【介護事業所向け】おすすめの勤怠管理システム・ソフト8選！ メリットや選び方のコツも解説

このような疑問にお答えします。

介護・福祉業界において「勤怠」（シフト）に頭を悩ませる事業所は非常に多いです。

複雑な勤務形態であることに加え、人員配置基準や常勤換算など様々なことを考慮しなければならないからです。

この記事を書いている筆者は大手介護ソフトメーカーに勤めていましたが、行く先々で「勤怠管理は対応している？」と質問を受けることが多く、勤怠管理で悩んでいる事業所が多いのだと肌身を持って感じていました。

しかし、残念ながら大半の介護ソフトは勤怠管理に対応していません。

常勤換算や人員配置基準の考え方が複雑であるため、介護ソフトメーカーだけで対応するのは困難だからです。

しかし、そんな中でも勤怠に対応している介護ソフトメーカーをご紹介します。

また、今回は勤怠を専門にしているソフトもご紹介していきます。

【介護事業者向け】勤怠管理システム・ソフトとは

介護事業をする上でスタッフの勤怠管理は重要なものです。

しかし、交代勤務やさまざまな利用者宅への訪問など、多様な勤務体制により、介護事業の勤怠管理が難しいのも事実です。

そんな課題を解決してくれるのが勤怠管理システム・ソフトです。

勤怠管理システム・ソフトは、スタッフの出退勤の管理やシフト作成などの業務サポートをしてくれます。

他にもソフトによって、さまざまな便利機能がついたものがあります。

上手く活用することで、介護事業における勤怠管理をより簡易的でスムーズなものにできるでしょう。

介護業界における勤怠管理の課題

介護業界での勤怠管理は複雑で難しいといわれています。

それは以下のようなことが理由になります。

・多職種で働いているため全ての管理が大変
・給与計算が大変
・勤務形態が混在していてわかりにくい
・スタッフそれぞれの勤務状況の把握が大変
・急な欠勤など変更対応が大変
・交代勤務が複雑
・訪問先など移動があるとその全てを把握しづらい

訪問介護であっても24時間体制の施設介護であっても、その勤怠管理は複雑で難しく、業務負担の原因となっている現状があります。

介護ソフトメーカーが勤怠管理に対応しているメリット

介護ソフトメーカーが勤怠管理に対応しているメリットは次の５つです。

サポートセンターの窓口を介護ソフトと一本化できる

「介護ソフト」と「勤怠ソフト」でサポートセンターが同じであるため、「勤怠ソフトに関して問い合わせるついでに、介護ソフトについても聞く」ということが可能になります。

一度に複数の質問をすることができるため、問い合わせの手間を減らすことができます。

介護ソフトのユーザーは価格面でお得になることがある

「介護ソフト」を既に契約している場合、勤怠ソフトには「優待価格」が適応されるケースがあります。

（カイポケユーザーにおいては、安いというレベルを通り越して、無料で使うことができますが。）

勤怠管理と給与計算ソフトの連動ができる

今回ご紹介した２社は「勤怠ソフト」だけではなく、「給与ソフト」にも対応しています。

同じメーカーの商品であるため、連動性は優れています。

もし「勤怠ソフト」と「給与ソフト」が別メーカーだった場合、連動するためには「CSVデータの手修正」など、何かしら手間が発生するケースは多いです。

その点、今回取り上げた２社は勤怠・給与間でシームレスに連動することが可能です。

介護事業者向けの勤怠管理システム・ソフトの選び方・比較のポイント

介護事業の運営において勤怠管理システム・ソフトを活用してみたいという方は多いのではないでしょうか？

しかし、どのような商品を選べば、より業務効率化に繋げることができるのかわからず悩んでいるという方もいると思います。

そこで、ここからは介護事業者向け勤怠管理システム。ソフトの選び方や比較のポイントなどを解説していきます。

スタッフが操作しやすいか

勤怠管理システム・ソフトを選ぶポイントとして普段使うスタッフ自身が操作しやすいかも大切です。

毎日使うものなので、操作のしやすさは重要。

操作しにくいとロスになったり、結局使わなくなったりしてしまいます。

逆に操作がスムーズにいくと、業務効率化に上手く繋げることができます。

自社の勤務形態にマッチするか

勤怠管理システム・ソフトは事業所の勤務形態に合っているかも大切です。

勤怠管理システムやソフトは機能性が高いものが多い一方で、事業所の実施している勤務形態に合っていないと上手く使いこなすことができません。

導入前に対応している介護サービスの種類や勤務形態を確認しておきましょう。

スマートフォンで打刻できるか

出勤や退勤の際に、スマートフォンで打刻できるかどうかも大きなポイントとなります。

スマートフォンで打刻できるシステムであれば、より効率的に勤怠管理を行うことが可能になるからです。

特に、勤務内で在宅訪問や法人内の施設に行くなどの移動がある場合、スマートフォンで打刻できるとより効率的でしょう。

打刻をするスタッフ自身が使いやすいものであるかも大切です。

シフト作成や管理業務と連携できるか

介護事業を進める上でスタッフのシフト作成や管理は大切です。

そのため、シフト作成や管理業務と連携できるような機能がついているのが理想的であるといえます。

シフト作成や管理が介護ソフトでできると簡易的になり、より業務効率化に繋がります。

勤怠管理に対応している介護ソフトおすすめ2選

勤怠管理に対応している介護ソフトメーカは殆どありません。

訪問介護だけに絞ればシフト作成から給与計算まで行えるソフトはいくつかありますが、入所系に対応しているソフトは殆どありません。

しかし、次にご紹介する２社は介護ソフトと給与、勤怠が連動しているソフトです。

（他メーカーとの連動・連携ではなく、自社ラインナップで給与・勤怠ソフトがあるということです）

それでは見ていきましょう。

福祉見聞録（東経システム社）

東経システム社がリリースしている勤怠管理システムには次のような特徴があります。

勤務表作成は全自動で可能

あらかじめ複数の条件を登録しておくことにより、たった数回のクリック操作だけで勤務表を自動作成してくれます。

有給申請から有給繰越の管理まで一元的に

作成した勤務表の画面で、勤務実績を登録することで有給消化実績として集計がされます。

また、あらかじめ有給の付与パターンを登録することができるため、有給の処理で頭を悩ませることが殆どなくなります。

打刻データの集計後、給与ソフトに情報連携

東経システム社は給与ソフトもリリースしているため、打刻データを元に集計した情報をそのまま給与ソフトに引き渡すことができます。

勤怠ソフトと給与ソフトが連携することにより、打刻データと給与情報の間には整合性を保つことが出来ます。

カイポケ（エス・エム・エス社）

エス・エム・エス社がリリースしている勤怠管理システムには次のような特徴があります。

カイポケユーザーは勤怠ソフトが無料で使える

カイポケユーザーに限り、勤怠ソフトを無料で使うことができます。

勤怠ソフトの中には数百万するものは珍しくありませんが、それを無料で使えるのは大きなメリットです。

パソコンやタブレットでもタイムカードの打刻が行える

パソコンやタブレットでも打刻が行えるため、タイムカードを打刻するための機器を設置する必要はありません。

勤怠管理・給与計算・給与振込まで一元的に行える

カイポケは給与ソフトも無料で使用することができますが、勤怠ソフトで作成したデータを給与ソフトに連動させる事が可能です。

さらに、給与ソフトから従業員の口座に給与振込をすることもできます。

全てを一元的に管理することができるため、業務の大幅短縮につながります。

介護・福祉の勤怠管理に対応したソフト6選【介護ソフトメーカー以外】

介護・福祉の勤怠に対応しているソフトは多々あります。

介護ソフトメーカーではないものの、介護・福祉にノウハウがあるメーカーとして、活躍している６社をご紹介します。

就業大臣NX（応研社）

応研社がリリースしている「就業大臣」のオプションとして位置づけられています。

本体の「就業大臣」を導入していれば、15万円からで導入可能です。

応研の知名度は非常に高く、導入企業も非常に多いため安心して使用することができそうです。

参照：給与大臣NXの公式ページ

勤次郎（日通システム社）

5,000社以上に導入されている勤怠ソフトです。

日通システム社は人事ソフトや給与ソフトも開発しているため、勤怠・人事・給与の連携面において優れています。

参照：勤次郎の公式ページ

シフトマックス（KYOUDOU社）

クラウドをベースにした勤怠システムです。

入所施設だけでなく、訪問や通所にも対応しています。

打刻方法はスマートフォンやICカードだけではなく、通話や指紋認証にも対応しています。

参照：シフトマックスの公式ページ

快怠くん(キタムラコンピュータ社)

ICカードに対応しています。

有料ではありますが、業務形態に合わせて細かいカスタマイズが可能なのでまずは相談してみるのもいいでしょう。

参照：快怠くんの公式ページ

クロノスPerformance(クロノス社)

クロノスは介護ソフトメーカー「NDソフトウェア社」がリリースしていた「TimeFun」の後継システムでもあります。

30年以上の実績を持ち、他社ソフトとも積極的に連携しています。

参照：クロノスの公式ページ

かえる勤怠管理by介護

ICタグ、携帯、スマホ、FAXOCRにて勤怠管理が可能です。

30日間の体験版もあります。

体験版終了後は月額5,000円で使用することができます。

参照：かえる勤怠管理の公式ページ

おわりに

今回ご紹介した「カイポケ」は無料期間があります。

「無料だからまずは試してみよう」くらいの気持ちでスタートすることができます。

どうしても「勤怠ソフト」というと敷居が高いように感じますが、使ってみると案外簡単です。

また、カイポケは「介護ソフト」も無料で体験することができますので、運用を見直したい方にもおすすめします。