介護ソフトの選び方
介護ソフトの使い方がわからない・・・前任から引き継ぎもないし、自分で覚えるにしても複雑すぎて・・・どうすればいい?
このような疑問にお答えします。
いまや「介護ソフトが使えること」は職員に求められるスキルの1つです。
しかし、介護ソフトによっては操作が複雑だったり、覚えるまで時間がかかったりするため、「使い方がわからない」と悩んでいる職員は非常に多いです。
筆者は大手介護ソフトメーカー出身ですが、ユーザーから「操作が分からないから、もう一回説明にきてほしい」などと依頼を多く受けてきました。
このような依頼は日常茶飯事でしたが、大体が「前任が急に辞めてしまい、誰も操作がわからない」といった理由や、「最低限の機能しか使えていない」といった相談がほとんどでした。
このような相談に対し、筆者自身の経験を元に「介護ソフトの使い方がわからない」職員が取るべき行動を4つご紹介します。
また、今後のために「使い方が分からない」をゼロにする方法もご案内していきたいと思います。
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介護ソフトを一括資料請求する介護ソフトの使い方は介護ソフトによって異なります。
そのため、本記事では介護ソフトの細かい操作方法をお伝えすることはできませんが、介護ソフトの操作を習得する方法を4つご紹介します。
すべてを実行する必要はありませんが、ご自身の緊急度に合わせてどれを実行するか選んでみてください。
それでは見ていきましょう。
介護ソフトにはメーカー側が用意した操作マニュアルが存在します。
マニュアルには操作方法が記載されているので、まずは内容を確認してみましょう。
最大のメリットは基本的に費用をかけることなく、自身のペースで習得できるということです。
マニュアルは介護ソフト購入時に郵送されているケースもあれば、ホームページからダウンロードできるケースもあるので、わからなければメーカー側に問い合わせてみましょう。
ただ、人によっては「マニュアルなんて読んでもよく分からない」という方もいると思いますので、その場合はこれからご紹介する別の行動をとってもOKです。
もし事業所内に介護ソフトの操作方法が分かる職員がいれば、操作を聞いてみてもいいでしょう。
最大のメリットは費用をかけずに対面で操作方法を教えてもらえることです。
ただ、相手の時間を奪うことになるので、できるかぎり「分からないことを明確にした上で質問する」ことをおすすめします。
メーカーが用意しているコールセンターに操作方法を質問することもできます。
一問一答程度であれば、電話やリモート(遠隔)操作などで分かりやすく教えてくれるでしょう。
ただ、それはあくまで一問一答の場合ですので、「一から操作を教えてほしい」といった要望は通らないことがほとんどです。
メーカーによっては快く対応してもらえるかもしれませんが、多くの場合は「有償で再操作説明を行います」と案内されます。
また、コールセンターに電話がなかなか繋がらない可能性もあるので、すぐに回答が欲しい場合に不向きだったりします。
詳しくは下の記事を参考にしてみてください。
メーカーによっては再操作説明を受け付けています。
もし再操作説明を受けることができれば、「介護ソフトの使い方がわからない」ということは解消できるはずです。
ただ、メーカーの中にはそもそも再操作説明を受け付けていないケースもあるので、まずは再操作説明が可能かどうかをメーカー側に確認してみましょう。
また、1点注意が必要なのが、有償であるケースが多いということです。
メーカーによっては「一律◯◯円」などと料金設定されているケースもありますが、再操作説明に必要な工数などで料金が変動するケースもあります。
とあるメーカーを例に出すと、半日程度の操作説明で5万〜10万円が必要です。
有償であるケースが多いので、どうしてもすぐに習得したいといった緊急時におすすめします。
ここまでで4つの行動を紹介してきましたが、おすすめできない行動もあります。
それは、むやみやたらに介護ソフトを操作してみる、ということです。
確かに「操作することで習得できる」といった考えはありますが、介護ソフトには重要な利用者(顧客)情報が多々含まれているため、誤操作などでデータ消失するリスクが付きまといます。
例えば、過去の請求データを消してしまったり、ケース記録を練習用データで上書きしてしまったりします。
(実際にそのようなケースを多々見てきました)
当然、このようなことはあってはならないので、何がなんだか分からない状況で操作することは止めておいたほうがいいでしょう。
もし練習として操作するにしても、闇雲に操作するのではなく、一つ一つ慎重に確認しながら操作しましょう。
そもそも「介護ソフトの使い方が分からない」職員は次のような人が多いでしょう。
・前任から引き継ぎを受けていない(もしくは引き継ぎの抜け漏れが多い)
・介護ソフトなどのITツールに疎い
・介護ソフト自体が使いにくい(操作が複雑)
このように様々な理由はありますが、介護・福祉事業所が目指す先は「みんなが介護ソフトを使いこなし、誰が操作しても同じ結果になる」ということです。
例え、高齢職員であっても、入職して数週間程度の職員であっても、同様に介護ソフトを使えなければ業務が滞ることになります。
そこで、ここからは介護ソフトの使い方を全員が習得するための方法を案内していきます。
必須と言ってもいいのが、介護ソフトの操作が載っているオリジナルマニュアルです。
この話を聞いた人は「えー面倒」だとか、「もうメーカーが用意しているマニュアルがある」なんて反応するかもしれませんが、このオリジナルマニュアルはとても重要です。
メーカーがあらかじめ用意しているマニュアルには、必要ない無駄な情報が多すぎる問題があります。
例えば、あなたの事業所にとって必要な情報が「1」だとしたら、メーカーのマニュアルは「10」の情報が載っています。あきらかな情報過多です。
これは家電でも同じことが言えますね。
例えば、掃除機のマニュアルを1つとっても、本当に自分が必要とするページは1ページ程度なのにもかかわらず、100ページ以上の中からその1ページを探さなければなりません。
それは介護ソフトのマニュアルも同様です。
なかなか分厚いマニュアルは読む気になりませんが、数ページ程度の洗練されたマニュアルであれば読もうという気持ちになります。
そのため、事業所にとって本当に必要な「1」の情報に絞り、オリジナルマニュアルを作成することが有効です。
オリジナルマニュアルは事業所にとって「資産」になります。
誰が読んでも操作方法が分かり、同じ結果を出すことができるようになります。
また、新人研修を行うにしても、マニュアルがあると無いとでは学習効率が全然違います。
ただ、このオリジナルマニュアルを作成するためにはどうしても労力がかかります。
筆者自身も介護施設のためにオリジナルマニュアルを作成した経験は何度もありますが、ボリュームが多ければ1週間かかることもありました。
このような経験を元に、どのような手順で作成していったのかをご紹介していきます。
まずは、職種ごとに運用方法を考えましょう。
例えば、介護士を例にすると次のようなことを考える必要があります。
・介護士にとって必要な機能はなにか?(例:ケース記録機能)
・介護士はどのような手順で操作すればいいか(例:Aボタン→Bボタンを押す)
ここで大切なのは、職種を一括りにして考えるのではなく、職種毎に操作手順や方法を考えることです。
例えば、介護士と看護師では使用する機能が異なるので、それぞれマニュアルを作成する必要があります。
介護ソフトの画面を開き、スクリーンショットをとりつつ、簡単に手順をマークしていきます。
例えば、当サイト「介護のコミミ」で介護ソフトの一括資料請求をする場合、下図の通りになります。
(雑ですみません・・・)
このように、該当の画面でスクリーンショットをとりつつ、クリックする順番で①〜③と記載しました。
これなら、誰が見ても同じ操作をすることができます。
また、もし必要であれば補足として文章を入れてあげてもいいでしょう。
先程作成した画像をワードやパワーポイントなどに貼り付けていきましょう。
その後印刷し、ファイリングすることで立派なオリジナルマニュアルの完成です。
もし完全ペーパーレスを目指しているのであれば、印刷せず、PDFなどのデータで保管しておくのもいいでしょう。
オリジナルマニュアル作成には時間も労力もかかるけど、それは一時的なものだよ!今後ずっと労力が軽減できることを考えると費用対効果の高い作業といえるね!
数ある介護ソフトの中から、手厚いサポートが評判の介護ソフトを厳選して3つご紹介します。
今回ご紹介する3つの介護ソフトは、は本メディア「介護のコミミ」に寄せられた500以上の口コミの中から、サポートに対する評価が高い介護ソフトのみとしています。
また、本記事で紹介している介護ソフトの資料は、こちらから無料で一括資料請求が可能ですので、資料も併せてご確認頂ければと思います。
・選べるオプションが豊富
・AIケアプランとも連携
・充実のサポート体制
ほのぼのNEXTは豊富な機能ラインナップが特徴の介護ソフトです。
介護と障害福祉においては殆どすべてのサービス種別に対応しています。
老舗ベンダーながらも、AIケアプランや音声入力など、先進的なシステムにも積極的に力を入れています。
介護・看護職員の日々の記録、相談員やケアマネ、リハの記録を一体的に入力することができ、とても便利で全職種の残業削減につながりました。
介護業界の問題としてITスキルの低い職員が多いので誰でも操作できる訳ではありません。その環境に置くソフトとしてはオーバースペックのように感じます。
メーカー名 | NDソフトウェア株式会社 |
---|---|
対応サービス | 施設系短期系通所系訪問系ケアマネ便利ツールその他 |
機能 | 記録業務対応請求業務対応 |
費用 | 要問合せ介護ソフトの相場をシミュレーションする |
無料体験 | なし |
導入形態 | オンプレミス・クラウド(ASP) |
製品・サービス詳細 | 詳細はこちら |
・選べるオプションが豊富
・介護、障害、医療まで幅広く対応
・トップクラスのシェア率
ワイズマンはトップクラスのシェア率を誇る老舗メーカーです。
介護だけではなく、障害福祉や医療まで幅広く対応しています。
また、機能のオプションや、他社連携先も多いため、事業所の課題に合わせたICT化の実現を目指すことが可能です。
バイタルからサービスまで、今まで煩わしかった転記の作業がかなり削減できたので、業務効率化を図れて良かったです。
帳票を一部修正したいと思って担当の営業へ確認すると、追加料金が発生します!と言われてしまいました。
メーカー名 | 株式会社ワイズマン |
---|---|
対応サービス | 施設系短期系通所系訪問系ケアマネ便利ツールその他居住支援系訪問系日中活動系計画相談障がい児 |
機能 | 請求業務対応記録業務対応 |
費用 | 要問合せ介護ソフトの相場をシミュレーションする |
無料体験 | なし |
導入形態 | クラウド(ASP) |
製品・サービス詳細 | 詳細はこちら |
・初期費用無しで導入できる
・60日間の無料体験が可能
・業界最低水準の月額費用で導入のハードルが低い
✔ 60日間の無料体験あり
「まもる君クラウド」は、主に通所系、訪問系に対応している新規・小中規模事業所向けの介護ソフトです。
「とても使いやすい」と評判で、介護ソフトを始めて触る方でも比較的抵抗なく運用できるソフトになります。
また、コミミに寄せられた口コミを参考にバージョンアップも実施しており、柔軟なサポートも期待ができます。
記録+請求ソフトでこの価格は助かりました。
安かろう悪かろうだと思いました。細かいところで行き届いていないと感じることが多く、手間がかかることが多いです。
メーカー名 | 株式会社インタートラスト |
---|---|
対応サービス | 施設系短期系通所系訪問系ケアマネ便利ツールその他 |
機能 | 請求業務対応記録業務対応 |
費用 | 月額7,800円〜介護ソフトの相場をシミュレーションする |
無料体験 | あり |
導入形態 | クラウド(ASP) |
製品・サービス詳細 | 詳細はこちら |
介護ソフトをインターネットだけで比較検討するのはとても難しいです。
なぜなら、インターネットだけでは、機能や操作性だけではなく、価格もわからないことが多いためです。
また、介護ソフトによって「メリット・デメリット」がありますが、その違いをインターネットだけでは見抜くことはほぼ不可能といっても過言ではありません。
そのため、まずはインターネットで「明らかにマッチしないソフト」だけを候補から除き、気になるソフトの資料を請求した上で、資料比較からスタートすることをおすすめします。
その後、3社〜5社程度まで候補を絞り込んだ上で、デモを受け、見積比較を行いましょう。
ここで大切なのは、適当に介護ソフトの候補を絞り込むのではなく、課題解決ができそうかどうかの基準で絞り込むということです。
そのため、現時点で課題になっていること(課題になりそうなこと)を整理しておくことも、介護ソフト選定では重要なポイントとなります。
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人気ツールの内容を知ってからツール探しをすることで、効率的にあなたにあったツールが見つかりやすくなります。
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