本音で語る、ほのぼのNEXT（NDソフト）へのソフト変更や業務改善施策

このように気になっている方もいるのではないでしょうか？

今回、人材確保や業務効率化のために様々な取り組みを行っている「泉南特別養護老人ホーム なでしこりんくう」様へ、介護のコミミ編集部がお話を伺いました。

施設を運営する上で、導入したツール、課題解決事例や浮き彫りになった課題など、介護のコミミでは介護従事者様の「本音」を掲載していますので、是非参考にしていただけると幸いです。

※「なでしこりんくう」様は様々な介護サービスを提供されていますが、今回は特養での取材になります。

 

ほのぼのNEXTの導入から実際に使ってみて

―NDソフトウェアのほのぼのNEXTをご利用していて、どのぐらい経ちますか？

以前は福祉見聞録（東経システム）を使っていたのですが、昨年4月にほのぼのＮＥＸＴ（ＮＤソフトウェア）に変更し、1年程度経ちました。

変更にあたっては複数社の比較検討をし、入札の結果と職員投票の結果ほのぼのNEXTが選ばれました。（清水部長代理）

―ほのぼのＮＥＸＴを導入されるまでの期間はどのくらいかかりましたか？

ほのぼのNEXTの導入の際は3ヶ月以上はかかりました。

最初にソフトのデモンストレーションを受けて、そちらも職員の皆さんに受けてもらうので1日とかではなく5日くらいに分けてといったところから始めて、総合評価方式で皆さんの表の点数、金額の点数のそれぞれの点数をまとめて合計何点という形で決めていきました。（清水部長代理）

―何か課題があって、介護ソフトを変更したということなのでしょうか。

以前に使用していたソフト（福祉見聞録）に大きな不満があった訳ではないですが、現場の利便性やサーバーや端末（ハード、ソフト）の資産管理の点から、インストール型からクラウド型へ変更したいという方向性が元々ありました。

しかし済生会ではセキュリティに求める基準が厳しいため、クラウド型に移行するにあたってセキュリティ面のリスクを考え様々なソフトを検討しました。

事前に設定し、指定された端末のみでしか接続できない点などクラウド型の中でもセキュリティ面が優れていたため、総合的に判断しほのぼのNEXTへ変更しました。（清水部長代理）

―実際に導入されて今まで使っていたソフトを切り替えたことで職員の方はすぐに馴染まれましたか？

大変でした。

記録を入力する場所や操作する画面のデザイン自体が以前のソフトの画面から変更になるので慣れるまで時間がかかりました。

例えば、表示される画面と入力する画面が異なるので、このケースの場合はどこに入力するのか、とか介護の現場ではちょっとした食事量、水分量の書き方が変わっていて入力する場所がわからない、など初めのころは混乱していました。（津野主任）

職員で介護ソフトの操作の勉強会を開いたり、ソフトメーカーに来ていただき、一緒に書類の入力操作等を教えていただきました。

また、その勉強会等に参加した職員が現場で他の職員へ伝達していく方法を取ったりして解消していきました。（津野主任）

―現場の職員の方からは便利になったこと、解決したことなどの声はありましたか？

タブレットを使ってどこでも入力ができるようになったことは便利になったことの1つだと思います。

元々は記録等を紙で書いたものをパソコンに写して入力をしていました。

今はタブレットで記載したものをパソコンに転送するだけなので、作業効率が上がったと思います。

後、ほのぼのNEXTは会議の議事録も介護ソフトの中に保存し一括して見ることができるので、Excelを使い別で保存して管理するといった手間が省けたので便利になったと感じています。（津野主任）

―ソフトを使っている上でもっとこうなれば便利というような要望はありますか？

LIFEが導入されてから入力する項目が増えたので、普段の記録や登録と一括でLIFEの入力もできたらと思うことがあります。

介護の書類や機能訓練の書類も打ち込まないといけない書類が多く、LIFEもその1つです。

LIFEは色々な書類を跨いで作成しなければいけないので、上手く一括で入力出来たらと思う時があるのと、介護ソフトのシステム自体が操作範囲が広く、使い切れていないと感じることもあります。

色々ソフトを操作すれば使いきれると思うのですが、現場ではその時間が取れません。

なので、長く使わないと機能が使いきれない、最低限の操作や機能しか使えていないのではないかと思う時があります。（津野主任）

―ソフトをご利用されていて気になっている事などはありますか？

ほのぼのNEXT・ほのぼのmoreはID付与の設定が複雑なところです。

介護ソフトを職員が操作できるようにする為にID設定をする際に、以前のソフト（福祉見聞録）の方が操作がシンプルな構造でした。

ほのぼのNEXT・ほのぼのmoreはセキュリティの部分はしっかりしていますが、使い続けるにつれ良い部分や悪い部分が見えてきました。

介護老人保健施設や特別養護老人ホームなどの介護福祉サービスの部分（ほのぼのNEXT）では、システムが作りこまれていると感じますが、障がい福祉サービス（ほのぼのmore）になると使い勝手があまり良くないと感じます。

具体的には、ほのぼのmoreでは一度新しいIDに管理者権限を持った職員がログインして初期設定を行ってからでないと、まだ現場では使えないからです。

ほのぼのＮＥＸＴ、ほのぼのｍｏｒｅのＩＤ付与は設定が複雑なのでいつもＩＤ設定動画を見ながら操作に間違いがないかを確認して行っていますので、二度手間三度手間が発生しています。（津野主任）

―ソフト切り替えに伴うデータ移行はどのようにされましたか？

データのコンバートに関しては基本情報（利用者様のお名前、性別、生年月日、介護保健情報等）は移行出来るがそれ以上のデータ移行に関しては別途移行費用がかかるという事がありました。

例えばケアマネだったらケアプランは移行できないとか支援経過が移行できないということがありました。

そちらに関してはNDソフトの販売代理店の方が真摯になって取り組んでくださり、ある程度サービスで行っていただけました。

システム上でコンバート出来なかったとしても「人力で出来るのであればお手伝いをさせていただきます」と代理店の職員の方を多く派遣していただいて作業をしてもらえたので、かなり助かりました。（清水部長代理）

人材不足対策について

―介護業界では人材不足がよく聞かれますが、人材の確保に対して取り組まれている事はどういったことですか？

毎年、福祉の専門学校から実習生の受け入れを積極的に行っています。

来られた実習生の方に声掛けをしたり、また専門学校の方にも積極的に施設のPRを行っています。

その他にも泉南医療福祉センターのホームぺージでの求人やハローワーク、地域情報誌への掲載であったり、施設で発行している広報紙に求人募集を掲載しています。

また費用は掛かりますが人材会社にも依頼をしております。（薮内施設長）

実際、難しいですね。

苦慮しているところです。

求人募集をかけている間にも退職される方もいて、なかなか募集しても来てくれない事もあり、人材不足は解消されない状況なのでなかなかすぐには難しいところです。（薮内施設長）

―職員の方の離職を防ぐため、あるいは定着する為の取り組みや工夫されておられることはありますか？

様々な理由で退職をされる方がいらっしゃいますので、離職を防ぐために職員の方には仕事がしやすい環境、やりがいがある環境を作って行くことが大事だと感じています。

特にコロナの感染予防の関係で職員の業務がかなり増えてきて、それぞれ忙しい大変な状況にあると考えています。

その中で業務を軽くしていくという意味でICT化を進めて行くこと、介護ロボットなどを検討し、購入を検討する取り組みを進めています。

また、人事評価で職員個人の年間目標を決めて評価を行って結果を賞与や昇給に反映させたりといったことも行っております。

あと、職員のメンタルの部分も大事であると捉えて年に1回、人事課の方でストレスチェックを毎年行って個々に産業医の先生に相談することでメンタル部分のケアを行うといった取り組みも行っております。（薮内施設長）

―情報収集（業界情報や業界の動向）はどういったところから集められていますか？

済生会は全国規模の社会福祉法人なので、そこで発行される機関紙に様々な情報が掲載されています。

そこで得る情報もありますし、全国老人福祉施設協議会に加盟していることもあって、そちらから情報紙を提供いただき、情報を得ることもあります。

あとは様々な福祉関係、医療関係の企業様から情報をいただいているというところです。（薮内施設長）

介護ロボットなどICTツール導入状況は？

―ほのぼのＮＥＸＴと連携しているＩＣＴツールを導入している、または今後導入する予定はありますか？

今現在、なでしこりんくうでは導入していないですね。

現場からの要望がないので、介護ロボットで何を導入しようかという課題はあります。

介護ロボットメーカーの方と話す機会があるときにはほのぼのNEXTと連動するかを気にしていますし、実際連動しているのかを必ず聞いて確認しています。（清水部長代理）

―介護ロボットの導入検討を考えられている背景や課題などはありますか？

職員の業務負担軽減の為に介護ロボットを検討したいと考えています。

しかし、課題としては現場と管理側・経理側からの視点のズレがあるなと感じることがあります。

例えば、Ａ社の見守りシステムを管理側・経理側からの視点で将来的に拡張性があるから導入したいと考えていて、それに伴ってＡ社見守りシステム用のマットレスを使いたいと思っているんですけど、現場の方からはB社製のマットレスの方が使いやすいという意見があるので、今の現場での使い方とこちら側が見ている将来性とにちょっとズレがあるということがあります。

また、済生会にはスケールメリットもあるので、一定のメーカーを指定することで製品によっては価格も異なる部分があるのですが、必ずしも現場がそのメーカーの製品を選ぶわけではないのでちょっとモヤモヤしたりします（笑）

なかなか難しいところです。（清水部長代理）

※スケールメリット…企業規模の拡大によって得られる様々な効果の総称

―介護ロボットなどICTツールの購入にあたってはどのように決定されるのですか？

購買や契約に関してはきちんとルールがあります。

まず、現場で仕様を定めてもらい、それを仕様書にして（最低限この機能があること、サイズはこれ以下等を決めてもらう）、会議で承認をもらう、どういった背景でなぜ必要なのかも会議で確認し、承認されて次に見積もりを取って・・・等々ルールに則って決定しています。

また導入、購入までの期間も金額次第で変わりますし、施設長の権限にも金額の上限があり、一定額超えてくると理事会の承認が必要だったり、段階があるので金額により導入期間は変わってきます。（清水部長代理)

取材に応じて頂いた「泉南特別養護老人ホーム なでしこりんくう」様のご紹介

―さいごに事業所様のご紹介をお願い致します。

当施設は老健と病院が併設され、連携しながら健康・医療・福祉の包括的サービスを提供しています。

「困っている人に手をさしのべる」という済生の精神を基に、地域に根ざした信頼される施設として、地域貢献活動にも取り組んでいます。

また当施設は、関西国際空港の対岸に位置し、正面から航空機が離発着する様子が見えます。

近接していますりんくう南浜海水浴場（サザンビーチ）は、波は穏やかで毎年音楽に合わせて花火が打ちあがる「泉州夢花火」が開催されます。

 

昨年、一昨年はコロナの影響で中止になっておりますが、ご利用者様やそのご家族はお部屋の窓から見ることが出来ますし、職員と職員のご家族は当施設の屋上から花火をみることが出来ます。
また当施設の向かいには、スポーツ・食・レジャーを丸ごと体験できる関西最大級のレクリエーションスポット「泉南りんくう公園」愛称（泉南ロングパーク）が近年オープンし、多くの若者でにぎわっています。

このような素晴らしい環境のもとで、毎日、利用者の皆様と楽しく過ごしています。

職員の福利厚生の部分でいうと共済制度(民間共済)もありますし、処遇改善加算もすべて取得しています。

あとはメンタルヘルスケアです。

ストレスチェックの用紙に職員に自分の心の状態を記載してもらい、人事課のポストに投函、何か問題があれば産業医との面談が受けられるというようなことも行っています。

メンタルヘルスケアに関しては行政からの運営指導の際に取り組んでいる旨を話すと驚かれたりもしますので、まだ他では行われている事業所は少ないと思います。

他にも勤怠管理システムを導入していたり、紙での決裁ではなく、電子決裁のシステムを導入しているのも他の施設にはまだないのではないかとも思います。

事業所の規模が大きいのである程度安心があるんじゃないかと考えておりますし、働きやすい職場環境にあると考えています。（薮内施設長）（清水部長代理）

ICTツール導入には現場職員と経営者層での連携が不可欠！

今回取材をさせて頂いた「なでしこりんくう」様では、人材不足の問題にも取り組まれつつ、現場職員の方からの意見も取り入れながら介護ソフトを変更した結果、クラウド型にしたおかげでタブレットでの運用も可能になり、作業効率があがったそうです。

また、介護ソフト選定の時点で現場職員の方と協力して選定したこともあり、介護ソフト導入の際に職員の方からの反発も少なく、ある程度スムーズに介護ソフトの変更が完了したとのことです。

「なでしこりんくう」様は現場職員の方の協力だけでなく、導入後も勉強会の実施やメーカーからソフトの操作説明を入念に受けるなど、ICTツール導入において素晴らしい取り組みを行なわれていました。

このように新たなICTツール導入をする際は現場の声を聞くことと、導入後も浸透させるために勉強会やメーカーからの操作説明会に参加することで、ツールの導入失敗の可能性を低くすることが可能になります。

介護ソフトに限らず、ツールの変更や新規導入の際は施設の職員皆さんが一丸となって取り組みましょう。

＼あわせて読みたい／

【2022年最新】介護ソフト口コミ人気ランキング26選！

 【介護ソフト】シェア比較ランキング10選！大手分析、比較検討

 【介護ソフト】95種類！基礎知識から選び方まで徹底解説！