。

ただ、それはあくまで一問一答の場合ですので、「一から操作を教えてほしい」といった要望は通らないことがほとんどです。

メーカーによっては快く対応してもらえるかもしれませんが、多くの場合は「有償で再操作説明を行います」と案内されます。

また、コールセンターに電話がなかなか繋がらない可能性もあるので、すぐに回答が欲しい場合に不向きだったりします。

詳しくは下の記事を参考にしてみてください。

【方法その4】再操作説明をメーカーに依頼する

メーカーによっては再操作説明を受け付けています。

もし再操作説明を受けることができれば、「介護ソフトの使い方がわからない」ということは解消できるはずです。

ただ、メーカーの中にはそもそも再操作説明を受け付けていないケースもあるので、まずは再操作説明が可能かどうかをメーカー側に確認してみましょう。

また、1点注意が必要なのが、有償であるケースが多いということです。

メーカーによっては「一律◯◯円」などと料金設定されているケースもありますが、再操作説明に必要な工数などで料金が変動するケースもあります。

とあるメーカーを例に出すと、半日程度の操作説明で5万〜10万円が必要です。

有償であるケースが多いので、どうしてもすぐに習得したいといった緊急時におすすめします。

【おすすめしない方法】闇雲に介護ソフトを操作してみる

ここまでで4つの行動を紹介してきましたが、おすすめできない行動もあります。

それは、むやみやたらに介護ソフトを操作してみる、ということです。

確かに「操作することで習得できる」といった考えはありますが、介護ソフトには重要な利用者(顧客)情報が多々含まれているため、誤操作などでデータ消失するリスクが付きまといます。

例えば、過去の請求データを消してしまったり、ケース記録を練習用データで上書きしてしまったりします。

(実際にそのようなケースを多々見てきました)

当然、このようなことはあってはならないので、何がなんだか分からない状況で操作することは止めておいたほうがいいでしょう。

もし練習として操作するにしても、闇雲に操作するのではなく、一つ一つ慎重に確認しながら操作しましょう。

「介護ソフトの使い方がわからない」職員を減らす方法

そもそも「介護ソフトの使い方が分からない」職員は次のような人が多いでしょう。

・前任から引き継ぎを受けていない(もしくは引き継ぎの抜け漏れが多い)

・介護ソフトなどのITツールに疎い

・介護ソフト自体が使いにくい(操作が複雑)

このように様々な理由はありますが、介護・福祉事業所が目指す先は「みんなが介護ソフトを使いこなし、誰が操作しても同じ結果になる」ということです。

例え、高齢職員であっても、入職して数週間程度の職員であっても、同様に介護ソフトを使えなければ業務が滞ることになります。

そこで、ここからは介護ソフトの使い方を全員が習得するための方法を案内していきます。

ちなみに、下のeBookには「パソコン音痴でも3ヶ月で操作をマスターする方法」が詳細に記載されていますので、気になる方はそちらも合わせてチェックしてみてください。

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結論から言います!オリジナルマニュアルをつくりましょう!

 

必須と言ってもいいのが、介護ソフトの操作が載っているオリジナルマニュアルです。

この話を聞いた人は「えー面倒」だとか、「もうメーカーが用意しているマニュアルがある」なんて反応するかもしれませんが、このオリジナルマニュアルはとても重要です。

メーカーがあらかじめ用意しているマニュアルには、必要ない無駄な情報が多すぎる問題があります。

例えば、あなたの事業所にとって必要な情報が「1」だとしたら、メーカーのマニュアルは「10」の情報が載っています。あきらかな情報過多です。

これは家電でも同じことが言えますね。

例えば、掃除機のマニュアルを1つとっても、本当に自分が必要とするページは1ページ程度なのにもかかわらず、100ページ以上の中からその1ページを探さなければなりません。

それは介護ソフトのマニュアルも同様です。

なかなか分厚いマニュアルは読む気になりませんが、数ページ程度の洗練されたマニュアルであれば読もうという気持ちになります。

そのため、事業所にとって本当に必要な「1」の情報に絞り、オリジナルマニュアルを作成することが有効です。

オリジナルマニュアルの重要性と作成手順

オリジナルマニュアルは事業所にとって「資産」になります。

誰が読んでも操作方法が分かり、同じ結果を出すことができるようになります。

また、新人研修を行うにしても、マニュアルがあると無いとでは学習効率が全然違います。

ただ、このオリジナルマニュアルを作成するためにはどうしても労力がかかります。

筆者自身も介護施設のためにオリジナルマニュアルを作成した経験は何度もありますが、ボリュームが多ければ1週間かかることもありました。

このような経験を元に、どのような手順で作成していったのかをご紹介していきます。

【手順1】職種ごとに最適な運用方法を考える

まずは、職種ごとに運用方法を考えましょう。

例えば、介護士を例にすると次のようなことを考える必要があります。

・介護士にとって必要な機能はなにか?(例:ケース記録機能)

・介護士はどのような手順で操作すればいいか(例:Aボタン→Bボタンを押す)

ここで大切なのは、職種を一括りにして考えるのではなく、職種毎に操作手順や方法を考えることです。

例えば、介護士と看護師では使用する機能が異なるので、それぞれマニュアルを作成する必要があります。

【手順2】スクリーンショットに操作手順を記載していく

介護ソフトの画面を開き、スクリーンショットをとりつつ、簡単に手順をマークしていきます。

例えば、当サイト「介護のコミミ」で介護ソフトの一括資料請求をする場合、下図の通りになります。

(雑ですみません・・・)

このように、該当の画面でスクリーンショットをとりつつ、クリックする順番で①〜③と記載しました。

これなら、誰が見ても同じ操作をすることができます。

また、もし必要であれば補足として文章を入れてあげてもいいでしょう。

【手順3】ワードやパワポに貼り付けて、印刷し、ファイリングする

先程作成した画像をワードやパワーポイントなどに貼り付けていきましょう。

その後印刷し、ファイリングすることで立派なオリジナルマニュアルの完成です。

もし完全ペーパーレスを目指しているのであれば、印刷せず、PDFなどのデータで保管しておくのもいいでしょう。

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こみたろう

オリジナルマニュアル作成には時間も労力もかかるけど、それは一時的なものだよ!今後ずっと労力が軽減できることを考えると費用対効果の高い作業といえるね!

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この記事の筆者

  • 早坂祐哉

    大学卒業後、大手介護ソフトベンダーに7年間勤務。年間約50法人に介護ソフトを新規販売し、最年少で営業成績1位を獲得。課題抽出から業務改善に関するコンサルティング経験も多数。後に、「介護のテクノロジーを最適化する」という理念のもと(株)GiverLinkを設立し、同メディア「介護のコミミ」を通じ、月間3万人の介護職員に情報発信をしている。

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