ケアプランデータ連携システムとは？厚生労働省のデータをもとに解説

令和5年4月からサービスが開始されるケアプランデータ連携システムですが、わからないことがまだまだ多いという方もいるのではないでしょうか？

購入を検討するなら、メリットや概要をしっかり理解しておきたいものですよね。

そこで、この記事では、厚生労働省HPの掲載情報をもとに、ケアプランデータ連携システムの特徴や導入のメリット、注意点などを紹介していきます。

ケアプランデータ連携システムについて詳しく知りたいという方は、是非参考にしてみてください。

ケアプランデータ連携システムの概要

ケアプランデータ連携システムは画期的なサービスであると漠然とは理解していても、その詳細情報についてはよくわからない方も多いと思います。

そこで詳しく知りたいという方のために、ここからは、ケアプランデータ連携システムの特徴や利用開始するときの簡単な流れなどを解説していきます。

ケアプランデータ連携システムとは

ケアプランデータ連携システムとは、居宅支援事業所と介護施設がケアプランの情報をオンライン上で共有できるシステムのことです。

これまでは介護施設と居宅事業所などがケアプランの情報を共有する際は、紙に手入力か手書きで記載し、それを居宅支援事業所から介護施設に郵送やFAX送信するというのが、一般的な流れでした。

それにより手間がかかったり、転記ミスが起こったりとさまざまな面での非効率さが問題となっていました。

しかしケアプランデータ連携システムを活用することで、これまで発生していたミスや手間を省くことができ、より効率的に業務をすすめることができるのです。

参照：厚生労働省「ケアプランデータ連携システムについて」

利用開始する時の簡単な流れ

利用を開始するまでの簡単な流れは以下になります。

※必要な環境はQ&Aにて解説

ケアプランデータ連携システムの申請から、比較的簡単に利用できるようになっています。

利用申請前に、ケアプラン連携システム対応の介護ソフトや必要なネット環境を用意しておくとスムーズです。

ちなみに、厚生労働省が予定しているスケジュールは以下になります。

令和5年4月1日から	利用申請の受付を開始
令和5年4月14日以降	クライアントソフトのインストールが可能
令和5年4月20日	システム利用(送受信)可能

ケアプランデータ連携システム導入のメリット

ケアプランデータ連携システムを導入するメリットは、さまざまです。

そこでここからは、ケアプランデータ連携システム導入のメリットを5つ解説していきます。

転記ミスが防げる

これまでは、介護サービスの実績を手入力する必要があり、居宅介護支援事業所や介護施設が大きな負担を抱えていました。

更に手入力による転記ミスも多く、そのたびに返戻されると作業効率が落ちてしまい、事務負担が大きかったのが事実です。

しかし、ケアプランデータ連携システムを活用することでサービス実績が自動反映されるため、手入力する必要がなく転記ミスのリスクが格段に減ります。

結果的に事務負担を軽減でき、効率化に繋げることができるのです。

記載時間が減る

介護サービス実績を手書きや手入力することに、これまで多くの時間がかかっていました。

しかし、ケアプランデータ連携システムは、介護サービス実績を自動で反映してくれるため、毎回入力する手間が省けます。

何度も入力していた介護サービス実績を一度で完結させることができ、大幅に記載時間を削減することができます。

郵送などの手間が減る

これまでは書類に手入力や手書きをし、印刷した後に書類を郵送やFAX送信していました。

しかし、ケアプランデータ連携システムを使えば、上記のような手間は全て省くことができるため、業務の効率化に繋がります。

オンライン上で完結することができるため、情報を伝えるまでの時間を短縮することもできます。

人件費や印刷費などの削減に繋がる

ケアプランデータ連携システムを使えば、これまで事業所が書類のやり取りに取られていた時間や費用を抑えることができます。

人件費や印刷費の他、抑えることが可能な費用は以下の通りです。

• ・郵送費
• ・交通費
• ・ＦＡＸなどによる通信費

 

さまざまな面のコストが削減でき、その結果介護人材の新規確保や職場環境改善による定着率向上、事業所の維持費など本当に必要な部分に予算を使うことができるようになります。

利用者支援にかけられる時間や費用が増える

ケアプランデータ連携システムを使いオンライン上で情報共有することで、これまで書類のやり取りにかかっていた時間を短縮することができます。

書類への時間を短縮できると、本来、時間をかけるべき利用者の介護サービスに丁寧に対応することができるようになります。

利用者へのサービス向上に尽力することができ、結果的に介護業界全体のサービス向上に繋がることが期待できるでしょう。

ケアプラン連携データシステムの注意点

ケアプランデータ連携システムを使用するにあたっての注意点があります。

ここからは、ケアプランデータ連携システムの注意点4つを紹介していきます。

居宅支援事業所と介護施設、双方で導入する必要がある

ケアプランデータ連携システムは、1つの事業所の導入で完結できません。

例えば片方の居宅支援事業所が導入していたとしても、やり取りの相手である介護施設側がケアプランデータ連携システムを導入していなければ使うことはできないのです。

双方で導入しなければ活用できないということを予め把握しておきましょう。

利用料がかかる

ケアプランデータ連携システムは、利用料がかかります。

ケアプランデータ連携システムの1年間の利用料は以下になります。

• ・1事業所あたりのライセンス料は年21,000円(消費税込み)
• ・ライセンスの有効期間1年間

 

複数の事業所を運営している場合は、1事業所番号ごとの利用料が必要となります。

しかし、利用料月1,750円と考えれば、良心的な価格であるといえます。

データは蓄積できない

データを蓄積はしない仕様となっています。

送受信のためにサーバーに集まったデータは、一定期間後に削除されます。

ただ、データの蓄積などのサービス向上については、今後検討し、改善していく予定でいるとのことです。

Windows10以降のパソコンやケアプラン標準仕様に準拠した介護ソフトなどが必要

ケアプランデータ連携システムを使うために最低限必要な環境は以下になります。

• ・インターネットが使用できるパソコン(Windows10以降)
• ・厚生労働省のケアプラン標準仕様に準拠した介護ソフト

 

インターネットやパソコンの他にケアプランデータ連携システムに対応した介護ソフトの用意も必要となります。

ケアプランデータ連携システムに対応した介護ソフトは次の章で紹介していきます。

ケアプランデータ連携システム対応の介護ソフト

ケアプランデータ連携システムを利用するには、対応している介護ソフトの用意も必要です。

そこでここからは、ケアプランデータ連携システムに対応する介護ソフトを2つ紹介していきます。

ほのぼのNEXT

ほのぼのNEXTは、導入後の万全なサポートが備わっており、使いやすさで人気の介護ソフトです。

さまざまなデバイスと連携できるようにし、介護現場のICT化を支援しています。

また、計画書や記録を参照しながらケア記録ができたり、音声入力ができたりと最新技術で介護現場をサポートしています。

更に、ケアプランデータ連携システムで情報共有ができれば、それをタブレットで確認することも可能。

タブレットを持っていればどこでも確認できるため、ケアプランをチェックしながらケアの提供を行うことができます。

その他、音声入力ができたり、計画の実施状況の記録もタブレットで完結することができたりと効率的に仕事ができるサポートが満載です。

ワイズマン

導入実績トップクラスの介護・福祉システムを提供するワイズマンの介護ソフトも、ケアプランデータ連携システムに対応しています。

ワイズマンの介護ソフトは、介護・福祉・医療が上手く連携できるようさまざまなサポート体制が用意されています。

アセスメントからモニタリング、評価まで一連の流れをスムーズに管理することができ、また、それを居宅支援事業所や介護施設、医療機関などで情報共有することが可能です。

利用者宅に訪問した際に、現地でアセスメントやプランニング業務を完結することもでき、ケアプランデータ連携システムと併用すれば更なる効率化が図れます。

介護ソフトっていくらするの？

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ケアプランデータ連携システムのＱ&Ａ

ケアプランデータ連携システムのことを更に詳しく知りたいという方のためによくある質問に沿って回答を紹介していきます。

ケアプランデータ連携システム用に電子証明書を発行する必要はある？

現存の介護保険請求の電子証明書を持っていれば、新たに電子証明書を発行する必要はありません。

電子証明書を持っていない場合のみ、ケアプランデータ連携システム用の電子証明書の発行が必要になります。

電子証明書の発行は無料です。

サポート体制は？

ケアプランデータ連携システムの利用を開始した後、わからないことが出てくる可能性もあります。

そこで、事業所へのサポート体制を用意しています。

サポート体制は主に以下のような内容です。

困ったときには、コールセンターに連絡し、解決することができます。

どんな機能がついているの？

ケアプランデータ連携システムについている機能は以下になります。

令和5年4月時点でついている機能は、主にメッセージの送受信機能とログイン認証などのセキュリティー機能などです。

将来的には、さまざまな機能を拡張させる予定でいるようですが、時期は未定です。

ケアプランデータ連携システムのメリットを知り導入を検討しよう！

ケアプランデータ連携システムを利用することで、業務の効率化が図れるだけでなく、これまでかかっていた費用や時間を削減できます。

それにより、余剰分を介護職員や利用者へのサポートへ回すことでき、結果的に介護サービスの充実に繋げることも可能です。

ケアプランデータ連携システムに魅力を感じたら、是非対応の介護ソフトの購入も検討し、導入の準備をしてみてください。