介護のシフトはどうする？勤務例から見る快適な出勤体制のコツ

現場の介護職員も忙しいだろうけど、シフトを組むマネジメント職も大変なんだよなぁ。

毎日忙しい日々を過ごしている介護職。

だからこそシフトの作成まで手が回らないこともありますよね。

やっとできたと思ったら抜け漏れや、職員から有給の追加申請などをされて困った経験もあるのではないでしょうか。

スタッフ一人ひとりが働きやすいシフトを作成することは、モチベーションや職場定着率の向上、ひいては介護サービス全体の質の向上にもつながります。

今回は介護施設の職員が納得しやすいシフト作りについて見ていきましょう。

不平不満が続出！？介護職のシフト、どう組む？

シフトを組む上で、何よりも意識すべきなのは「公平性」です。

たとえば、特定の人ばかり土日が休みになっていたら、不平不満を唱える人もでてくるでしょう。

そうなれば職場全体のモチベーション低下は避けられません。

さらにシフトの作成はミスが起きやすいのもポイント。

ちょっとしたミスで「シフトを組み直すことになった」という経験をしたことがある人もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、公平性に配慮したシフトをよりスムーズに作成するためのコツをご紹介します。

シフト作成だけは慣れないんだよね。

介護職のシフト勤務例

24時間体制でシフトを組む場合、たいてい2交代制と3交代制のいずれかを選ぶことになります。

下記に示すのは、それぞれの代表的な勤務例です。

2交代制のシフト例

日勤9:00～18:00（8時間勤務、1時間休憩）

夜勤17:00～翌11:00（16時間勤務、2時間休憩）

3交代制のシフト例

日勤7:00～15:00（7時間勤務、1時間休憩）

遅番14:00～22:00（7時間勤務、1時間休憩）

夜勤21:00～翌6:00（8時間勤務、1時間休憩）

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シフトの組み方は施設によって異なる

2交代制と3交代制のどちらを採用するかは、施設によって異なります。

慢性的な人手不足に悩まされている介護業界では、より少ない職員で業務を回せる2交代制を採用している施設が圧倒的に多いのが現状です。

3交代制を採用する場合は、フルタイムだけではなくパートタイムで働く職員の活用も考慮するべきでしょう。

業務が忙しくなる時間帯にピンポイントで人員を配置できるよう、基本シフトとは別の勤務体制で働ける職員を確保している施設もあります。

2交代制とは

2交代体制とは、24時間を二つに区切って人員を配置するシフトの組み方のこと。施設によっても異なりますが、​​8〜17時までの「日勤」と、16時〜翌10時までの「夜勤」に分かれて働くことが一般的です。

ちなみに日本医療労働組合連合会が実施した「2022年介護施設夜勤実態調査」によると、介護施設全体の87.4%が2交代制の夜勤を採用しています。

3交代制とは

3交代制は「日勤」「遅番」「夜勤」といったように、24時間を3分割して働くシフトの組み方です。「日勤」「遅番」の勤務時間は、2交代の「日勤」とそれほど代わりませんが、「夜勤」の拘束時間が短くて済むことが特徴です。

そのため夜勤によるストレスや疲労を軽減できますが、2交代制に比べると夜勤手当が少なくなってしまうというデメリットもあります。

複雑化するシフトのミスをITで減らせるかも？

介護職がシフトを確認するときのポイント

こうした基本を踏まえて、ここからは「質の高いシフト」を組むためのコツを紹介していきます。

一人ひとりが働きやすく、モチベーションを維持しやすい職場をつくりたいとお考えの管理職の方は、ぜひ参考にしてみてください。

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過度な残業を前提にしたシフトになっていないか？

まずは職員一人ひとりの勤務時間をしっかりと確認しましょう。

労働基準法をしっかりと把握した上で、定められた労働時間や休憩時間、休日数を確保できているか、必ずチェックしてください。

なるべく残業が発生しないシフトを組むことが大切ですが、どうしてもうまくいかない場合は、労働基準法が定める「月45時間・年360時間」の上限を超えないように注意してください。

希望休は考慮されているか

希望休を積極的に受け入れることで、職員のワークライフバランスを高めることができます。

一方で全ての希望に応えられないことも考えられます。

「月に1度は、希望日で休める」といったルールを決めておくといった対策も有効ですが、最終的には職員一人ひとりと密にコミュニケーションを取り、「本当に休みたい日はどこか」といったニーズを引き出すことが重要になります。

そのヒアリングや希望をシフト表にトレースするため、マネジメント職にはゆとりがある業務体制が必要となります。

シフトに不公平な偏りはないか

「遅番のあとに連続して早番勤務が入っている」「ほかの人よりも夜勤が多い」といった不平不満が出てこないよう、シフトの偏りはできるだけ避けるようにしましょう。

特に仕事ができる人や、あまり自己主張をしない人には無意識に業務を押し付けてしまいがち。普段から希望を言えない人も、言いやすいシフト希望の取り方を考えなくてはなりません。

ストレスが多い介護職員の気持ちも考えて戻り勤務を少なくすることも考えてあげたいな。

夜勤シフトの注意点

少人数で長時間働かなければならない「夜勤」は、いわずもがな体力が必要な仕事です。

利用者の中には、不安で徘徊してしまったり、急に体調を崩したりしてしまう方もいるため、臨機応変な対応力が求められます。

その際、夜勤者が一人で対応できるのかを考えてみましょう。

施設によっては、緊急事態発生時にナースに電話することができる体制を作っているところもあり、他の介護職員が援助要請される場合もあります。

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忙しい管理者必見！ シフト作成の3つのコツ

シフト作成は手間も時間もかかる仕事です。日々の業務の忙しさのあまり、ついシフト作りを後回しにしてしまうこともあるでしょう。

そこでここからは、シフト作成を効率化する手法やツールについてご紹介します。

希望休は10日までにもらう

職員からの希望休は、遅くともシフト公開日の10日前までには提出してもらうようにしましょう。

シフトを作成し始めてからも希望休を受け付けていると、途中まで作成したシフトを作り直さなければならない可能性もあります。

希望休の提出日は何日まで、とルールを定め、それをしっかり周知していくようにしましょう。

シフト作成ツールを使う

効率的にシフトを作成するには、専用のツールの導入も効果的です。

あらかじめ設定した条件に合わせて、自動でシフトを管理してくれるツールも登場しています。

介護業界に特化したツールや、スマートフォンからシフトを作成・確認できるツールもありますので、ぜひ検討してみてください。

人工知能を搭載している「Shiftmation」は夜勤などの複雑な条件設定や、人員配置の均等化などを考慮して公平なシフト作成ができるソフトです。

このためシフト作成にかかる時間を大幅に短縮することができます。

Shiftmation 評価がありません Shiftmationの詳細を見る

勤怠システムを利用する

さらなる効率化を求める方には、シフト管理だけではなく、勤怠管理をトータルで担ってくれるシステムの導入もおすすめです。

シフトの自動作成だけでなく、なかには「勤怠管理・給与計算・給与振込」までを一元的に管理できるソフトウェアも。

管理業務の負担を軽減することで、利用者満足度の向上といった、より本質的な施策にリソースを割くことが可能になります。

みんなが快適に働ける勤務シフトを作成しよう

「勤務シフトの質」は「介護の質」に直結しているといっても過言ではありません。とはいえ、職員一人ひとりが快適に働けるシフトをつくるには、時間や手間がかかることも事実です。

そこで活用すべきなのが、シフト作成ツールや勤怠管理システムです。介護現場のDX（デジタルトランスフォーメーション）の第一歩として、この機会にぜひ導入を検討してみてください。