放課後等デイサービスの国保連請求の基礎と請求ソフトについて徹底解説

放課後等デイサービスは、学校の放課後や長期休暇中に、学童期の子どもたちが利用する社会福祉施設の一形態です。

主な対象となるのは発達障害や知的障害を持ち、療育を必要とする学齢期の子ども学校の授業が終わった後や休日に利用されます。

放課後等デイサービスでは、安全で保護された環境の中で、子どもたちが自由な遊びや学習活動を行い、社会性や創造性を育むことが目的とされています。

この記事では、放課後等デイサービスの概要と役割、請求について詳しく解説します。

1. 放課後等デイサービスの利用目的とメリット

放課後等デイサービスの利用には、以下のような目的とメリットがあります。

まず、放課後の時間帯や休日において、子どもたちが安全な場所で過ごせることが保護者にとって重要です。

放課後等デイサービスは、子どもたちが安心して遊びや学習に参加できる環境を提供し、保護者の仕事や生活の調整を支援します。

また、放課後等デイサービスでは、宿題のサポートや学習支援が行われることがあります。

また、グループ活動や交流の場を通じて、子どもたちのコミュニケーション能力や協調性、自己表現力の向上を促します。

さらに、多様な活動や体験を通じて、子どもたちの創造性や思考力を育みます。

さらに放課後等デイサービスでは、スポーツや音楽、美術などの様々な活動が提供されます。

子どもたちは自分の興味や特技に応じて参加し、その分野での成長や才能の発揮を促すことができます。

これらは、厚生労働省も放課後等デイサービスについてのガイドラインとしてまとめています。

参考：厚生労働省、放課後等デイサービスガイドライン

2. 放課後等デイサービスの国保連請求方法

次に、放課後等デイサービスの請求方法について解説します。

請求は、国民健康保険団体連合会国保連(以下国保連)という機関に向けて送ることになります。

いくつかの書類が必要になるので、よく確認する必要があります。

2.1 国保連へのサービス利用料請求と提出手続き

国保連への請求は、通常、国保連が提供している「電子請求受付システム」と呼ばれるサイトから利用できる「簡易入力システム」または「取込送信システム」を使用してインターネット上で行われます。

これらのシステムは、国保連のウェブサイトからダウンロードできます。

請求業務は、サービス提供月の翌月10日までに行う必要があります。

事業所は、

・障害児通所給付費・入所給付費等 請求書・明細書

・サービス提供実績記録票

・利用者負担上限額管理結果票

という3つの書類を作成し、国保連に提出することになります。

提供期間や利用時間、利用者の個人情報、送迎の状況などが記載されます。

加算など考慮すべき事項もありますので、管理者など、事業所の責任者がこの作業を行うことが一般的です。

この請求を元に、放課後等デイサービス提供者は、利用者やその保護者に対して利用料金を請求するための請求書を作成します。

提出方法や場所は、放課後等デイサービス提供者によって異なる場合があります。

参照：ニップクケアサービス株式会社

2.2 請求費用の計算方法

請求費用の計算方法は、利用時間や提供されたサービス内容に基づいて行われます。

利用時間は通常、開始時刻から終了時刻までの時間を計算し、それに時間単価を乗じることで時間ごとの費用が算出されます。

また、提供されたサービスの種類や内容に応じて、それぞれのサービスの費用単価を掛け合わせることで、各サービスの費用が算出されます。

報酬や基準、加算の扱いについては、厚生労働省も定めています。

参考：厚生労働省、放課後等デイサービスに係る報酬・基準について≪論点等≫

2.3 請求に関する重要なポイントと留意事項

請求に関しては、すべての情報を正確かつ詳細に記録することが重要です。

利用時間や提供されたサービス内容、スタッフの人数など、請求書に必要な情報を漏れなく記録しましょう。

放課後等デイサービスには、法令や規則が存在しますので、請求に関する手続きや費用計算方法は、これらの法令や規則に従って行う必要があります。

適切なガイドラインやルールに従って請求を行いましょう。

利用者やその家族に対して、請求に関する透明性のある料金体系であることを、明確に説明できることが重要です。

請求内容や費用計算方法をわかりやすく説明し、利用者が納得できる形での請求を行いましょう。

とはいえ、こうした請求業務は煩雑になりがちなので、適切な福祉業界向けツールの活用が重要といえます。

3. 放課後等デイサービスの請求書の基本

放課後等デイサービスでは、利用者へのサービス提供に対して請求を行う必要があります。

請求管理は正確かつ効率的に行われることが重要です。

国保連への請求を行うためには、利用者やその保護者に対して利用料金を請求するための請求書が必要になるため、請求書の管理は重要になります。

そこで、請求書の発行手順から何のために請求データの保管が必要なのか見ていきましょう。

3.1 請求書の確認と承認プロセス

請求書に関する業務の手順としては、まず、放課後等デイサービスの利用状況やサービス内容に基づいて請求書を作成します。

必要な情報や項目が含まれていることを確認し、担当者から利用者へ確認をとります。

利用者の情報やサービス提供内容が正確に反映されているかを確認してもらいます。

確認が取れた後の請求書の承認は通常、上位管理者や責任者によって行われます。

請求内容の正確性や利用者の契約条件との一致を確認し、承認します。

3.2 請求データの記録と保管

請求データの記録と保管は、将来の参照や調査、監査などの目的で重要です。

請求書や支払い関連のデータは適切な形式で記録されます。

利用者情報、請求日付、請求金額、支払いステータスなど必要な情報を含めることが重要です。

支払い期限や請求書の提出期限など、料金に関する情報も、合わせて厳密に保管することが重要です。

4. 放課後等デイサービスの利用フロー

実際に放課後等デイサービスの利用を希望する場合の具体的な手順についても紹介します。

4.1 事前の利用予約と申し込み手続き

放課後デイサービスを利用する前にまずは、地域のデイサービスの情報を収集しましょう。

施設の特徴やサービス内容を確認します。

興味を持ったデイサービス施設に対して、問い合わせや相談を行います。

施設の連絡先に電話やメールで連絡し、利用に関する疑問や要望を伝えましょう。

問い合わせの後は、施設のサービス内容をより具体的に知るために、見学や体験利用を行います。

利用者の活動を観察することで、ニーズに合ったデイサービスかどうかを判断します。

利用を希望する場合、申込手続きを行います。

施設からの申込書や必要書類を提出し、利用希望の日程や利用時間、サービス内容などを伝えます。

なお、利用にあたっては、お住まいの市区町村の役所に、受給者証を発行してもらう必要があります。

自治体に寄って規定が異なる場合もあるので、詳しくは、窓口あてに問い合わせることをお勧めします。

こうした受給者証取得の審査や申込手続きが完了したら、放課後デイサービスの利用を開始することができます。

4.2 サービス提供時の受付と出席確認

放課後等デイサービスでは、利用者の受付と出席確認をスムーズに行うことが重要です。

どの子どもが出席し、どのような活動を行い、どのような療育プログラムを受けたかは、料金、請求に関する重要な情報です。

4.3 プログラムや活動の実施と記録

放課後当デイサービスでは、利用開始の祭に聞き取った主訴に基づいて半期に1回作成する、「個別支援計画」に基づいた療育やサービス提供を行います。

たとえば、言語訓練やソーシャルスキルトレーニング、感覚統合療法や理学療法などが行われることもあります。

4.4 サービス利用後のアフターケアとフィードバック

その結果どのように利用者の行動、情緒が変化したかを記録し、保護者などにフィードバックします。

プログラムを提供する上での本人や保護者の不安があれば、ニーズに応じてアフターケアを行うこともあります。

参考：デコボコガイド

5. 放課後等デイサービスの請求トラブルと解決策

放課後等デイサービスの仕事、特に請求業務は複雑で、専門性が求められるものであるため、請求トラブルも起こり得ます。

ありがちな問題とその解決策について紹介します。

5.1 請求漏れや不正確な請求への対応

請求漏れや請求のミスは最もよく起こりがちなトラブルです。

これには、利用者の一部の利用時間やサービスが漏れてしまった場合や、請求書に誤りがある場合などが含まれます。

解決策として、事前の確認とチェックが重要です。

利用時間やサービスの記録を正確に保持し、請求書作成時に漏れやミスがないように事前に確認とチェックを行いましょう。

5.2 支払い遅延や未収金の対策

利用者が支払いを遅延したり、未収金が生じることもあります。

これは放課後等デイサービスにとって財務的な負担となるだけでなく、利用者との関係にも悪影響を及ぼす可能性があります。

対応が遅れると、ますます支払いをうやむやにされてしまう可能性もあるため、すぐに気づいてすぐに支払いの声掛けを行う方が良いでしょう。

こうした支払いのトラブルを早期発見するためにソフトを使って簡単に管理することがおすすめです。

参考：神戸市、管理者・児童発達支援管理責任者のための放デイ運営フォローアップ第７回 利用者 と のお金のやりとり

6. 放課後等デイサービスの請求ソフトの活用

放課後等デイサービスの請求管理業務においては、請求ソフトを使うことが有効です。

全て手作業で請求管理を行うことは難しく、ソフトを使うことでミスを減らし、効率よく複雑な業務を行うことができるようになります。

放課後等デイサービスにおいて事務作業を効率化すると、さまざまなメリットがあります。

たとえば、電子的な請求書作成システムを導入することで、請求漏れや計算ミスのリスクを減らすことができます。

自動的な計算や項目のチェック機能により、正確な請求書の作成が可能となります。

また、事務作業の標準化やテンプレートの活用によって、記入漏れや情報の欠落を防ぐことができます。

利用者情報や書類管理システムを導入することで、情報の検索や整理が容易になります。

これにより、スタッフは煩雑な書類作業を行わなくてよくなります。

7．放課後等デイサービス対応の国保連請求機能のある障がい福祉ソフト

放課後等デイサービスに対応している国保連請求機能のある障がい福祉ソフトを「介護のコミミ」の口コミランキング(令和5年・6月)から一部抜粋して紹介しますのでご参考ください。

ここでは、介護のコミミに掲載されている、利用者からの５段階での評価が高いもののうち、「使いやすい」という声が上がっているものを取り上げました。

7.1 ナーシングネットプラスワン

ナーシングネットプラスワンは、低価格なのに高性能で、操作が簡単なクラウド型介護ソフトです。

インストールなどの面倒な初期設定もなく、簡単に使い始めることができます。

スマホやタブレットでの操作も可能です。

専門知識がない方でも使いやすく設計されています。

ケアマネージャーに限らず、介護現場のスタッフや関係者も迅速に情報を共有し、的確なケアプランの策定やフォローアップを行うことができます。

利用者の負担を軽減し、業務効率を向上させたいとお考えの事業者さんにお勧めしたいソフトとなっています。

7.2 介舟ファミリー

「介舟ファミリー」は、25年以上の販売実績と全国6,000事業所での導入実績を誇るソフトウェアです。

使い方によって異なるニーズに応えるため、「標準パック」は本格的に活用したい方におすすめであり、「簡易パック」は手軽に利用したい方に最適です。

画面デザインは直感的で使いやすいレイアウトになっており、初心者でもスムーズに操作することができます。

さらに、端末台数や利用者の制限はなく、タブレットを使っての閲覧や登録が可能です。

週間プランの一括作成やリアルタイムな情報連携により、業務の効率化を図ることもできます。

7.3 ウィズファミリー

ウィズファミリーとは、株式会社ソニックウェーブが提供している初期費用なし月額定額制の介護ソフトです。

販売は2018年という比較的新しいソフトですが、全国120事業所に導入される実績があります。3種類の実績入力画面で、事業所毎の運用に合わせた使い勝手を実現し、個別支援計画書やモニタリングなど請求以外の機能も充実。

他社からのデータ移行やカスタマイズなど手厚いサポートを売りにしており、実際にリモートでの迅速なサポートにより高い評判があります。。

8. まとめ

ここまで、放課後等デイサービスの請求業務についてと、それに役立つ介護ソフトを紹介してきました。

「介護のコミミ」は、このような介護にまつわるおすすめツールを多数紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。