シフト作成ツール３選！介護現場のシフト作成ツールとは？

介護現場でのシフトづくりに頭を抱える管理者は多いものです。

シフトづくりは単発でなく、毎月必要であるため、「業務の合間をぬって頑張ってシフトをつくったのに、また次の月のシフトづくりの時期がもう来た…」などと途方に暮れるときもあるかもしれません。

シフトづくりは、介護施設を運営していく上でも重要なものであるため、なるべく効率的に作成したいものですよね。

そこで、この記事では介護施設のシフトづくりが重要な理由や簡単にシフトを作成する方法、おすすめのシフト作成ツール例などを紹介していきます。

介護施設のシフトづくりが重要な理由

介護施設を運営する上で、スタッフのシフトづくりは重要です。

時間に当てはめるだけの単純な作業などと思っている方がいたら、とんでもありません。

介護業界には、人員配置基準などのさまざまなルールがあるため、それを意識しながらのシフトづくりは大変なのです。

そこで、ここからは、介護施設のシフトづくりが重要な理由を解説していきます。

業務効率を上げるため

シフトづくりは介護現場の業務効率を上げるためにも大切なことです。

しっかり人員配置に配慮したシフトづくりをしなければ、日時によってスタッフに偏りが出て業務が進まなくなってしまう可能性があります。

忙しい時間や比較的ゆるやかな時間を把握し、適切なシフトづくりができる環境が望ましいです。

スタッフの業務負担を軽減するため

スタッフの業務負担を軽減するためにも、効率に配慮したシフトづくりは大切です。

忙しい日ばかりが続いたり、特定のスタッフばかりに負担がいってしまったりするシフトでは、スタッフの負担が重くなり離職率を増やしてしまいます。

スタッフの業務負担が少しでも軽くなるように配慮したシフトづくりが重要であるといえます。

人員配置基準を満たすため

介護サービスを提供する事業所には、定められた人員配置基準が存在します。

その基準を満たせない場合、違反とみなされてしまう可能性もあります。

介護事業を継続させるためにも、人員配置基準を満たせるようなシフトづくりが大切です。

また、利用者の安全のためにも、必要な人数のスタッフが揃った状況が望ましいといえます。

介護施設のシフトづくりが難しい原因

介護施設のシフトづくりは難しいと感じている管理者は多いものです。

その原因は具体的にどのようなものなのでしょうか？

シフトづくりの問題解決を考える前に、まずその原因を整理していきましょう。

ここからは、介護施設のシフトづくりが難しい原因を解説していきます。

急な欠勤などに対応するのが大変

介護スタッフが体調不良や冠婚葬祭などで急に欠勤することがあります。

そのたびに人員配置基準を考えながらシフトを組みなおさなければならないため、介護施設のシフトづくりは難しいといわれています。

スタッフが欠勤した場合、代理スタッフが出勤してくれたとしても、その代理スタッフが連勤にならないように配慮する必要もあるのです。

さまざまなことを考えながらシフトをつくらなければならないため、頭を抱える人も多いでしょう。

早番や遅番、夜勤とさまざまな勤務体制を当てはめなければならない

24時間体制で運営している入居型の介護施設は、日勤だけでなく早番や遅番、夜勤のスタッフを配置しなければなりません。

さまざまな時間に抜けがないようスタッフを配置する作業が大変だという人もいます。

また、スタッフによっては短時間勤務であったり、夜勤専門であったりと、契約内容がまちまちであるため、それに配慮しながらシフトをつくるという意味でも大変な作業であるといえるでしょう。

スタッフの希望を聞きながらシフトづくりをする必要がある

スタッフの希望を聞きながらシフトづくりをするのも難しい面があります。

しかし、スタッフからすれば自分の生活も大切にしたいはずであるため、休みなどの希望は聞いてあげたいところです。

そう思ってもスタッフ全員に休み希望を一斉に出されると、勤務がまわらなくなってしまうこともあるでしょう。

スタッフの希望を調整しながら聞き、シフトをつくる作業も大変であるといえます。

介護施設で簡単にシフトを作成する方法

介護施設でのシフトづくりが大変であることは上記で説明した通りですが、その解決法はあるのでしょうか？

実は、介護施設で簡単にシフトを作成できる方法があります。

そこで、ここからは、介護施設で簡単にシフトを作成する方法を紹介していきます。

無料シフト作成ツールを利用する

コストをどうしても抑えたいなら、無料でシフト作成できるツールもおすすめです。

無料で使えるシフト作成ツールには、スマホ対応のアプリが多いです。

また、無料作成ツールでもオプションを追加すれば、有料になることもあります。

例えば、TapShiftというアプリは、無料でも使えますが条件によって課金する必要も。

無料シフト作成ツールを利用するなら、無料である条件を把握した上で選ぶと良いでしょう。

介護施設に特化しているシフト作成システムを選ぶ

介護施設に特化しているシフト作成システムであれば、介護業界特有のルールにも対応してくれるため、安心してシフトづくりを行うことができます。

シフト作成システムに迷ったら介護施設に特化したものを選ぶのも手です。

また、介護施設に特化していなくても、機能性の高いシフト作成システムであれば活用できる可能性があります。

機能性や使いやすさを含め、事業所に合うようなシフト作成システムを選ぶことがおすすめです。

シフト作成ツール・ソフトを選ぶポイント

シフトを簡単につくるためには、シフト作成ツールを導入することがおすすめです。

しかし、選び方がわからないという方も多いと思います。

そこで、介護施設で活用できるシフト作成ツールを選ぶポイントを解説していきます。

価格

シフト作成ツールを選ぶときのポイントとして、まず思い浮かぶのは価格ではないでしょうか？

経費削減のためにも、価格はなるべく抑えたいものですよね。

しかし、安いだけの理由で選んでしまい、そのツールが自社と合っていなければもったいないです。

価格が安いのはもちろんですが、そのコストに見合ったパフォーマンスであるかも大切なポイントです。

機能性

シフト作成ツールを選ぶ上で重視したいのが機能性です。

多くの機能が搭載されているのに越したことはありませんが、事業所の求める機能がついていなければ意味がありません。

また、高度な機能が搭載されていることで、業務負担を大幅に軽減できる可能性も高まります。

シフト作成ツール選びに迷った際には、その機能性にも着目してみましょう。

サポート体制

シフトが作成できるツールを利用するにあたり、トラブル対策を考える必要もあります。

万一トラブルが起こったときに、すぐに復旧できれば業務がストップしてロスすることを防ぐことができるからです。

シフト作成ツールには、どのようなサポート体制が備えられているのか導入前に確認しておきましょう。

カスタマー対応などをしてくれて、いつでもすぐに相談できるような環境が整っていると理想的です。

使いやすさ

シフト作成ツールの機能性も大切ですが、使いやすさにも着目したいところです。

なぜなら、機能性がいくら高くても、それをスタッフが使いこなせなければ意味がないからです。

スタッフの中には、デジタルが苦手な方もいるはず。

どんなスタッフでも簡単に使えるようなシンプルなデザインのものが理想的であるといえます。

介護現場で使えるシフト作成ツール例

介護現場で使えるシフト作成ツールは、さまざまです。

実際、介護現場で使えるシフト作成ツールがどのようなものであるかわからない方もいるのではないでしょうか？

ここからは、介護現場でよく使われるシフト作成ツール３つを紹介していきます。

CWS for Care

CWS for Careは、介護現場向けにつくられたシフト管理サービスで、介護特有の制度やルールに対応しているのが特徴です。

具体的には、シフト表作成 → 実績管理 → 勤務形態 → 覧表までワンストップでの提供が可能です。

また、一般的なシフト管理サービスは異なり、介護特有の「配置基準・加算要件のチェック」や「運営指導に必要な勤務形態一覧表の作成」もラクラク対応ができます。

「サービス利用率99％、導入事業所数500社以上、IT導入補助金」など、実績も豊富なシフト管理サービスです。

メーカー名
対応サービス
機能
費用
無料体験	なし
導入形態
製品・サービス詳細	詳細はこちら

miramos

miramosは、「AIシフト表の土台の自動作成」と「勤務形態一覧表の作成もワンクリックで自動作成とダウンロード」が可能です。

AIがシフト表の土台を自動で作るため、あとは簡単な手修正をおこなうだけでシフトが完成し、作成時間を大幅に削減ができます。

また、これまで苦労していた勤務形態一覧表の作成も、ワンクリックで自動作成・ダウンロードができるため、行政対応も効率化できます。

具体的には、「フロリアリーダーの方が、土日休みが少ない職員からクレームなどに繋がった時でも、その点をAIに任せることで負担軽減ができる」、「作成したシフトが人員配置基準を満たして、しっかり加算が取れるかなどの確認が簡単にできる」、「監査・実地指導で出さなくてはいけない勤務形態一覧表をクリック一つで作ることができる」などのメリットがあります。

メーカー名	コニカミノルタ株式会社
対応サービス	介護福祉サービス 特養, 有料老人ホーム, 有料老人ホーム(外部有り), 地域密着特養, グループホーム-介護福祉
機能	シフト作成
費用	年間契約の月額定額制になります。 具体的な料金は事業所様によって異なるため、お問い合わせください。 介護ソフトの相場をシミュレーションする
無料体験	あり
導入形態	クラウド(ASP)
製品・サービス詳細	詳細はこちら

Shiftmation

Shiftmationは、人工知能が5秒でシフトを自動作成することが可能です。

具体的には、スタッフがそれぞれ希望シフトをスマホで提出すると管理画面に自動反映されるため、各スタッフの希望休などをわざわざ転記する手間もかかりません。

また、シフトはスマホで確認できるため、わざわざ印刷して一人ひとりに手渡す作業をしなくても済みます。

その他にも、「シフト作成業務を90%削減」、「専門のコンサルタントが導入までしっかりサポート」、「公平性のあるシフト作成が可能」などが強みです。

メーカー名	株式会社シフトメーション
対応サービス	介護福祉サービス 特養, 短期入所生活, 老健, 介護医療院, 短期入所老健, 短期入所医療, 短期特定施設入居, 通所リハ, 通所介護, 短期グループホーム, 有料老人ホーム, 地域密着短期特定, 有料老人ホーム(外部有り), 小規模多機能, 短期小規模多機能, 看護小規模多機能, 短期複合型サービス, 認知通所介護, 地域密着通所介護, 地域密着特養, グループホーム-介護福祉, 地域密着特定施設, サービス付高齢向け住宅, 通所型サービス, 居宅介護支援事業, 施設入所 障がい福祉サービス グループホーム-障がい福祉, 福祉型障がい児入所施設, 経過的施設入所支援, 経過的生活介護, 医療型障がい児入所施設, 短期入所, 児童発達支援, 医療型児童発達支援, 保育所等訪問支援, 放課後等デイサービス
機能
費用	要お問い合わせ 介護ソフトの相場をシミュレーションする
無料体験	なし
導入形態	クラウド(ASP)
製品・サービス詳細	詳細はこちら

介護施設でシフトづくりに悩んだら介護ソフトの導入も検討してみよう！

介護施設の運営を安定させるためにも、しっかりとしたシフトづくりは大切です。

シフトづくりが進まず悩んでいる方は、ぜひ記事を参考にシフト作成ツールを利用しながらシフトづくりをしてみてください。

また、シフト作成を簡単にしたい場合には、シフト作成機能がついた介護ソフトの導入もおすすめです。

シフト作成機能がある介護ソフトについて詳しく知りたい方は、お気軽に介護のコミミまでお問い合わせください。