介護現場での5Sとは？活動が定着する手法まで徹底解説！

5Sって何？
何のためにこのような標語があるのだろう

このように考える人もいるかもしれません。

職場の環境をよくするのが5S活動。

製造、看護などの現場でも広まっている5Sは、介護現場においてもとても重要な意味を持っているのです。

この記事では、5Sの目的や取り組むうえで重要なポイント、5S活動に活用できるツールおよびその事例など、介護現場での5Sについての解説を多角的に行っています。

5Sについて一から復習したい人や「現場で5S活動をスムーズに行うためにはどうすればいいのだろう」と迷っている管理者など、幅広い介護従事者にこの記事の情報が力となるでしょう。

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5Sとは？

5Sとは「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「躾」の5つの活動をまとめた標語です。

厚生労働省老健局のガイドラインには、5Sはそれぞれ以下のような活動だと記載されています。

整理とは、要るものと要らないものをはっきり分けて、要らないものを捨てること。

整頓とは、必要な備品とその位置、量（三定）を決め、それを探す手間がないようにわかりやすくすること（手元化）。

清掃とは、すぐに最善の状態で使えるよう常に整えておくこと。

清潔とは、清潔と不潔を区別して扱いながら、常に整理・整頓・清掃（3S）を維持するよう努めること。

躾とは決められたことを全員がいつでも正しく守っている状態が当たり前になるよう、習慣づけをしたりルールを改善したりすることを指します。

参考：厚生労働省老健局「介護サービス事業(施設サービス分)における生産性向上に資するガイドライン」 

5Sの目的

5Sの目的は、何といっても介護サービスの質の維持および向上に尽きます。

5Sが徹底されていない現場では、業務中に必要なものを探す手間などが発生し、余計な時間が割かれてしまいます。

介護中にミスが発生してしまえば、それこそ取り返しがつきません。

5S活動の一つひとつが職場環境や業務そのものの整備、職員の働きやすさの改善につながります。

介護現場の質を底上げすることは、そこで提供されるサービスの質を底上げするということでもあるのです。

参考：厚生労働省老健局「介護サービス事業(施設サービス分)における生産性向上に資するガイドライン」

5S活動を実施するメリット

業務およびその役割分担の明確化も5S活動のメリットです。

5Sが徹底されていない現場では、本来必要のない煩雑な作業が業務のあちこちで発生し、その消化に終始する羽目になります。

専門的な技能を持つ職員が些末な業務にあてがわれケアの質が低下したり、そうでない職員にとっても負担が増したりするなど、現場全体の流れが悪くなってしまいます。

5S活動を実施し、業務ごとの役割がきちんと分担できる作業のみで再構成することは、事業所にとっても人員配置を効率化する手段となるのです。

参考：厚生労働省老健局「介護サービス事業(施設サービス分)における生産性向上に資するガイドライン」

5S活動を実施する流れと重要なポイント

まずは、改善活動の準備をします。行き当たりばったりではなく、プロジェクトとして立ち上げ、入念に計画を練ったうえで進めなければ、改善への道は険しいでしょう。

ここで重要なことは、プロジェクトリーダーを決めるという点です。

5Sのひとつである躾は、組織の全員に習慣が根づいて初めて意義がある活動です。

全員にプロジェクトの目的や内容を周知して活動を徹底させるためにも、必ずリーダーを決めましょう。

具体的な準備や計画の手段として、メンバーの気づきから解決すべき課題の抽出や分析を行う、因果関係図という方法があります。

「人手不足」「休憩がとりにくい」などの現場に対する意見を数多く挙げ、根本的な原因に至るまで芋づる式に分析する方法です。

集まった意見について、領域や原因・課題・悪影響の因果関係の過程などでグルーピングした際、より多くの意見が詰まっているグループの課題から解決計画を立てましょう。

いよいよ5Sの活動が始まったら、とにかく取り組んで試行錯誤を繰り返すことが重要です。

試行錯誤から生まれた小さな改善事例が新しいアイディアにつながります。

また、活動して終わりではなく、振り返って計画を修正したのち、新たに実行する継続性が5S成功のコツとなります。

参考：厚生労働省老健局「介護サービス事業(施設サービス分)における生産性向上に資するガイドライン」

5S活動での注意点

5S活動でよい結果を出すためには、取り組み方に注意しなければなりません。

失敗しやすい例として、全体向けのプロジェクトの始動宣言をしないまま限られた人数で内輪的に進めてしまった場合が挙げられます。

組織の全員で足並みを揃えてのスタートが切れないと、変化に対する抵抗や不安、戸惑いなどがある状態で取り組むことになります。

5S活動を行っているメンバーとそうでないメンバーが混在していると、かえって現場の混乱を招きかねません。

必ずキックオフの機会を設けましょう。

5S活動に活用できるツールと事例

※厚生労働省「「介護分野における生産性向上Eラーニング」課題把握シート」より引用

厚生労働省は、介護現場が5S活動を通して生産性向上への取り組みを行う際に使えるツールを公開しています。

そのひとつが課題把握シートです。

これは5Sに向けた準備段階で効果を発揮するツールで、管理者向けと職員向けで質問が分かれています。

職場環境の整備や文書記録の状況など、5Sの活動に即した質問で構成されているので、取り組みの方向性を確認するのに最適です。

Excelのツールが使えるのであれば、同じく公開されている業務時間見える化ツールを導入するのもよいでしょう。

誰がどのような業務にどの程度の時間をかけているかが一目瞭然となるので、業務分担の整理に役立ちます。

5s活動で業務改善した事例

実際の事例としては、レクリエーション用具倉庫の整理整頓に成功した小規模多機能ホームの例があります。

以前は頻繁に使う道具とそうでない道具が入り交じっていた倉庫ですが、棚の新設によって季節ものと日常的に使用する道具を整理することができました。

また、道具をそれぞれラベル付きの段ボール箱に入れたことで、道具の位置がわかりやすくなり整頓にも成功しました。

これにより、目当ての道具を探したり邪魔な道具を動かしたりする手間が省け、倉庫内作業の時間を1日あたり36分削減することに成功しています。

参考：厚生労働省「介護分野における生産性向上Eラーニング」
　　　厚生労働省老健局「より良い職場・サービスのために今日からできること」

もっと5Sを取り入れて業務を効率化しよう

「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「躾」の5つの活動をまとめた5Sは、介護現場における大前提です。

5Sによって介護サービスの質が維持できるだけでなく、現場内での業務効率化にもつながります。

しかし、内容こそ棚の整理整頓など当たり前のことである5Sですが、いざ新たに実施しようとしても注意して始めなければ現場の混乱を招きかねません。

全員で意識と足並みを揃え、計画から振り返りまで入念に継続性を意識して行うことが成功の秘訣です。

特に、計画や準備段階で解決すべき課題の本質的な原因を見極めることが重要です。

厚生労働省はその助けとなるべく、介護現場向けに数多くのツールを公開しています。

これらツールやほかの現場の事例を参考にすれば、今よりも5Sを意識した業務効率化ができることでしょう。 

介護のコミミでは、介護職員向けに多くの業務改善のお役立ちコラムや、ツールを紹介しています。

5s活動だけでなく様々な施策を打ち出すことで、より働きやすい職場にし、職員の離職率低下や利用者へのケアの質向上へとつなげることができるでしょう。

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