【介護施設】会計システムの選び方とは？会計機能のある介護ソフトも紹介！

介護事業所を営むにあたって、いろいろと準備が必要でしょう。

その中でも経理に関わるシステムをどうするかで迷っていませんか？

介護事業所で会計システムを導入するにあたって、介護に特化した専用のソフトを導入するのがおすすめです。

介護の会計ではほかの企業にはない特殊な処理が必要になる場合も少なくないからです。

ここでは介護業所向けの会計ソフトを選ぶにあたって何に注意すべきか、おすすめの会計ソフトについて詳しく見ていきます。

介護事業所が介護福祉向けの会計ソフトを導入すべき理由

一般の会計ソフトを導入してしまうと、介護報酬の計算などの手間が余計にかかってしまいます。

専用の会計ソフトの場合、必要事項を入力すれば後は自動的にソフトの方で処理してくれます。

ですから経理担当者に係る負担を軽減できるという意味でも介護福祉向けの会計ソフトにはメリットがあります。

上記の点を踏まえて、そもそもなぜ介護事業所で介護福祉向けの会計ソフトを導入すべきなのか、その理由を詳しく見ていきましょう。

①介護特有の会計処理が必要

介護事業では一般企業とは異なる会計処理が必要になります。

たとえば国保連からの介護報酬の問題です。

実際にサービス提供して売り上げ発生してから実際に介護報酬を受け取るまでに、2カ月のタイムラグが発生します。

ですから介護報酬の支払いタイミングで、未入金の売掛金との相殺処理を行わないといけません。

また介護報酬を請求するにあたって、返戻されるケースも決して珍しくありません。

しかも返戻される理由は、「介護報酬改定により要件が異なった」「宅介護支援事業所との情報相違」といろいろとあります。

差し戻しのほかにも返還や減算なども考えられます。

そのため国保連に対する請求分と利用者に対する請求分をそれぞれ管理し、回収状況も記録することが必要なため、一般企業と比較し会計処理がどうしても複雑になります。

ですが、介護福祉向けの会計ソフトは介護報酬改定の度に会計処理をやり直すなどの二度手間を防ぐこともできます。

②介護事業特有の基準がある

介護の世界では会計処理に関して、運営基準が設けられています。

「指定居宅サービス等の事業の人員、設備および運営に関する基準第38条」では、介護事業所ごとに経理を区分し、それぞれの事業の会計を区分しなくてはならないとあります。

そのため、もし複数の事業所を運営している企業であれば、事業所ごとに会計は区分して処理していかないといけないため、介護事業の会計処理はより煩雑になります。

介護福祉向けの会計ソフトを活用することで、煩雑な会計業務もスムーズにできることが期待できます。

参照：指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準
　　　OG介護プラス

③担当者の負担を軽減できる

専用の会計ソフトを導入すれば、経理や会計を担当するスタッフの負担を軽減できるのも導入すべき理由の一つです。

たとえば介護保険請求データをソフトに取り込めば、勘定科目を自動的に登録したり提案してくれたりします。

自分でいちいち入力しているのと比較して、作業量をかなり減少できます。

作業量が少なくなるので、ミスのリスクも減るのは大きなメリットです。

④法改正などにも対応可能

介護報酬改定が3年に一度あるだけでなく、臨時で報酬改定が実施される可能性もあります。

介護報酬改定の実施により、加算取得の要件や加算単位の変更もありえるため、当然ながら会計処理に影響が出ます。

しかし、介護福祉向けの会計ソフトならば、バージョンアップを行うことで法改正にも対応可能になります。

手書きや介護業界向けではない会計ソフトの場合、法改正の度にフォーマットの見直しや会計処理の確認など、業務負担が増えるのが懸念されます。

介護事業所向け会計ソフト選びのポイント

世の中には多くの会計ソフトがリリースされており、どんな会計ソフトを選んだら良いのか分からないかもしれません。

介護福祉の世界には介護報酬の計算など、特有の会計処理の作業が伴います。

そのため、まず選ぶ際に重要なポイントは、「介護福祉向けの会計ソフトなのか」という点です。

しかし介護に特化した会計ソフトは、いろいろなメーカーから多種多様な商品が販売されています。

その中で何を基準に選べばいいか、迷ってしまう方もいるでしょう。

ソフト選びとして、いくつか比較すべきポイントがあります。

何が自分の事業所で重視すべきポイントなのか、優先順位を付けて会計ソフト選びを進めていきましょう。

①費用

会計ソフトを導入するにあたって、やはり気になるのは費用でしょう。

介護事業所用の会計ソフトを見てみると、ピンキリです。

どうしても会計ソフトを導入するにあたって、なるべく安いものをと考える人もいるでしょう。

しかし安いものだけにこだわってしまうと、機能が十分ではなく導入した目的を満たせない可能性も想定できます。

そこで会計ソフトを導入する際に、まず業務を円滑に進めるためにどのような機能が必要なのかを明確にしておきましょう。

そのうえで、その機能の搭載されている会計ソフトの中から選びだすといいでしょう。

コストと機能のバランスを考えて選ぶことです。

②操作性

会計ソフトが使いやすいかどうかも重視したいところです。

しかし操作性は、ソフトの概要を見てもなかなか判断できないでしょう。

会計ソフトの中にはデモが用意されていたり、無料トライアルが提供されていたりするものもあります。

このようなサービスはできるだけ利用して、実際に扱いやすいソフトかどうか見極めてください。

操作性を考える際には、実際に使用するスタッフの意見も尊重しましょう。

またこれまで手書きで作業していて、そちらの方に慣れている職員はシステム化への移行に反対するかもしれません。

その場合、なぜシステム化を進める必要があるのか、どういったメリットが期待できるのかていねいに説明しましょう。

そして職員の理解を得るように努めてください。

③サポート体制

どの会計ソフトでも使い始めはわからないことが出てきたり、トラブルが起きたりすることもあるでしょう。

そこでサポート体制がどうなっているかを確認してください。

どこまでサポートしてくれるのか、メールやチャット、電話などどんなアプローチがあるのかもチェックしましょう。

いつでもすぐにトラブルに関する相談ができるかも確認しておきたいところです。

また税理士がどのようなソフトを使っているかもチェックしておくといいでしょう。

税理士の使っている会計ソフトと同じブランドのソフトを導入すれば、データのやり取りもスムーズに進められます。

作業を行うにあたってのストレスも解消されますし、税理士との密なコミュニケーションをとることも可能です。

④ASP型の会計ソフトがおすすめ

会計ソフトは大きく分けるとパッケージ型とASP型(クラウド)がありますが、基本的にASP型(クラウド)のソフトから探すといいでしょう。

ASP型(クラウド)はインターネット環境を介して、アクセスする方法です。

複数のデバイスからアクセスできます。

またASP型(クラウド)の場合、法改正などに合わせてバージョンアップする際に特別な作業を行う必要がない点も魅力的です。

パッケージ型は、自分の好きなようにカスタマイズできるのが特徴です。

例えば大手の介護事業所で、複数の事業所やサービスを展開しているような大手には使い勝手がいいかもしれません。

またセキュリティ対策もしっかりしているので、安心して利用できます。

⑤他のシステムとの連携性

会計ソフトと外部システムと連携できるものがおすすめです。

会計ソフトと外部システムが連携できれば、入力の二度手間を防ぐことができ、作業を円滑に進めることができます。

基本的に同じメーカーであれば、異なるソフトでも連携しやすいとみられています。

もしすでに給与計算システムや介護ソフトなど特定の商品を使っている場合、連携できる会計ソフトがないか確認しておきましょう。

作業が軽くなった分、人的リソースを別のところに振り分けることも可能です。

限られた人員で効率的に事業所を回していけます。

例えば、介護ソフトである「カイポケ」は、「Money Forward」というクラウド会計システムと連携することが可能です。

⑥機能性

会計ソフトにどのような機能が搭載されているかで絞り込むのも一つの方法です。

会計ソフトの機能ですが、商品によってまちまちです。

一例として紹介すると、勘定科目のCSVによる入力機能や仕訳ルールの学習機能、財務状況をいつでもリアルタイムでチェックできる機能などです。

自分たちはどのような機能が必要なのか、あらかじめ洗い出しておきましょう。

さらに介護事業所の経営状況に関わる重要な情報を保存するので、セキュリティ対策も見逃せないところです。

お手持ちのパソコンなどのデバイスのOSとの相性などもチェックしておきましょう。

参照：ミツモア

会計システムと連携機能がある介護ソフト2選！

介護事業所の運営にあたって、会計作業は欠かせません。

会計ソフトを導入することで、作業効率性もアップします。

また中には介護事業所の会計作業の効率化を進められるソフトもいろいろと出てきています。

その中でも例として会計機能のある介護ソフト2つピックアップしました。

会計ソフトを導入するのであれば、以下のソフトの採用も検討してみてください。

福祉の森

福祉の森は日立システムズが提供している、介護・障がい福祉スタッフの事務作業をスピーディにする介護ソフトになります。

ソフトがリリースされてから20年を超える歴史を誇ります。

これだけのロングセラーになっているのは、それだけユーザーからの信頼の厚いことがうかがえます。

計画から請求までの介護の一連の工程をすべてカバーできており、大規模事業所にもおすすめです。

財務会計システムも搭載されていて、定例仕訳一覧画面がありますので仕分け作業は確認しながら行えます。

とくにリース代や水道代、電話代などの毎月発生するコストに関する貴重もスムーズかつ的確に行えます。

さらに予算編成管理システムと連動できるようになっているので、過去の実績をみながら予算の編成が可能なところもおすすめポイントです。

メーカー名	株式会社日立システムズ
対応サービス
機能	記録業務対応請求業務対応
費用	要問合せ介護ソフトの相場をシミュレーションする
無料体験	なし
導入形態	クラウド(ASP)
製品・サービス詳細	詳細はこちら

カイポケ

カイポケには「カイポケ会計・労務 by Money Forward クラウド会計」があります。

カイポケは、国保連請求だけでなく記録も可能な介護ソフトで、特に早期入金サービスやタブレット無償貸出など、経営者にとって嬉しい経営支援サービスが豊富なのが特徴です。

外部サービスであるクラウド会計システム「Money Forward 」との連携機能が搭載されています。

連携すれば会計業務の負担を大幅に削減できます。

自動化できるので、たとえば日々の取引の入力なども省略できます。

さらにUSBメモリや紙を使ってやり取りする必要もなくなります。

クラウド上で管理できるので、顧問税理士とオンライン上でスムーズにやり取りができます。

密にコミュニケーションをとることで、今後の税務や財務に関するアドバイスもマメに受けられるでしょう。

決算書やキャッシュフローレポートなどの資料作成に対応しているので、今後の経営戦略も立てやすくなります。

メーカー名	株式会社エス・エム・エス
対応サービス	通所系訪問系ケアマネ便利ツールその他訪問系障がい児便利ツール
機能	請求業務対応記録業務対応
費用	(例)居宅介護支援事業所：月額5,000円〜　デイサービス月額25,000円〜介護ソフトの相場をシミュレーションする
無料体験	あり
導入形態	クラウド(ASP)
製品・サービス詳細	詳細はこちら

まとめ

介護事業所を運営するのであれば、介護福祉向けの会計ソフトを導入するのがおすすめです。

介護事業では一般企業とは異なる会計処理が必要ですが、介護福祉向けのソフトであればこちらにも対応できます。

また必要事項を入力すれば、後は自動的にデータ集計や資料の作成など行ってくれます。

会計作業を効率的に進めたければ、ここで紹介したソフトの導入を検討してみてください。

今回紹介した2つのツールは、いずれも「介護のコミミ」にて取り扱っています。

口コミも記載されているので、一度チェックしてみませんか？