【ケアマネ】業務効率化を図る方法とは？導入または買い替えを検討すべきツールを紹介！

ケアマネの業務は内容が幅広く、日々の業務が多すぎて困っているお悩みはありませんか。

ケアマネの業務を効率化するためには、業務改善ソフトの導入が重要です。

業務改善ソフトの導入は厚生労働省も利用を推奨しており、注目が集まっています。

しかし、ケアマネが利用できる業務改善ソフトの数も多く、どれを選べばよいか迷ってしまいますよね。

この記事ではケアマネの業務を効率化する方法と、おすすめの業務改善ソフトを紹介します。

ケアマネの業務効率化はどのように進める？

業務効率化とは、業務から「ムダ」「ムリ」「ムラ」を除いて、効率の悪い業務をなくすことを指します。

ケアマネの業務を効率化することによって、人材不足が解消され、ケアマネのモチベーションが向上し、質の良いサービスの提供に繋がります。

ケアマネの業務効率化を進める方法は以下の手順になります。

・ケアマネが行う現状業務を把握する

・ケアマネが行う業務の課題を洗い出す

・課題の業務改善策を行う

・業務改善策の効果を検証する

ケアマネが行う現状業務を把握する

ケアマネの業務は多岐にわたるため、まずは業務内容を把握する必要があります。

具体的には、どんな業務があるか、その業務は誰が行っているか、業務にはどれくらいの人数で当たっているか、作業時間はどれくらいかかっているかという視点で整理します。

業務内容を把握しないまま効率化を進めることは、間違った業務改善になる可能性があるため、まずは業務把握を行いましょう。

ケアマネが行う業務の課題を洗い出す

業務内容を把握したら、次にネックとなる業務を洗い出します。

このときに、できるだけ細かく洗い出す必要があります。

「アセスメントの作成」を例に考えてみると、データ収集や訪問面談、思考、データ編集、資料作成、資料保管、情報共有などいくつもの工程に細分化されます。

全ての工程を改善することは時間も費用もかかるため、どの工程を改善したいか優先順位をつけることが大切なポイントです。

課題の業務改善策を行う

ケアマネが行う業務の課題を洗い出したら、課題に対する具体策を実施します。

改善策を検討する際は、改善の8原則を基にして考えます。

改善の8原則とは、廃止・削減・容易化・標準化・計画化・分業分担・同期化・機械化のことをいいます。

まずは業務量を削減する視点から改善策を決定し、実行します。

業務改善策の効果を検証する

具体策の効果を検証して、必要があれば課題の洗い出しに戻ります。

業務改善がうまくいく場合もありますが、自然に元に戻ってしまうケースや、業務改善をしたつもりが悪化するケースもあります。

一度改善したら終わりではなく、改善策の実行と分析を繰り返し行うことが重要です。

何度も行うことで、ケアマネ自身が意識して効率的に業務を行う姿勢が根付くメリットも期待できます。

ケアマネの業務改善策のアイデア

業務の把握や、課題を可視化した上で、改善策として用いられる手法を紹介します。

ケアマネの業務効率化のための具体策は、以下のものが挙げられます。

・無駄な業務をなくす

・業務マニュアルを作成する

・外部ソフトを活用する

無駄な業務をなくす

まずは業務の無駄をなくして、業務を効率化します。

業務課題の洗い出しを行った際に、削除しても問題のない業務は思い切ってなくします。

これだけでも業務の大幅な改善が可能です。

また、ひとつにまとめられそうな業務や、作業人数を減らすことができそうな業務があれば、優先的に実行します。

業務マニュアルを作成する

業務マニュアルを作成して業務効率化を図ります。

マニュアルの作成は、ケアマネ全体のパフォーマンスを引き上げることができます。

仕事を始めたばかりのケアマネがマニュアルに基づいて業務にあたることで、ベテランのケアマネと同じような水準のサービスが提供しやすくなります。

また、ただの手順書ではなく、注意点やトラブル時の対応を記載することで、幅広くノウハウを共有できることもメリットです。

一人ひとりの経験を共有できれば、ケアマネ全体の生産性が高まり、効率良く業務を遂行できるようになります。

外部ソフトを活用する

外部ソフトを活用して業務を効率化します。

ケアマネの業務内容は、必ずしも人間が行わなくてはならない業務ばかりではありません。

機械やプログラムで処理できるものは全て自動化しましょう。

ケアマネの業務効率化には、介護ソフトの利用が便利です。

ケアマネの行う業務は専門性が高く、また法改正や報酬改定もあるため、バージョンアップに対応している介護ソフトの利用が大幅な時間短縮につながります。

個人情報の管理の点から、セキュリティ面を考慮している信頼できる会社の介護ソフトが良いでしょう。

参考: ミラクス介護、ケアマネジャー業務の改善や効率化はどうやる？具体的な方法とポイントを紹介

ケアマネの業務効率化に使える！評判・口コミの良いおすすめ介護ソフト10選

ケアマネの業務効率化を行うために、評判と口コミの良いおすすめの介護ソフト10選を紹介します。

介護のココミで紹介している居宅介護支援向け介の護ソフトの人気ランキングからピックアップしました。

介舟ファミリー

介舟ファミリーは、アセスメントやケアプランの作成から、請求や給付管理業務まで幅広く対応しています。

タブレットでの利用も可能で、外出時に閲覧や登録もできるので便利です。

居宅サービス計画ガイドライン（全社協方式）とフリーアセスメントのどちらにも対応しており、家屋見取図などの各種図面が簡単操作で作成できます。

計画表（第2表）ではICFのガイド機能があり、ICFの考え方に導かれて比較的簡単に作成することが可能です。

また、月締め画面が充実しており、返礼や月遅れも見逃さない履歴の管理が行えます。

これだけの機能がついて1営業所あたり月額8,500円で利用できます。

しかも、パソコン台数の使用制限や利用者数の上限もありません。

法改正時の追加料金もなく、国保連のインターネット伝送サービスも標準搭載されており、お得な介護ソフトです。

ナーシングネットプラスワン

ナーシングネットプラスワンは、クラウド型の居宅介護支援ソフトで、インターネット環境さえあれば、どこからでもソフトを利用できます。

面倒な初期設定が不要で、申し込み後に届いたURLにログインするだけで使用可能で、法改正時のアップデートも自動で行われるため、いつでも最新版の状態になっています。

アセスメントは全社協方式や、厚生労働省の23項目（課題分析標準項目）に対応し、居宅サービス計画書（第2表）の作成時に便利な例文も充実しています。

耐震・耐火構造のデータセンターでは24時間体制で利用者のデータが守られ、厚生労働省のICT補助金を受ける条件であるICTインターフェイスも搭載されています。

ケアマネの人数や、利用者の人数、PC台数による追加料金は不要で、月額5,000円（税抜）

から利用可能です。

2ヶ月間無料でお試しできるため、初めてのソフトでも安心して導入できます。

まもる君クラウド

まもる君クラウドは、ケアマネ業務を集約した介護ソフトで、ソフト一つで全ての介護業務をサポートできます。

クラウドサービスのため、外出先からタブレット等で操作が可能です。

データはクラウド上で管理され、外出先で入力したデータは転記不要で事務の大幅削減になります。

複数のユーザーIDを増やすことができ、ケアマネ毎に担当する利用者が表示されます。

居宅介護支援や介護予防支援、介護予防・日常生活支援総合事業の介護予防ケアマネジメントにも標準対応しています。

クラウドシステムのセキュリティは安全に管理され、カスタマーセンターでは分からない点は徹底的にサポートしてもらえます。

初期費用やサポート費用、バージョンアップ費用は0円で、月額定額制で月5,800円から利用可能です。

無料お試し期間は60日間で、法改定にも無料で対応してもらえます。

かんたん介護ソフト

かんたん介護ソフトは、介護保険以外にも市町村の行う移動支援や総合事業にも幅広く対応している介護ソフトです。

提供サービス数や利用者数に関係なく、月額9,800円で利用できます。

法改正時のバージョンアップ費用は発生しませんが、初回のみ契約事務手数料18,000円が必要になります。

今使用している介護ソフトからのデータの移行は無料で、同時に3台のパソコンから接続できます。

便利な国保連への伝送機能も標準で付いています。

60日間の無料お試し期間があるので、初めてでも安心して利用できます。

ケアマネくん

ケアマネくんは、クラウド型のケアマネジャー支援ソフトで、面倒なインストールやバージョンアップ作業は必要ありません。

月額7,000円（税抜）から利用でき、タブレットやスマホからの利用にも対応しています。

記録業務から請求業務まで一連の業務に対応しており、ICT導入補助金要件にも当てはまります。

特徴はTAI方式を採用している点で、イラストを選択すれば最短5分で2表のたたき台が作成できます。

いつでもどこでも、何台でもアクセスできることがメリットです。

また、職員別に利用機能制限ができ、IPアドレス制限により利用端末の管理ができるため、セキュリティ面でも安心です。

国保連伝送機能が標準で付与されており、お困りの際は平均返答率99％のヘルプデスクが無料で利用可能です。

トリケアトプス

トリケアトプスは、介護保険の国保連請求や、利用者向けの請求書の発行、領収書の発行、計画書作成機能が利用できる介護ソフトです。

事業所の新規開設時にも安心して使用できます。

画面メニューの配置が見やすく、計画書作成時は操作しやすく、使いやすいソフトとなるよう工夫がされています。

既存のソフトに満足していない場合の乗り換えにも対応してもらえます。

料金は月額従量制となっており、一人あたり220円から利用できます。

初期費用は不要で、最大3ヶ月間の無料お試し期間があるので安心です。

インストールやバージョンアップ、バックアップ作業が不要で、タブレット利用や音声入力に対応しているので、外出時にも便利です。

ほのぼのNEXT

ほのぼのNEXTは、職員同士で情報共有しやすい画面設定が特徴のソフトです。

使用者管理設定画面も見やすく、ボタン表示で使いやすい仕様になっています。

アセスメントの内容と計画書が連動しており、作成時の手間を大幅に軽減でき、ケアプラン作成時に使える3,000以上の文例も便利な機能です。

業務の進捗状況が一覧で確認できるため、進捗管理しやすくミスも軽減できます。

介護予防のサービス計画作成機能も追加が可能です。

また、オプションのOnlineプラットフォームもあり、クラウドにも対応できます。

楽すけ

楽すけは、基本情報の入力とケアプランの作成で、国保連への請求ができる介護ソフトです。

アセスメントは、MDS-HC、居宅サービス計画ガイドライン（全社協版）、簡易式アセスメントの3種類が用意され、居宅サービス計画書（1～6表）にも対応しています。

パソコンにインストールして利用するタイプの介護ソフトで、契約本数により料金が変わります。

介護保険法改正、報酬改定のバージョンアップなどを行うため、年1回のサポート料が必要です。

複数の職員で作業を分担したい場合は、楽すけクライアント版の導入が便利です。

また、外出先での利用に備え、支援子機版も準備されています。

ワイズマンシステムSP

ワイズマンシステムSPは、アセスメントからモニタリング、評価までの一連の業務をサポートする介護ソフトです。

利用者の自宅訪問の際に、利用者の情報をタブレットから確認できます。

ヒアリング後に急遽変更があっても、その場で修正して印刷できるので、一度事業所に戻って修正作業を行い再度渡しに行く手間が省略できます。

サービス提供事業所や医療機関とのスムーズな情報共有が可能で、アプリを利用すれば非対面で家族との情報共有が行えます。

利用者ごとに業務の進行確認を行い、業務の漏れを防ぐことができます。

また、文例登録を使用すれば、各種書類の作成時間を削減することが可能になります。

初回申し込みの際は初期費用と5年間使用権が必要になり、5年経過後は追加で5年間使用権の費用のみが発生します。

5年間使用権にはシステム利用料や法改正対応料、バージョンアップ料が含まれているため、追加料金は発生しません。

カイポケ

カイポケは、クラウド型ソフトになります。

計画書の作成から介護保険の請求まで一連の業務に対応しています。

期日がある業務にはアラート機能があるため、業務を忘れてしまうミスも減らせます。

パソコンでもタブレットでもインターネット経由で使用可能で、複数のパソコンやタブレットから利用できます。

また、法改正時のアップデートが自動的に行われます。

データセンターには強固なセキュリティ体制を施し、利用者のデータ管理も安心です。

タブレット1台が無料で支給され、月5,000円から利用が可能です。

初期費用や、レセプト作成、インターネット伝送費は追加料金がかかりません。

既存ソフトをお使いの場合は、データ移行を無料で実施してもらえる嬉しいサービスもあります。

2ヶ月間のお試し期間があり、お試し期間中もデータ移行が無料で、さらに初めての国保連請求もサポートしてもらえます。

業務改善ソフトを導入してケアマネが行う業務の効率化を目指そう

ケアマネは日々の業務量が多く、仕事を効率化する必要があります。

多忙なケアマネの業務効率化には、介護ソフトの利用が欠かせません。

ケアマネの業務を効率化する方法とおすすめの介護ソフトを知って、ケアマネ業務の効率化を行い、質の高い介護サービスの提供を目指しましょう。